公司内部对合同管理制度

PAGE公司内部对合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规及行业标准的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，作为合同管理的归口部门，负责公司合同的统一管理工作。合同管理办公室设在公司[具体部门名称]。（二）职责分工1.合同管理办公室职责负责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。负责合同文本的起草、审核、修订等工作。负责合同签订、履行、变更、解除等过程的监督和管理。负责合同档案的建立、保管和查阅等工作。负责合同纠纷的协调和处理工作。在合同签订前，对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估。定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。2.业务部门职责负责本部门合同的起草、谈判、签订等工作，并及时将合同文本提交合同管理办公室审核。负责合同的履行工作，按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题。负责合同变更、解除等事项的提出和办理，并及时将相关情况告知合同管理办公室。协助合同管理办公室做好合同纠纷的协调和处理工作。3.财务部门职责负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，确保资金安全。协助合同管理办公室做好合同的结算工作，及时核对合同款项的收付情况。4.法务部门职责负责对合同的合法性进行审查，提出法律意见和建议。协助合同管理办公室处理合同纠纷，提供法律支持和服务。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项业务部门根据公司业务需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款，并附相关背景资料。合同立项申请经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。2.合同起草业务部门根据合同立项申请，负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务，条款应完整、准确、清晰，避免歧义。合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理办公室审核。3.合同审核合同管理办公室收到业务部门提交的合同文本后，应组织相关部门对合同文本进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等方面。审核部门应在[具体审核期限]内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见分为同意签订、修改后签订、不同意签订三种。4.合同签订经审核同意签订的合同，由业务部门与合同相对方进行谈判，达成一致意见后，签订合同。合同签订应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司公章或合同专用章。合同签订后，业务部门应及时将合同文本副本提交合同管理办公室备案。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查在签订合同前，业务部门应对合同相对方的主体资格进行审查，核实其营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等相关文件，确保合同相对方具有合法的经营资格和签约能力。2.合同条款审查合同管理办公室应组织相关部门对合同条款进行严格审查，重点审查合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等条款，确保合同条款合法、合规、完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。3.合同签订方式合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（或盖章）确认。合同文本应一式多份，双方各执一份，同时根据需要报送相关部门备案。合同签订过程中，应注意签字（或盖章）的真实性和有效性，避免出现伪造、冒用等情况。4.授权委托管理如业务部门需要委托代理人签订合同，应办理书面授权委托手续。授权委托书应明确委托事项、权限范围、委托期限等内容，并由委托人签字（或盖章）确认。代理人应在授权范围内签订合同，不得超越权限。四、合同履行管理（一）合同履行原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（二）合同履行跟踪1.业务部门负责合同的履行工作，应指定专人对合同履行情况进行跟踪，及时掌握合同履行进度、质量、价款支付等情况，发现问题及时处理，并将相关情况告知合同管理办公室。2.合同管理办公室应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促业务部门采取有效措施加以解决。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同内容（包括标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等），业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议副本提交合同管理办公室备案。2.合同变更涉及合同价款调整的，业务部门应按照公司相关规定办理审批手续，并提供相应的证明材料。（四）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时通知合同相对方，并按照法律规定或合同约定办理合同解除手续。2.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的债权债务，妥善处理相关善后事宜，并将合同解除情况告知合同管理办公室。五、合同结算管理（一）结算原则合同结算应按照合同约定的结算方式、结算期限等进行，确保结算工作的准确性和及时性。（二）结算流程1.业务部门在合同履行完毕后，应及时填写《合同结算申请表》，详细说明合同名称、合同编号、结算金额、结算依据等内容，并附相关证明材料。《合同结算申请表》经部门负责人审核签字后报告分管领导审批。2.财务部门收到业务部门提交《合同结算申请表》后，应根据合同约定和相关财务制度对结算金额进行审核，审核无误后办理结算手续。3.结算完成后，财务部门应及时将结算情况告知合同管理办公室备案。（三）结算注意事项1.结算凭证应真实、合法、有效，如发票、收据、结算清单等。2.结算金额应与合同约定一致，如有差异，应及时查明原因并进行处理。3.结算过程中应严格遵守财务管理制度，确保资金安全。六、合同档案管理（一）档案范围合同档案包括合同立项申请表、合同文本、合同变更协议、合同解除协议、授权委托书、结算凭证、往来信函、会议纪要等与合同签订、履行、变更、解除等相关的文件资料。（二）档案整理合同管理办公室应定期对合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类归档，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的专用档案柜中。合同档案保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般合同档案保管期限为[具体保管期限]年，重要合同档案保管期限为[具体保管期限]年。（四）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审核签字后，报合同管理办公室批准。查阅合同档案时，应在合同管理办公室指定的地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。七、合同纠纷管理（一）纠纷预防合同管理办公室应加强合同管理工作，定期组织合同法律法规培训，提高员工的合同意识和风险防范能力。业务部门在签订、履行合同过程中，应严格遵守法律法规和合同约定，避免因自身原因引发合同纠纷。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时报告合同管理办公室，并提供相关证据材料。合同管理办公室应会同法务部门、财务部门等相关部门对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案经公