库存现金内部管理制度

PAGE库存现金内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司库存现金管理，规范现金收支行为，确保公司资金安全、完整，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的库存现金管理。（三）基本原则1.严格遵守国家现金管理法规和财经纪律，确保现金收支合法合规。2.实行钱账分管，相互牵制，确保现金安全。3.严格控制现金库存限额，减少现金闲置，提高资金使用效益。4.规范现金收支手续，及时、准确地进行账务处理。二、现金收支管理（一）现金收入管理1.公司的各项现金收入，必须及时、足额入账，不得坐支现金。2.销售商品、提供劳务等取得的现金收入，应由出纳人员负责收取，并开具收款收据。收款收据应按顺序编号，一式三联，分别为存根联、收据联和记账联。收款收据应加盖公司财务专用章，并由收款人签字确认。3.收到现金收入后，出纳人员应及时将现金存入银行，并在收款收据的记账联上加盖“现金收讫”章，同时编制现金收款凭证，登记现金日记账。4.对于因特殊情况需收取现金的，如收取押金、定金等，应经公司相关领导批准，并在收款后及时入账。（二）现金支出管理1.公司的各项现金支出，必须严格按照规定的审批程序进行审批。审批程序一般为：经办人填写费用报销单或借款单，注明支出事由、金额、支付方式等，经部门负责人审核签字后，报财务负责人审批，最后由公司总经理或授权领导批准。2.现金支出应符合国家有关法律法规和公司财务制度的规定，严禁用于非法支出和超范围支出。3.支付现金时，应由出纳人员根据审批后的报销单或借款单支付现金，并在报销单或借款单上加盖“现金付讫”章，同时编制现金付款凭证，登记现金日记账。4.对于超过现金结算起点（一般为1000元）的支出，应通过银行转账方式支付。特殊情况需用现金支付的，应经公司财务负责人批准。三、现金库存限额管理（一）库存限额的核定1.公司应根据日常现金收支情况，合理核定现金库存限额。库存限额一般按照公司35天的日常零星开支所需现金量确定。2.公司财务部门应于每年年初根据上一年度现金收支情况，结合本年度业务发展计划，提出库存现金限额的核定申请，报公司总经理批准后执行。（二）库存限额的调整1.如公司业务发生重大变化，导致日常现金收支情况发生较大变动时，财务部门应及时重新核定现金库存限额，并报公司总经理批准。2.现金库存限额调整后，财务部门应及时通知各相关部门和人员，并对库存现金进行相应的调整。（三）库存现金的保管1.公司库存现金应存放在保险柜内，由出纳人员负责保管。保险柜应放置在安全、隐蔽的地方，并安装必要的防盗、报警装置。2.出纳人员应严格遵守保险柜钥匙保管制度，不得将保险柜钥匙交予他人代管。如因特殊情况需暂时离开岗位，应将保险柜钥匙交予财务负责人或其他指定人员代管，并办理交接手续。3.公司应定期对库存现金进行清查盘点，确保账实相符。清查盘点工作应由财务部门负责人组织，出纳人员和其他相关人员参加。清查盘点应至少每月进行一次，并编制库存现金盘点表。如发现账实不符，应及时查明原因，并按规定进行处理。四、现金收付凭证管理（一）凭证的填制1.现金收付凭证应按照国家统一的会计制度和公司财务制度的规定填制。凭证内容应完整、准确、清晰，包括日期、凭证编号、摘要、借方金额、贷方金额、附件张数等。2.现金收款凭证的填制应根据实际收到的现金金额和收款事由进行填写。凭证摘要应注明收款单位名称、收款事由等。3.现金付款凭证的填制应根据审批后的报销单或借款单进行填写。凭证摘要应注明付款单位名称、付款事由、报销金额等。（二）凭证的审核1.现金收付凭证填制完成后，应由财务部门指定的审核人员进行审核。审核人员应认真核对凭证内容的真实性、合法性、准确性和完整性，确保凭证符合国家法律法规和公司财务制度的规定。2.审核人员在审核过程中如发现问题，应及时与经办人沟通，要求其更正或补充相关信息。如问题较为严重，应拒绝受理该凭证，并及时向财务负责人报告。（三）凭证的传递与保管1.现金收付凭证审核无误后，应及时进行传递和保管。收款凭证应传递给记账人员进行记账，付款凭证应传递给出纳人员作为支付现金的依据。2.现金收付凭证应按照会计档案管理的规定进行保管。保管期限一般为15年，期满后应按照规定进行销毁。五、现金日记账管理（一）日记账的设置1.公司应设置现金日记账，由出纳人员按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记。现金日记账应采用订本式账簿，不得跳行、隔页。2.现金日记账应设置日期、凭证编号、摘要、借方金额、贷方金额、余额等栏目。（二）日记账的登记1.出纳人员应根据审核无误的现金收付凭证，及时登记现金日记账。登记时应做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。2.每日终了，出纳人员应计算当日现金收入、支出合计数和结余数，并与库存现金实有数进行核对，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并按规定进行处理。（三）日记账的核对1.财务部门应定期对现金日记账进行核对。核对工作可由财务部门负责人组织，其他会计人员参加。核对内容包括现金日记账与现金收付凭证的核对、现金日记账与库存现金的核对等。2.通过核对，如发现现金日记账存在记录错误或账实不符等问题，应及时查明原因，并进行更正和处理。六、现金清查盘点制度（一）清查盘点的组织1.公司应建立现金清查盘点制度，定期对库存现金进行清查盘点。清查盘点工作应由财务部门负责人组织，出纳人员和其他相关人员参加。2.清查盘点应制定详细的清查盘点计划，明确清查盘点的范围、方法、时间、人员分工等。（二）清查盘点的方法1.现金清查盘点应采用实地盘点法，即通过对库存现金进行实地清点，确定现金实有数，并与现金日记账余额进行核对，以查明账实是否相符。2.在清查盘点过程中，应注意检查现金的票面金额、真伪、是否存在白条抵库等情况。（三）清查盘点的时间1.现金清查盘点应至少每月进行一次，如遇节假日或特殊情况，应在节前或特殊情况发生后及时进行清查盘点。2.年度终了，公司应组织全面的现金清查盘点工作，确保年度财务决算的准确性。（四）清查盘点结果的处理1.清查盘点结束后，应编制库存现金盘点表，详细记录清查盘点的情况。如发现账实相符，应在盘点表上签字确认；如发现账实不符，应查明原因，并在盘点表上注明差异金额及原因。2.对于账实不符的情况，应根据不同原因进行相应的处理。如属于记账错误，应及时更正账务记录；如属于现金短缺或溢余，应按照规定的审批程序进行处理。现金短缺如属于出纳人员责任，应由其负责赔偿；如属于无法查明原因的，应经批准后计入管理费用。现金溢余如属于应支付给其他单位或个人的，应及时支付；如属于无法查明原因的，应经批准后计入营业外收入。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对库存现金管理情况进行监督检查，检查内容包括现金收支管理、库存限额管理、现金收付凭证管理、现金日记账管理、现金清查盘点制度执行情况等。2.监督检查可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。检查人员应认真查阅相关文件、资料、凭证和账簿，实地查看库存现金保管情况，询问相关人员，了解现金管理的实际情况。（二）责任追