苏州中小学内部控制制度

PAGE苏州中小学内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强苏州中小学内部管理，规范学校经济活动秩序，提高教育资金使用效益，防范财务风险，保障学校各项工作健康、可持续发展，依据国家有关法律法规和相关财经制度，结合本市中小学实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于苏州市行政区域内的所有公办中小学及民办中小学。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财经纪律，确保学校经济活动合法合规。2.全面性原则：涵盖学校经济活动的全过程，包括预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、建设项目管理、合同管理等各个方面，不留死角。3.重要性原则：在全面控制的基础上，关注重要经济活动和关键岗位，重点把控高风险领域和环节。4.制衡性原则：在学校内部建立健全不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用和舞弊行为。5.适应性原则：根据学校内外部环境变化和实际情况，及时修订和完善内部控制制度，确保其有效性和适应性。（四）定义与解释1.内部控制：是指学校为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控的动态过程和机制。2.风险评估：是指学校及时识别、系统分析经济活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。3.控制活动：是指学校根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受范围之内。4.信息与沟通：是指学校及时、准确、完整地收集与经济活动相关的各种信息，并在学校内部进行有效传递，确保教职工了解相关职责和要求，促进内部控制有效运行。5.内部监督：是指学校对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，及时加以改进。二、预算管理（一）预算编制1.编制依据：学校应根据国家有关政策法规、事业发展规划和年度工作计划，结合上一年度预算执行情况，参考有关支出绩效评价结果，按照“量入为出、收支平衡”的原则，科学合理地编制年度预算。2.编制流程提出预算建议数：各部门根据本部门职责和工作计划，提出下一年度的预算建议数，报送财务部门。审核与汇总：财务部门对各部门报送的预算建议数进行审核、汇总，结合学校整体发展规划和财力状况，提出学校年度预算草案。审议与批复：学校预算草案经校长办公会审议通过后，报主管部门审核批复。主管部门批复后的预算，学校应及时下达各部门执行。（二）预算执行1.分解落实：学校应将批复后的预算指标层层分解，落实到各部门、各岗位，明确预算执行责任人。2.执行监控：财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行中存在的问题。对预算执行进度缓慢的项目，应督促相关部门采取有效措施加以推进。3.调整与追加：预算执行过程中，如遇国家政策调整、学校事业发展需要等特殊情况，确需调整预算的，应按照规定的程序进行申报和审批。未经批准，不得擅自调整预算。（三）预算分析与考核1.分析：学校应定期开展预算执行情况分析，通过对比预算执行数与预算指标，分析差异原因，总结经验教训，为改进预算管理提供依据。2.考核：建立健全预算执行考核机制，将预算执行情况纳入各部门和相关人员的绩效考核体系，对预算执行情况好的部门和个人给予奖励，对预算执行不力的部门和个人进行问责。三、收支管理（一）收入管理1.收入范围：学校收入主要包括财政补助收入、事业收入、上级补助收入、附属单位上缴收入、经营收入和其他收入等。2.收入确认：学校应按照国家有关规定，准确确认各项收入，确保收入及时足额入账。严禁设立“小金库”，严禁账外设账，严禁截留、挪用、隐匿、坐支收入。3.票据管理：学校应严格按照国家有关票据管理的规定，加强各类票据的管理。收费票据由财务部门统一领购、保管、发放和核销，确保票据的安全和规范使用。（二）支出管理1.支出范围：学校支出包括人员经费支出、公用经费支出、项目支出等。2.支出审批：学校应建立健全支出审批制度，明确审批流程和审批权限。各项支出应按照规定的审批程序进行审批，未经审批不得支出。3.支出控制：严格执行国家有关财务规章制度规定的开支范围及开支标准，不得擅自扩大开支范围，提高开支标准。加强对支出的审核和控制，确保支出真实、合法、合规。4.报销管理：教职工报销费用时，应按照学校规定填写报销凭证，提供真实、完整的报销资料。财务部门应认真审核报销凭证，对不符合规定的报销凭证予以退回。四、采购管理（一）采购预算学校应根据年度预算和实际需要，编制采购预算，明确采购项目、采购金额、采购时间等内容。采购预算应纳入学校年度预算管理，严格按照批复的预算执行。（二）采购方式1.公开招标：达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.邀请招标：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。（三）采购流程1.需求申请：各部门根据工作需要，提出采购需求，填写采购申请表，注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并报相关负责人审批。2.采购审批：采购申请表经部门负责人、分管领导、校长审批后，交采购部门办理采购事宜。3.采购实施：采购部门根据批准的采购申请表，按照规定的采购方式组织采购活动。采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动公开、公平、公正。4.验收管理：采购项目完成后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购货物的数量、质量、规格等进行认真验收，确保采购货物符合要求。