华为内部采购制度

PAGE华为内部采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范华为公司内部采购行为，确保采购活动合法合规、公正透明、高效有序，保障公司利益，满足公司业务发展需求。（二）适用范围本制度适用于华为公司各部门、分支机构及子公司在公司内部进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会。3.透明性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理降低，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司采购部门作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.制定采购计划和预算。2.寻找、筛选和评估供应商。3.组织采购谈判和合同签订。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，配合采购部门进行采购活动。其职责包括：1.准确描述采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求。2.参与供应商评估和选择。3.协助采购部门进行采购合同的验收。（四）监督部门公司审计、监察等部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购活动符合法律法规和公司制度要求。其职责包括：1.审查采购项目的合规性。2.监督采购过程的公正性和透明度。3.对违规采购行为进行调查和处理。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购申请表需经需求部门负责人审核签字后提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，对需求进行分析和评估，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购预算等内容，并报采购决策机构审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商数据库、行业展会、网络搜索、供应商推荐等。对新供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、质量控制、信誉等方面的信息。2.供应商筛选与评估根据采购需求和公司供应商选择标准，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产设备、工艺流程、质量管理体系、环保措施、售后服务等方面。建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果，作为后续合作的参考依据。3.供应商选择根据供应商评估结果，采购部门确定最终供应商，并签订采购合同。对于重大采购项目，采购决策委员会应参与供应商选择过程，确保选择结果的公正性和合理性。4.供应商管理采购部门定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。根据供应商绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，维护公司利益，争取有利的采购条件。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，明确双方权利义务。采购合同需经公司法律部门审核，确保合同条款合法合规。采购合同经双方签字盖章后生效。（五）采购合同执行与验收1.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。需求部门应配合采购部门做好采购合同执行过程中的相关工作，如提供必要的技术支持、协助验收等。2.采购验收采购物资或服务到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面，验收合格后出具验收报告。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经需求部门、财务部门审核后提交给公司领导审批。2.财务部门按照公司财务制度和审批结果，办理采购付款手续。3.对于预付款项，采购部门应跟踪供应商合同执行情况，确保预付款项的合理使用。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购部门组织开标、评标、定标等活动。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、时间紧迫的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部门确定谈判供应商名单，并向其发出谈判邀请。供应商提交谈判响应文件。采购部门组织谈判会议，与供应商进行谈判。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于金额较小、技术简单、市场供应充足的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价单，要求供应商报价。供应商提交报价文件。采购部门对供应商报价进行比较和评估，选择报价合理、信誉良好的供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。采购申请表经采购决策机构审批后，采购部门与供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度业务计划和采购需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并报财务部门审核。3.财务部门结合公司财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核和调整，形成年度采购预算方案。4.年度采购预算方案经公司领导审批后下达执行。（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因业务发展需要确需调整采购预算的，采购部门应填写预算调整申请表，说明调整原因和调整金额，报采购决策机构审批。3.财务部门根据审批结果，对采购预算进行调整。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.审计、监察部门对采购预算执行情况进行监督检查，对违反预算规定的行为进行严肃处理。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强供应商管理，建立供应商信用档案，对供应商进行动态评估和监控。要求供应商提供履约保证金或签订担保协议，降低供应商违约风险。与供应商签订详细的采购合同，明确双方权利义务，约定违约责任和赔偿方式。2.质量风险管理加强采购物资的质量检验，严格按照采购合同要求进行验收。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，确保采购物资质量符合要求。建立质量反馈机制，及时处理采购物资质量问题。3.价格风险管理关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息，为采购决策提供参考。在采购谈判中，充分利用市场价格信息，争取有利的采购价格。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值等方式进行价格风险管理。4.法律法规风险管理加强采购人员法律法规培训，提高法律意识和合规意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和公司制度要求，确保采购行为合法合规。定期对采购合同进行法律审查，防范法律风险。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门建立采购信息收集渠道，包括供应商信息、市场价格信息、行业动态信息等。2.采购人员定期收集和整理采购信息，为采购决策提供依据。（二）采购信息分析与利用1.采购部门对收集到的采购信息进行分析和研究，挖掘信息价值，为