高校合同内部控制制度

PAGE高校合同内部控制制度一、总则1.目的本制度旨在规范高校合同管理，加强内部控制，防范合同风险，维护学校合法权益，提高学校管理水平和经济效益。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、管理、服务等活动中签订的各类合同。3.基本原则合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规和政策的要求。合规性原则：严格遵守学校的各项规章制度，确保合同管理工作规范有序。风险防范原则：对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制，降低风险损失。效益优先原则：在保证合同合法合规的前提下，追求经济效益和社会效益的最大化。全程管理原则：对合同的签订、履行、变更、终止等全过程进行有效管理。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。职责：审议学校重大合同管理制度和政策。审定学校年度合同签订计划。协调解决合同管理中的重大问题。对重大合同进行决策。2.合同管理部门学校设立专门的合同管理部门，负责全校合同的统一管理工作。职责：制定和完善合同管理制度和流程。组织合同签订前的审核、会签等工作。负责合同文本的起草、审核、编号、归档等工作。监督合同的履行情况，协调解决合同履行中的问题。参与合同纠纷的处理。定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。3.合同承办部门学校各部门、各单位为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。职责：负责合同项目的前期调研、论证等工作，确保合同项目的可行性和必要性。按照学校合同管理规定，起草合同文本，并提交合同管理部门审核。负责与合同对方进行谈判，协商合同条款，维护学校利益。组织合同的签订工作，确保合同签订程序合规。负责合同的履行，及时处理合同履行中的问题，并向合同管理部门报告。负责合同资料的整理、归档等工作。三、合同签订管理1.合同签订流程合同承办部门根据工作需要，提出签订合同的申请，并填写合同审批表，详细说明合同项目的名称、内容、金额、对方单位等信息。将合同审批表及合同草案提交合同管理部门进行初审。合同管理部门对合同的合法性、合规性、完整性等进行审核，提出审核意见。合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同草案进行修改完善后，提交相关职能部门会签。会签部门根据职责分工，对合同涉及的相关事项进行审核，并签署意见。合同承办部门将经过初审和会签的合同草案提交合同管理委员会审批。合同管理委员会对重大合同进行审议决策，对一般合同进行备案。合同承办部门根据合同管理委员会的审批意见，与合同对方签订合同。合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本提交合同管理部门编号、归档。2.合同文本要求合同文本应采用书面形式，内容应完整、准确、清晰，条款应明确、具体、合法。合同应包含当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本条款。对于涉及学校重大利益、复杂法律关系的合同，应聘请法律顾问进行起草和审核。3.合同签订授权学校法定代表人是学校合同签订的最高授权人。未经法定代表人授权，任何部门和个人不得擅自签订合同。法定代表人可以根据工作需要，授权其他人员签订合同。被授权人应在授权范围内签订合同，并承担相应责任。授权委托书应明确授权事项、权限、期限等内容，并由法定代表人签字盖章。四、合同履行管理1.合同履行跟踪合同承办部门负责合同的履行工作，并指定专人对合同履行情况进行跟踪。跟踪人员应及时掌握合同履行进度，发现问题及时向部门负责人报告，并采取有效措施加以解决。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现合同履行中的风险和问题，并向学校领导报告。2.合同变更管理合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核、会签和审批。合同变更涉及金额增加的，应按照学校财务制度的规定进行审批。3.合同终止管理合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时办理终止手续。合同终止后，合同承办部门应将合同履行情况及相关资料整理归档，并提交合同管理部门备案。合同终止后，如因合同履行遗留问题需要处理的，合同承办部门应继续负责处理，直至问题解决。五、合同风险管理1.风险识别与评估合同管理部门应定期对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行识别和评估，确定风险等级。风险识别应涵盖法律风险、财务风险、市场风险、信用风险等方面。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，对高风险合同进行重点监控。2.风险应对措施对于法律风险，应加强合同文本审核，聘请法律顾问提供法律支持，确保合同合法合规。对于财务风险，应严格控制合同金额，加强资金管理，确保资金安全。对于市场风险，应加强市场调研，及时掌握市场动态，合理确定合同条款。对于信用风险，应加强对合同对方的信用调查和评估，选择信用良好的合作方签订合同。六、合同档案管理1.档案收集与整理合同承办部门应在合同签订后及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门。合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同档案进行收集、整理、分类和编号。合同档案应包括合同审批表、合同草案、合同文本、合同变更协议、合同履行记录、往来函件等相关资料。2.档案保管与查阅合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全保管。严格档案查阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅合同档案。因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，在指定地点查阅，并做好查阅记录。七、监督与考核1.监督检查学校审计部门应定期对合同管理工作进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况、合同签订和履行的合规性、合同风险防范措施的落实情况等。合同管理部门应加强对合同承办部门合同管理工作的日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.考核评价学校建立合同管理工作考核评价制度，对合同承办部门和合同管理部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同签订质量、合同履行情况、风险防范效果、档案管理水平等方面。考