街道采购内部控制制度

PAGE街道采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强街道采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保街道各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本街道实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于街道各部门、社区及下属事业单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，维护采购活动的公正性。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理使用，提高采购效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立街道采购领导小组，由街道主要领导担任组长，相关分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立街道采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，明确其岗位职责，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购法律法规和采购流程。（三）采购需求部门街道各部门、社区及下属事业单位为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。采购需求部门应根据实际工作需要，合理确定采购项目的规格、数量、质量等要求，并对采购需求的真实性和合理性负责。（四）监督部门街道纪工委为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，查处采购过程中的违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据本部门年度工作计划和实际工作需要，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照街道预算编制要求进行申报。采购办公室对采购需求部门申报的采购预算进行审核，汇总后报街道采购领导小组审议。街道采购领导小组根据街道年度财政预算安排，对采购预算进行审定，并报街道财政部门备案。（二）预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购办公室审核后，报街道采购领导小组审批。街道采购领导小组审批通过后，采购办公室将调整后的采购预算报街道财政部门备案。（三）预算监督街道财政部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，确保采购资金专款专用。采购办公室应定期向街道采购领导小组和财政部门报告采购预算执行情况，接受监督检查。四、采购计划管理（一）计划编制采购需求部门应根据采购预算和实际工作进度，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容，并按照街道采购计划申报要求进行申报。采购办公室对采购需求部门申报的采购计划进行审核，汇总后报街道采购领导小组审议。街道采购领导小组根据街道工作安排和采购预算情况，对采购计划进行审定，并下达采购计划执行通知。（二）计划执行采购办公室应按照采购计划执行通知，组织实施采购活动。采购人员应严格按照采购计划确定的采购方式、采购程序等要求进行采购，确保采购活动按时、按质、按量完成。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，采购办公室应及时向街道采购领导小组报告，并说明调整原因和调整内容。街道采购领导小组审批通过后，采购办公室按照调整后的采购计划执行。（三）计划监督采购办公室应定期对采购计划的执行情况进行检查，及时发现和解决采购过程中存在的问题。街道采购领导小组和监督部门应加强对采购计划执行情况的监督检查，确保采购计划的顺利执行。五、采购方式管理（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标应按照国家相关法律法规和招标程序进行，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照国家相关法律法规和招标程序进行，采购人应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照国家相关法律法规和谈判程序进行，采购人应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照国家相关法律法规和采购程序进行，采购人应组织相关人员进行论证，并报街道采购领导小组审批。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照国家相关法律法规和询价程序进行，采购人应成立询价小组，向供应商发出询价单，并根据询价结果确定成交供应商。六、采购程序管理（一）采购申请采购需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并经部门负责人签字确认后，报采购办公室。（二）采购审批采购办公室对采购需求部门提交的采购申请表进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、采购预算的合理性、采购方式的合规性等。审核通过后，报街道采购领导小组审批。街道采购领导小组根据采购项目的具体情况，进行审议并作出审批决定。（三）采购实施采购办公室根据街道采购领导小组的审批决定，组织实施采购活动。采购人员应按照批准的采购方式和采购程序，开展采购工作。在采购过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通，确保采购项目的质量和进度。（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容，并符合国家相关法律法规和行业标准。采购合同签订后，应报街道采购领导小组备案。（五）验收采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格等是否符合采购合同要求。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告，并报采购办公室备案。（六）付款采购办公室根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理付款手续。付款前，采购办公室应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。七、采购风险管理（一）风险识别采购办公室应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如采购计划不合理、采购方式选择不当导致采购成本过高、供应商选择不当导致采购质量问题、采购合同签订不规范导致法律风险等。（二）风险评估采购办公室应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险概率与影响评估等。（三）风险应对针对不同等级的采购风险，采购办公室应制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、加强审批等措施；对于中风险事项，应采取适当的控制措施，如加强供应商管理、完善采购合同等；对于低风险事项，应进行日常监控，确保风险处于可控状态。（四）风险监控采购办公室应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。同时，采购办公室应定期向街道采购领导小组报告采购风险监控情况，确保采购活动的顺利进行。八、采购档案管理（一）档案收集采购办公室应负责采购档案的收集工作，在采购活动结束后，及时将采购过程中形成的数据、文件、资料等进行整理和归档。采购档案应包括采购申请表、采购预算、采购计划、采购方式审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理采购办公室应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购办公室应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购档案的安全保管。采购档案应按