单位内部采购审批制度

PAGE单位内部采购审批制度一、总则（一）目的为了规范单位内部采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门、各分支机构及所属单位的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，公平对待每一个供应商，不偏袒、不歧视，保证采购结果公正合理。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购审批流程（一）采购申请1.提出申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、预计交货时间等内容，并由部门负责人签字确认。2.部门审核：部门负责人对采购申请的必要性、合理性和预算的准确性进行审核，审核通过后提交至采购部门。（二）采购部门初审1.形式审查：采购部门收到采购申请后，对申请的完整性、合规性进行形式审查，包括申请表格填写是否齐全、签字盖章是否完整、采购项目是否符合单位采购范围等。2.需求核实：采购部门与申请部门沟通，核实采购需求的真实性和准确性，如有疑问及时反馈申请部门进行调整。3.初审意见：采购部门根据审查和核实情况，在《采购申请表》上签署初审意见，对于符合要求的采购申请，提交至预算管理部门进行预算审核；对于不符合要求的采购申请，退回申请部门并说明理由。（三）预算管理部门审核1.预算审核：预算管理部门对采购申请的预算金额进行审核，确认是否在部门预算范围内以及是否符合单位整体预算安排。2.预算调整：如采购申请预算超出部门预算或单位整体预算，预算管理部门应根据情况进行预算调整审批，明确调整的依据和金额，并按规定程序报经批准。3.审核意见：预算管理部门审核通过后，在《采购申请表》上签署审核意见，并将采购申请连同相关资料一并提交至采购审批委员会。（四）采购审批委员会审批1.委员会组成：采购审批委员会由单位领导、相关部门负责人等组成，负责对重大采购项目进行审批决策。2.项目审议：采购审批委员会对提交的采购申请进行审议，听取采购部门、申请部门及预算管理部门的汇报，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性、采购方式等进行综合评估。3.审批决策：采购审批委员会根据审议情况进行表决，形成审批意见。对于金额较小的采购项目，可根据授权由采购审批委员会成员中的相关领导直接审批；对于重大采购项目，需经采购审批委员会集体讨论通过，并报单位主要领导批准。（五）采购实施1.采购方式确定：采购部门根据采购审批意见，按照相关法律法规和单位采购管理规定，确定采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.编制采购文件：采购部门根据采购方式和采购项目特点，编制采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。3.发布采购信息：对于采用公开招标、邀请招标等方式的采购项目，采购部门应按照规定在指定媒体上发布采购公告，邀请潜在供应商参与投标；对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的项目，采购部门应向符合条件的供应商发出采购邀请。4.组织采购活动：采购部门按照既定的采购方式和程序组织采购活动，包括开标、评标、谈判、询价等环节，确保采购过程的公平、公正、公开。5.确定中标（成交）供应商：采购部门根据评标结果或谈判、询价情况，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。（六）合同签订1.合同起草：采购部门与中标（成交）供应商协商起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同初稿形成后，提交至法律合规部门进行合同审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性以及是否存在潜在法律风险。3.合同签订：经法律合规部门审核通过的采购合同，由单位法定代表人或授权代表与中标（成交）供应商签订，并加盖单位公章。（七）验收付款1.验收：采购项目到货后，采购部门应及时组织申请部门、使用部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，填写《采购验收单》，验收合格后签字确认。2.付款申请：采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关资料，提交至财务部门申请付款。3.财务审核：财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购项目是否已按合同约定完成验收、发票是否合规、付款金额是否准确等，审核通过后报单位领导审批。4.付款：经单位领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向中标（成交）供应商支付货款。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物或服务符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购项目达到国家规定的公开招标数额标准的；采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求、保证采购质量、提高采购效益的。2.招标程序：公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：在指定的媒体上发布招标公告，公告内容包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，并按照规定收取招标文件费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。发出中标通知书：公示无异议后，向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请对象：采购部门根据采购项目特点和供应商信息，从符合条件的供应商中选择不少于三家供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，并按照规定收取招标文件费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。发出中标通知书：公示无异议后，向中标人发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组：采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组应对采购项目的必要性、单一来源采购理由的充分性进行论证。公示采购信息：将拟采用单一来源采购方式的采购项目在单位内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示内容包括采购项目名称、采购预算、采购内容、单一来源采购理由、拟定供应商等。签订采购合同：公示无异议后，采购小组与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：询价应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购监督与管理（一）内部审计监督1.单位内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的审批程序是否合规、采购方式是否恰当、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保采购活动规范有序进行。（二）纪检监察监督1.单位纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败行为和不正当竞争行为。2.对于涉及采购人员的违法违纪问题，纪检监察部门应依法依规进行调查处理，维护采购活动的公正性和廉洁性。（三）采购绩效评估1.建立采购绩效评估机制，定期对采购部门的工作绩效进行评估，评估内容包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制、采购效率、供应商管理等方面。2.根据绩效评估结果，对采购部门进行奖惩激励，促进采购工作水平的不断提高。（四）供应商管理1.建立供应商准入制度，对申请参与单位采购活动的供应