库存现金内部控制制度

PAGE库存现金内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司库存现金的管理，确保库存现金的安全、完整，提高资金使用效率，防范资金风险，保证公司财务活动的合法、合规、有序进行。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的库存现金管理。（三）相关定义1.库存现金：指公司为满足日常经营活动中零星支付需要而保留的现金。2.现金收支业务：包括现金的收取、支付、缴存、保管等一系列活动。（四）遵循原则1.合法性原则：严格遵守国家有关现金管理的法律法规和公司内部财务制度。2.安全性原则：确保库存现金的安全，防止现金被盗、丢失、挪用等情况发生。3.效率性原则：在保证现金安全的前提下，合理安排现金收支，提高资金使用效率。4.不相容职务分离原则：明确各岗位在现金收支业务中的职责，实行不相容职务相互分离，防止舞弊行为。二、岗位分工与职责（一）岗位设置1.出纳岗位：负责公司库存现金的收付、保管及日记账的登记工作。2.会计岗位：负责审核现金收支凭证，编制记账凭证，登记总账及相关明细账，定期与出纳核对账目。3.财务主管岗位：负责制定和完善库存现金内部控制制度，监督制度的执行情况，对库存现金管理进行定期检查和不定期抽查。（二）岗位职责1.出纳岗位职责严格按照国家现金管理规定和公司财务制度办理现金收付业务，确保现金收付的准确性和合规性。及时登记现金日记账，做到日清月结，账款相符，如实反映现金收支情况。妥善保管库存现金、有价证券、空白支票及有关印章等，确保其安全完整。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，发现账实不符时及时查明原因并报告财务主管。协助会计做好其他财务工作，完成领导交办的其他任务。2.会计岗位职责审核现金收支凭证，检查凭证的真实性、合法性、完整性，对不符合规定的凭证予以退回并要求更正补充。根据审核无误的现金收支凭证编制记账凭证，准确记录现金收支业务。登记总账及相关明细账，定期与出纳核对账目，确保账账相符。负责现金收支业务的账务处理，编制现金流量表等相关财务报表，为公司财务管理提供准确的数据支持。协助财务主管对库存现金管理进行监督检查，提出改进建议和措施。3.财务主管岗位职责制定和完善库存现金内部控制制度，明确各岗位职责和操作流程，确保制度的有效执行。监督库存现金管理制度的执行情况，定期检查出纳的现金收付业务、日记账登记及库存现金盘点情况，及时发现和纠正存在的问题。审核现金收支预算和重大现金支出事项，确保资金使用的合理性和必要性。对库存现金管理中出现的重大问题及时向上级领导汇报，并提出解决方案和建议。组织财务人员学习和培训库存现金管理相关知识和技能，提高财务人员的业务水平和风险防范意识。三、现金收支管理（一）现金收入管理1.收款范围公司销售商品、提供劳务等业务收取的现金。职工交回的差旅费剩余款、备用金退回款等。其他零星收入，如废旧物资变卖收入等。2.收款流程业务人员收取现金时，应开具一式三联的收款收据，其中一联交付款人，一联留存记账，一联交财务部门。收款收据应注明收款日期、收款金额、收款事由等内容，并加盖公司财务专用章或发票专用章。出纳收到现金后，应及时与业务人员核对收款金额和收款事由，无误后在收款收据上加盖“现金收讫”章，并根据收款收据编制现金收款凭证。出纳将现金收款凭证传递给会计，会计审核无误后登记入账。（二）现金支出管理1.支出范围公司日常经营活动中发生的零星采购支出，如办公用品、水电费、差旅费等。支付给职工的工资、奖金、津贴、补贴等。其他符合现金管理规定的支出。2.支出审批流程经办人填写现金支出报销单，详细注明支出事由、金额、支付对象等内容，并附上相关的原始凭证，如发票、收据、差旅费报销单等。部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字确认后报财务主管审批。财务主管根据公司财务制度和资金状况对报销事项进行审批，审核通过后签字批准。出纳根据审批后的报销单支付现金，并在报销单上加盖“现金付讫”章。3.特殊情况支出对于金额较大的现金支出（具体金额标准由公司根据实际情况确定），应提前向财务主管报告，经公司领导批准后，由财务部门安排资金支付。因特殊原因无法取得发票等原始凭证的现金支出，经办人应填写情况说明，经部门负责人、财务主管审核，公司领导批准后，方可支付现金。但事后应及时补充相关原始凭证。（三）现金收支的禁止性规定1.严禁坐支现金，即不得用收入的现金直接支付各项支出。2.严禁白条抵库，即不得以不符合财务制度规定的借条、收据等抵充库存现金。3.严禁公款私存，即不得将公司的现金以个人名义存入银行。4.严禁私设小金库，即不得将公司的现金收入和支出在账外核算，形成账外资金。四、库存现金保管（一）库存现金限额管理1.公司根据日常经营活动的需要，合理核定库存现金限额。库存现金限额一般按照公司35天的日常零星开支所需现金确定。边远地区和交通不便地区的公司库存现金限额可适当放宽，但最多不得超过15天的日常零星开支。2.库存现金限额一经核定，必须严格遵守。如需调整库存现金限额，应向开户银行提出申请，经批准后执行。（二）库存现金存放地点库存现金应存放在公司财务部门设置的保险柜内，保险柜应放置在安全、隐蔽的位置，并安装必要的防盗设施。（三）库存现金保管要求1.出纳应定期对库存现金进行清点和整理，保持现金的整洁、完好。2.库存现金应按照币种、面值分别存放，便于清点和核对。3.保险柜钥匙和密码应由出纳专人保管，不得随意交予他人。如因工作需要暂时交接，应办理交接手续，并记录交接时间、交接内容等。4.财务部门应加强对库存现金保管环境的安全防范，确保保险柜周围环境安全，防止无关人员进入。五、库存现金盘点（一）盘点频率1.出纳应每日营业终了对库存现金进行盘点，确保账实相符。2.财务主管应定期对库存现金进行实地盘点，每月至少一次。3.公司可根据实际情况，不定期组织对库存现金进行突击盘点。（二）盘点人员库存现金盘点由出纳自行盘点或由财务主管指定其他财务人员会同出纳共同盘点。（三）盘点方法1.盘点时，应将库存现金与现金日记账余额进行核对，检查账实是否相符。2.盘点现金时，应按币种、面值逐一清点，核对现金的实际金额与日记账记录是否一致。3.盘点结束后，应编制现金盘点表，详细记录盘点日期、盘点人员、现金账面余额、实际盘点金额、账实差异及原因等内容。现金盘点表应由盘点人员签字确认。（四）账实不符处理1.如发现账实不符，出纳应及时查明原因，并报告财务主管。2.属于记账错误的，应及时更正账簿记录；属于现金收付差错的，应及时调整账目，并追究相关人员的责任。3.如发现现金短缺或溢余，应及时进行账务处理。对于无法查明原因的现金短缺，应根据公司规定由相关责任人赔偿；对于无法查明原因的现金溢余，应作为营业外收入处理。六、监督检查与奖惩（一）监督检查1.财务部门应定期对库存现金内部控制制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期或不定期对库存现金管理进行审计监督，检查库存现金的收付、保管、盘点等情况，确保库存现金管理符合法律法规和公司制度要求。3.公司应接受外部审计机构、税务机关等相关部门对库存现金管理的监督检查，积极配合，如实提供相关资料和信息。（二）奖惩1.对于严格执行库存现金内部控制制度，在库存现金管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.对于违反库存现金内部控制制度，导致库存现金管理出现问题的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