验收合格后，填写验收报告，并办理相关入账手续。五、资产管理（一）资产配置1.配置原则：学校应根据事业发展需要和财力状况，并结合资产存量情况，按照科学合理、优化结构、勤俭节约的原则，合理配置资产。2.配置计划：学校应编制年度资产配置计划，明确资产配置的种类、数量、规格等内容。资产配置计划应纳入学校年度预算管理，严格按照批复的预算执行。（二）资产采购与验收同采购管理中的采购流程。（三）资产使用与保管1.使用管理：学校应建立健全资产使用管理制度，明确资产使用部门和使用人员的职责，规范资产使用行为。资产使用人员应按照操作规程使用资产，确保资产安全、完整。2.保管管理：学校应加强资产保管管理，定期对资产进行清查盘点，确保资产账实相符。对贵重资产和危险资产，应指定专人负责保管，并采取必要的安全防护措施。（四）资产处置1.处置范围：学校资产处置包括资产的出售、出让、转让、对外捐赠、报废、报损等。2.处置审批：学校资产处置应按照规定的程序进行审批。资产处置申请经部门负责人、分管领导、校长审批后，报主管部门审核批复。未经批准，不得擅自处置资产。3.处置方式：资产处置应根据资产的实际情况，选择合适的处置方式。处置资产时，应按照国家有关规定进行评估，确保资产处置价格合理、公正。六、建设项目管理（一）项目立项1.立项依据：学校建设项目应根据事业发展规划和实际需要，按照国家有关规定进行立项。立项时，应进行可行性研究和论证，确保项目的必要性、可行性和合理性。2.立项审批：学校建设项目立项申请经校长办公会审议通过后，报主管部门审核批复。主管部门批复后的项目，学校应按照批复的内容组织实施。（二）项目预算与招标同采购管理中的采购预算与采购方式。（三）项目实施与监督1.项目实施：学校应按照批准的建设项目预算和招标结果，组织项目实施。项目实施过程中，应严格按照工程建设相关法律法规和标准规范进行施工，确保工程质量。2.项目监督：学校应建立健全建设项目监督机制？加强对项目实施过程的监督检查。定期对项目进展情况进行检查，及时发现和解决项目实施过程中存在的问题。（四）项目验收与决算1.项目验收：项目完成后，学校应及时组织相关人员进行验收？验收人员应按照工程建设相关标准规范和合同要求，对项目的质量、进度、投资等进行认真验收，确保项目符合要求。验收合格后，填写验收报告。2.项目决算：学校应按照国家有关规定，及时办理建设项目决算手续。决算报告经审计部门审计后，作为项目资产入账的依据。七、合同管理（一）合同签订1.合同起草：学校对外签订合同，应由承办部门负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，条款应具体、准确、完整，避免出现模糊不清、歧义等问题。2.合同审核：合同文本起草完成后，应提交学校法律顾问或相关专业人员进行审核。审核内容主要包括合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面。审核通过后的合同文本，报分管领导、校长审批。3.合同签订：经审批后的合同文本，由学校法定代表人或授权代表与对方当事人签订合同。签订合同应使用学校统一印制的合同专用章，并严格按照合同签订流程进行操作。（二）合同履行1.履行跟踪：合同签订后，承办部门应负责合同的履行跟踪。及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.变更与解除：合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更或解除合同的，应按照规定的程序进行申报和审批。未经批准，不得擅自变更或解除合同。（三）合同归档与保管1.归档：合同签订后，承办部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档。归档资料应包括合同文本、审批文件、补充协议、往来信函、履行记录等。2.保管：学校应指定专人负责合同档案的保管，确保合同档案的安全和完整。合同档案保管期限应按照国家有关规定执行。八、信息与沟通（一）信息系统建设1.系统规划：学校应根据内部控制要求，结合学校实际情况，制定信息系统建设规划。信息系统建设规划应明确系统建设目标、功能模块、技术架构、实施计划等内容。2.系统实施：按照信息系统建设规划，组织实施信息系统建设项目。在系统实施过程中，应严格按照软件工程规范进行操作，确保系统的质量和稳定性。3.系统运行与维护：信息系统建成后，应及时投入运行，并加强系统的运行与维护管理。定期对系统进行检查、评估和优化，确保系统的正常运行和数据安全。（二）信息传递与共享1.内部信息传递：建立健全学校内部信息传递机制，确保信息在学校内部各部门之间及时、准确、完整地传递。各部门应按照规定的信息传递流程和方式，及时报送相关信息。2.信息共享：加强学校内部信息共享平台建设，实现学校各类信息资源的共享。通过信息共享平台，各部门可以及时获取所需信息，提高工作效率和决策科学性。（三）沟通与反馈1.沟通机制：建立健全学校内部沟通机制，加强学校领导与教职工之间、各部门之间的沟通与交流。定期召开工作会议、座谈会等，及时了解教职工的意见和建议，解决工作中存在的问题。2.反馈机制：建立健全信息反馈机制，对学校内部管理中存在的问题和风险，及时进行反馈和处理。对教职工提出的意见和建议，应及时给予回应，不断改进学校管理工作。九、内部监督（一）监督机构与职责1.监督机构：学校应成立内部控制监督小组，负责对学校内部控制制度的建立与实施情况进行监督检查。监督小组应由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成。2.监督职责：内部控制监督小组应定期对学校内部控制制度的执行情况进行检查，及时发现内部控制缺陷，并提出改进建议。对发现的违规违纪行为，应按照有关规定进行严肃处理。（二）监督检查内容与方式1.检查内容：内部控制监督检查的内容主要包括学校内部控制制度的建立健全情况、预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、建设项目管理、合同管理等经济活动的风险防控情况、信息与沟通情况等。2.检查方式：内部控制监督检查可以采用定期检查与不定期检查