政府采购内部制度

PAGE政府采购内部制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关政府采购的法律法规和政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购信息公开、采购过程透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则为供应商创造公平竞争的环境，保证采购质量，降低采购成本。4.公正诚信原则公正对待所有供应商，诚实守信履行采购合同。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据年度工作任务和业务需求，提出政府采购项目申请，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各部门提交的采购申请进行汇总、审核，结合公司/组织财务状况和发展规划，编制年度政府采购预算草案。3.年度政府采购预算草案经公司/组织财务部门审核、管理层审批后，报上级主管部门备案。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况确需调整预算的，应当按照规定程序办理审批手续。2.采购部门根据预算执行进度，合理安排采购活动，确保采购项目按时完成。3.财务部门对政府采购预算执行情况进行监控，定期进行分析和通报，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因需要调整政府采购预算的，由采购部门提出调整申请，并附相关证明材料。2.调整申请经财务部门审核、管理层审批后，按照规定程序报上级主管部门备案。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门根据年度政府采购预算和工作实际需要，制定季度和月度采购计划。2.采购计划应当明确采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核、管理层审批后实施。（二）计划执行1.采购人员按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划的，应当按照规定程序办理审批手续，并及时通知相关部门。（三）计划调整1.因市场变化、供应商原因、采购需求变更等原因需要调整采购计划的，由采购部门提出调整申请，并附相关证明材料。2.调整申请经采购部门负责人审核、管理层审批后实施。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.采购部门应当按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应当遵循公平、公正、公开的原则，严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购部门应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标应当按照规定程序进行开标、评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应当成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应当按照规定程序确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应当组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。3.单一来源采购应当按照规定程序确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购部门应当成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应当按照规定程序确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写政府采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门对各部门提交的采购申请进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.采购申请经采购部门负责人审核后，报管理层审批。管理层根据公司/组织实际情况进行审批，同意采购的，下达采购任务通知书。（三）采购实施1.采购部门根据采购任务通知书，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采购人员应当与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应当符合法律法规和政策要求，内容完整、条款清晰。3.在采购实施过程中，采购人员应当及时掌握采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。（四）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应当组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购部门应当及时办理付款手续。财务部门应当按照采购合同约定，审核相关凭证后支付采购款项。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门建立供应商资格审查制度，对参与本公司/组织政府采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。3.采购部门应当定期对供应商资格进行复审，确保供应商资格的有效性和真实性。（二）供应商选择1.采购部门根据采购项目的需求和特点，从符合资格条件的供应商中选择供应商。2.选择供应商应当遵循公平、公正、公开的原则，综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素。3.采购部门应当建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价，评价结果作为后续采购活动中选择供应商的重要依据。（三）供应商考核1.采购部门对供应商的供货情况、售后服务、合同履行等方面进行考核。2.考核方式可以采用定期考核和不定期考核相结合的方式。定期考核每年进行一次，不定期考核根据采购项目实际情况进行。3.对考核不合格的供应商，采购部门应当责令其限期整改；整改后仍不合格的，取消其参与本公司/组织政府采购活动的资格。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人员应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应当包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购部门应当及时将合同副本送财务部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应当按照合同约定履行各自的义务。供应商应当按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务；采购方应当按照合同约定及时支付采购款项。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同的，应当按照规定程序办理审批手续，并签订补充合同。补充合同的内容应当符合法律法规和政策要求，不得与原合同相抵触。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应当组织相关部门和人员按照采购合同约定进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购部门应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目名称、规格型号、数量、验收时间、验收人员、验收结论等内容。（四）合同付款1.财务部门应当按照采购合同约定，审核相关凭证后支付采购款项。支付凭证应当包括采购合同、验收报告、发票等。2.采购款项应当按照合同约定的付款方式和时间支付。如因特殊情况需要提前或延迟支付的，应当按照规定程序办理审批手续。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门负责收集政府采购活动中形成的各类文件、资料，包括采购申请、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购人员应当及时将采购活动中形成的文件、资料整理归档，确保档案的完整性和准确性。（二）档案整理1.采购档案应当按照采购项目进行分类整理，建立档案目录索引，便于查阅和管理。2.档案整理应当遵循规范、统一的原则，确保档案的格式、内容符合要求。（三）档案保管1.采购档案应当妥善保管，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。2.档案保管期限按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为十五年，重要采购项目档案保管期限为永久。（四）档案查阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅采购档案的，应当填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应当在指定地点进行，查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应当持单位介绍信，经采购部门负责人审核、管理层批准后，方可查阅。查阅档案应当严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织内部审计部门定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同履行是否到位等。2.采购部门应当建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，确保采购活动规范有序进行。3.接受财政部门、监察机关等有关部门的监督检查，积极配合有关部门的工