往来管理内部控制制度

PAGE往来管理内部控制制度一、总则（一）目的为加强公司往来款项的内部控制，规范往来款项的核算与管理，防范资金风险，减少坏账损失，确保公司资产安全，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与供应商、客户、关联方等之间的各类往来款项的管理，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。（三）基本原则1.合法性原则：往来款项的核算与管理应严格遵守国家法律法规和财务制度的规定。2.准确性原则：确保往来款项的记录真实、准确、完整，账实相符。3.及时性原则：及时处理往来款项的结算与核对，避免逾期账款的发生。4.风险防控原则：加强对往来款项的风险评估与控制，防范坏账风险。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确销售价格、付款方式、交货时间等条款。2.跟踪销售订单的执行情况，及时与客户沟通协调，确保款项按时收回。3.定期对客户的信用状况进行评估，建立客户信用档案。（二）采购部门1.负责与供应商签订采购合同，明确采购价格、付款方式、交货时间等条款。2.审核采购发票，确保发票的真实性、合法性和准确性。3.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保款项按时支付。（三）财务部门1.负责往来款项的核算与账务处理，及时准确记录往来款项的增减变动情况。2.定期编制往来款项账龄分析表，对逾期账款进行预警。3.协助销售部门和采购部门进行款项催收和支付工作，提供相关财务数据和分析报告。4.负责往来款项的清查盘点工作，确保账实相符。（四）审计部门1.对往来款项的内部控制制度执行情况进行审计监督，检查制度的有效性和合规性。2.对往来款项的核算和管理进行定期审计，发现问题及时提出整改意见。三、往来款项的核算与管理（一）应收账款1.销售业务发生后，销售部门应及时将销售合同、发货单等相关资料传递给财务部门，财务部门据此确认应收账款。2.应收账款应按照合同约定的收款期限进行核算，对于逾期未收回的账款，销售部门应及时与客户沟通催收，并将催收情况反馈给财务部门。3.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，对于账龄较长的账款，应重点关注，采取有效措施进行催收。4.对于确实无法收回的应收账款，应按照公司规定的坏账审批程序进行核销，核销后的应收账款应进行备查登记。（二）应付账款1.采购业务发生后，采购部门应及时将采购合同、发票、验收单等相关资料传递给财务部门，财务部门据此确认应付账款。2.应付账款应按照合同约定的付款期限进行核算，对于逾期未支付的账款，采购部门应及时与供应商沟通协调，确保款项按时支付。3.财务部门应定期对应付账款进行账龄分析，对于账龄较长的账款，应重点关注，合理安排资金支付。4.对于确实无法支付的应付账款，应按照公司规定的审批程序进行处理，转为营业外收入。（三）其他应收款1.其他应收款主要包括员工借款、备用金、押金、应收赔款等。2.员工借款应按照公司规定的借款审批程序进行，明确借款用途、金额、还款期限等。借款到期后，借款人应及时归还借款，如有特殊情况需要延期，应重新办理借款手续。3.备用金应根据实际需要核定额度，使用后应及时报销冲账。4.押金、应收赔款等应按照相关合同或协议进行管理，及时收回。5.财务部门应定期对其他应收款进行清理核对，对于长期挂账的款项，应查明原因，及时处理。（四）其他应付款1.其他应付款主要包括应付租金、应付水电费、应付职工薪酬等。2.应付租金、应付水电费等应按照合同约定的付款期限进行核算，按时支付。3.应付职工薪酬应按照国家法律法规和公司规定进行核算，及时足额发放。4.财务部门应定期对其他应付款进行清理核对，确保款项的准确性和完整性。四、往来款项的结算（一）结算方式1.公司往来款项的结算方式主要包括银行转账、支票、汇票、现金等。2.对于金额较大的往来款项，应优先采用银行转账方式进行结算，确保资金安全。3.采用支票、汇票等结算方式时，应严格按照相关规定填写票据，确保票据的真实性、合法性和准确性。4.现金结算应严格控制在规定的范围内，对于超过现金结算起点的款项，应采用银行转账等其他结算方式。（二）结算流程1.销售业务结算流程：销售部门根据销售合同约定开具发票，将发票及相关结算资料传递给客户。客户核对无误后，通过银行转账、支票等方式支付款项。财务部门收到款项后，核对收款信息，确认收款金额与发票金额一致，进行账务处理。2.采购业务结算流程：采购部门收到供应商发票后，审核发票的真实性、合法性和准确性。审核无误后，填写付款申请单，附上发票、验收单等相关资料，提交给财务部门。财务部门审核付款申请单及相关资料，确认无误后，按照合同约定的付款方式进行支付。五、往来款项的清查盘点（一）清查盘点周期1.公司应定期对往来款项进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查盘点。2.在特殊情况下，如公司发生重大财务事项、更换财务负责人等，应及时进行往来款项的清查盘点。（二）清查盘点方法1.采用账账核对、账实核对的方法进行清查盘点。2.财务部门应编制往来款项清查盘点表，详细记录往来款项的账面余额、清查盘点结果等信息。3.对于清查盘点中发现的差异，应及时查明原因，进行调整处理，并形成清查盘点报告。（三）清查盘点结果处理1.对于清查盘点中发现的账实不符情况，应及时进行调整，确保账实相符。2.对于清查盘点中发现的坏账损失，应按照公司规定的坏账审批程序进行核销。3.清查盘点报告应报公司管理层审批后存档，作为公司财务管理的重要依据。六、往来款项的风险防控（一）信用风险评估1.销售部门和采购部门应定期对客户和供应商的信用状况进行评估，建立信用档案。2.信用评估应包括客户和供应商的经营状况、财务状况、信用记录等方面。3.根据信用评估结果，对客户和供应商进行分类管理，对于信用状况较差的客户和供应商，应采取相应的风险防控措施。（二）合同管理1.销售部门和采购部门应签订规范的销售合同和采购合同，明确双方的权利义务、付款方式、交货时间等条款。2.合同签订前，应进行严格的审核，确保合同的合法性、合规性和完整性。3.合同执行过程中，应及时跟踪合同的履行情况，如有变更或违约情况，应及时协商解决，并按照合同约定进行处理。（三）款项催收与支付管理1.销售部门应加强对应收账款的催收工作，制定合理的催收策略，及时与客户沟通协调，确保款项按时收回。2.采购部门应加强对应付账款的支付管理，合理安排资金，确保款项按时支付，维护公司良好的商业信誉。3.财务部门应定期对往来款项进行账龄分析，对于逾期账款进行预警，及时采取措施进行催收或支付。（四）内部审计监督1.审计部门应定期对