医院公务卡内部控制制度

PAGE医院公务卡内部控制制度一、总则（一）目的为加强医院公务卡管理，规范公务支出结算行为，提高财政资金使用效益，防范财务风险，依据相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门及所属单位在公务活动中使用公务卡进行结算的管理。（三）基本原则1.严格规范原则严格按照国家有关法律法规和财政部门的规定，规范公务卡的使用范围、报销流程和财务管理，确保公务支出合法合规。2.安全高效原则保障公务卡信息安全，简化公务支出报销流程，提高资金使用效率，方便工作人员办理公务。3.责任明确原则明确各部门在公务卡管理中的职责，强化责任追究，确保公务卡管理制度的有效执行。（四）定义1.公务卡是指医院工作人员持有的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。2.公务卡结算是指医院工作人员在公务活动中使用公务卡支付相关费用，并按照规定程序办理报销还款的结算方式。二、管理职责（一）财务部门职责1.负责制定和完善医院公务卡内部控制制度，并组织实施。2.负责公务卡的日常管理工作，包括公务卡的申请、审核、发放、挂失、解挂、注销等。3.负责审核公务卡报销凭证，办理公务卡报销还款业务。4.定期与银行核对公务卡账户信息，及时发现和处理异常情况。5.负责对公务卡使用情况进行统计分析，为医院财务管理提供决策依据。（二）业务部门职责1.负责本部门公务卡的使用管理，督促本部门工作人员规范使用公务卡。2.负责审核本部门公务卡报销事项的真实性、合理性和合法性，确保报销凭证与公务活动相符。3.配合财务部门做好公务卡的相关管理工作，及时提供必要的信息和资料。（三）持卡人职责1.严格遵守国家有关法律法规和医院公务卡管理制度，规范使用公务卡。2.妥善保管公务卡及密码，不得将公务卡转借他人使用。3.及时报销公务卡消费支出，对因个人原因导致的逾期还款等问题承担相应责任。4.发现公务卡遗失、被盗或信息泄露等情况，应及时向财务部门报告，并办理挂失等相关手续。三、公务卡的申请与管理（一）申请条件医院在职工作人员，因工作需要可申请办理公务卡。申请人应具备完全民事行为能力，信用状况良好，并符合银行规定的其他条件。（二）申请流程1.申请人填写《医院公务卡申请表》，并提交相关证明材料，报所在部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请表及证明材料报送财务部门。3.财务部门对申请人资格进行审核，审核通过后统一向银行申请办理公务卡。4.银行根据审核结果为申请人发卡，公务卡由财务部门统一保管，持卡人凭有效身份证件领取。（三）信用管理1.财务部门应与银行建立公务卡信用额度动态调整机制，根据持卡人的公务支出情况和信用状况，适时调整信用额度。2.持卡人应按时足额还款，避免逾期还款产生不良信用记录。如因特殊原因无法按时还款，应提前向财务部门说明情况，并申请办理延期还款手续。3.对于因持卡人个人原因导致的信用卡透支、逾期还款等不良信用行为，由持卡人承担相应责任。医院将视情节轻重，采取警告、停卡、扣减绩效奖金等措施。（四）卡片保管1.持卡人领取公务卡后，应妥善保管卡片及密码，不得将卡片和密码交予他人使用。2.如发现公务卡遗失、被盗或信息泄露等情况，持卡人应立即通过拨打银行客服电话或前往银行柜台等方式办理挂失手续，并及时向财务部门报告。挂失后发生的损失，由持卡人承担。3.公务卡有效期满或持卡人离职等原因不再使用公务卡时，持卡人应及时将公务卡交还财务部门，由财务部门统一办理注销手续。四、公务卡结算范围及使用规定（一）结算范围1.原使用现金结算的公务支出，包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费等，凡具备刷卡条件的，均应使用公务卡结算。2.其他按规定应使用公务卡结算的支出。（二）使用规定1.持卡人在进行公务消费时，应优先使用公务卡结算，并取得相应发票等报销凭证。发票等报销凭证上应注明公务卡卡号、消费日期、消费金额等信息。2.公务卡消费结算时，持卡人应按照银行规定的操作流程进行操作，确保交易真实、合规。3.持卡人不得通过公务卡套取现金或用于个人消费等非公务支出。如有违反规定的行为，医院将追回违规资金，并按照有关规定严肃处理。五、公务卡报销流程（一）报销申请1.持卡人在公务消费后，应在规定的免息还款期内，及时向本部门提交公务卡报销申请，并填写《医院公务卡报销申请表》。报销申请表应注明公务卡卡号、消费日期、消费金额、消费内容、发票号码等信息，并附上相关发票、消费清单等报销凭证。2.持卡人所在部门负责人应对报销事项的真实性、合理性和合法性进行审核，审核通过后签字确认。（二）财务审核1.财务部门收到持卡人提交的报销申请后，应按照本制度及相关财务规定进行审核。审核内容包括报销凭证的真实性、完整性、合法性，报销金额与公务卡消费记录的一致性，报销事项是否符合公务卡结算范围等。2.对于审核通过的报销申请，财务部门应在报销申请表上签字确认，并按照规定的报销流程办理报销还款手续。对于审核不通过的报销申请，财务部门应及时通知持卡人，并说明原因。（三）报销还款1.财务部门审核通过后，应将报销款项直接偿还至公务卡账户。还款金额以实际发生的公务消费金额为准，不得超过公务卡信用额度。2.财务部门应在报销还款后，及时将报销凭证等资料进行整理归档，以备查阅。（四）特殊情况处理1.因特殊原因导致公务卡消费无法取得发票等报销凭证的，持卡人应在消费后及时向财务部门说明情况，并提供其他有效证明材料。财务部门审核通过后，可按照规定办理报销手续。2.如公务卡消费发生退货、退款等情况，持卡人应及时通知财务部门，并按照银行规定办理相关手续。财务部门应根据实际情况调整报销还款金额。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财务部门应定期对公务卡使用情况进行检查，包括公务卡报销凭证的审核、还款情况的跟踪、信用额度的管理等。2.审计部门应定期对医院公务卡内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查公务卡使用的合规性、报销流程的规范性等。3.各部门应配合财务部门和审计部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息。（二）责任追究1.对于违反本制度规定使用公务卡的行为，医院将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、