医院合同内部管理制度

PAGE医院合同内部管理制度一、总则（一）目的为加强医院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护医院合法权益，依据国家法律法规及相关行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于医疗服务合同、药品及医疗器械采购合同、租赁合同、技术合作合同、基建工程合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动应严格遵守国家法律法规，确保合同合法有效。2.公平公正原则合同双方的权利和义务应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。3.风险防控原则加强合同风险评估和防控，对可能出现的风险提前制定应对措施，保障医院利益。4.统一管理原则医院合同实行统一归口管理，明确各部门职责，确保合同管理工作的规范化、标准化。二、合同管理部门及职责（一）合同管理委员会成立医院合同管理委员会，由医院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程及重大合同事项。2.协调解决合同管理过程中的重大问题。3.对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同归口管理部门根据合同性质，确定相应的归口管理部门：1.医疗服务合同、医保合作合同等由医务部归口管理。2.药品及医疗器械采购合同由药剂科、设备科归口管理。3.租赁合同由后勤管理部门归口管理。4.技术合作合同由科研管理部门归口管理。5.基建工程合同由基建管理部门归口管理。归口管理部门职责如下：1.负责制定本部门合同管理实施细则。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。3.建立本部门合同台账，定期统计分析合同执行情况。4.协助处理合同纠纷及法律事务。（三）合同承办部门合同承办部门是指具体负责合同业务洽谈、起草、履行等工作的部门。职责如下：1.负责合同项目的前期调研、可行性分析等工作。2.按照规定的程序和要求起草合同文本。3.组织合同谈判，参与合同审核会签。4.负责合同的履行，及时处理合同履行过程中的问题。5.配合归口管理部门做好合同的变更、终止等工作。（四）合同审核部门1.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，提出法律意见和风险防范建议。2.财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，评估财务风险，提出财务方面的意见。3.审计部门负责对重大合同进行审计监督，审查合同签订和履行过程中的合规性、效益性。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同承办部门应根据合同业务需求，参照相关合同示范文本或自行起草合同文本。合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。2.合同文本应语言规范、表述准确、逻辑严谨，避免出现歧义或模糊不清的条款。（二）合同审核1.合同承办部门完成合同起草后，应提交归口管理部门进行初审。初审内容包括合同条款的完整性、准确性、合法性以及与医院利益的一致性等。2.归口管理部门初审通过后，将合同文本及相关资料送法务部门、财务部门、审计部门等进行审核会签。各审核部门应在规定时间内提出审核意见，重点关注以下方面：法务部门：审查合同是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，合同条款是否有利于维护医院合法权益。财务部门：审核合同价款支付方式、结算周期、财务风险等财务条款的合理性。审计部门：对重大合同进行审计，审查合同签订和履行过程中的合规性、效益性。3.合同承办部门应根据各审核部门的意见对合同文本进行修改完善，确保合同最终稿符合各方要求。（三）合同审批1.合同经审核会签通过后，按照医院内部审批流程提交审批。审批流程根据合同金额大小、重要程度等确定，一般包括承办部门负责人、归口管理部门负责人、分管领导、院长等审批环节。2.审批人应认真审查合同内容，签署审批意见。对于重大合同或存在风险的合同，应提交合同管理委员会审议。（四）合同签订1.合同经审批同意后，由合同承办部门与对方当事人签订。签订合同应使用医院统一的合同专用章，并严格按照规定的用印流程进行。2.签订合同时，合同承办人员应确保双方当事人在合同上签字（盖章）齐全，合同份数符合要求。合同签订后，应及时将合同副本送归口管理部门、财务部门、法务部门等备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划报归口管理部门备案。（二）履行跟踪与监督1.合同承办部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现并解决履行过程中出现的问题。2.归口管理部门应加强对合同履行情况的监督，定期检查合同承办部门的履行工作，确保合同履行符合约定。3.财务部门应根据合同约定和实际履行情况，及时办理价款支付、结算等手续，并对合同资金使用情况进行监督。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，合同承办部门应及时与对方当事人协商，并按照规定的程序办理相关手续。2.变更或解除合同的申请应提交归口管理部门初审，经法务部门、财务部门等审核会签后，报原审批部门审批。3.合同变更或解除后，应及时对相关资料进行整理归档，并调整合同台账。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门在合同签订和履行过程中，应加强与对方当事人的沟通协调，及时了解对方需求和意见，避免因误解或沟通不畅引发纠纷。2.加强合同管理培训，提高合同承办人员的法律意识和风险防范能力，确保合同签订和履行过程合法合规。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时报告归口管理部门，并会同法务部门等进行分析研究，制定纠纷解决方案。2.对于一般性纠纷，可由合同承办部门与对方当事人协商解决。协商过程中应注意收集相关证据，维护医院合法权益。3.如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决纠纷。在纠纷处理过程中，应积极配合仲裁机构或法院的工作，提供相关证据和资料。六、合同档案管理（一）档案收集合同签订、履行过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、审批文件、往来信函、会议纪要、履行记录、纠纷处理文件等，均应作为合同档案进行收集。（二）档案整理与归档1.合同承办部门负责将合同档案资料进行整理，按照档案管理要求分类编号，确保档案资料的完整性和规范性。2.整理后的合同档案应及时移交医院档案管理部门归档保存。档案管理部门应建立合同档案台账，便于查询和管理。（三）档案查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经归口管理部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、抽取档案资料。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经归口管理部门负责人、档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，按时归还。七、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系统利用信息化技术建立医院合同管理信息系统，实现合同起草、审核、签订、履行、变更、终止、档案管理等全过程的信息化管理。（二）信息录入与维护1.合同承办部门应及时将合同相关信息录入合同管理信息系统，确保信息的准确性和完整性。2.归口管理部门、审核部门等应根据各自职责，在系统中对合同进行审核、审批等操作，并及时更新合同状态和相关信息。（三）系统功能