常州采购内部控制制度

PAGE常州采购内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范常州公司采购活动，加强采购内部控制，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公平公正、经济有效，保障公司生产经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于常州公司及所属各部门的采购活动，包括物资采购、服务采购等各类采购业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益，杜绝不正当交易。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，采取有效措施防范风险，确保采购活动安全。5.信息透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和外部监督，提高采购透明度。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议重大采购项目的采购策略和预算。2.审批采购项目的招标方案、评标标准等重要文件。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门采购部门作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划和采购预算。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.选择合格供应商，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立供应商档案，评估供应商绩效。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金支付，参与采购合同审核。3.质量部门：对采购物资的质量进行检验和验收，参与供应商质量管理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度生产经营计划和业务需求，会同相关部门编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应提交公司财务部门审核，经公司管理层审批后执行。（三）预算执行与调整1.采购部门应严格按照采购预算执行采购业务，控制采购成本，确保预算执行的严肃性。2.如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额，经公司财务部门审核，报公司管理层审批后执行。四、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请表后，应会同相关部门对采购需求进行审核和评估，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间、采购责任人等内容。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目需求，从供应商数据库中筛选出合格的供应商，并进行实地考察和评估。2.供应商准入：对符合要求的供应商，采购部门应组织相关部门进行评审，评审合格后纳入公司合格供应商名录。3.供应商管理：采购部门应定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括交货期、质量、价格、售后服务等方面。根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格供应商进行淘汰。（四）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家法律法规和公司相关规定进行，制定详细的招标文件，组织开标、评标、定标等活动。2.询价采购：对于金额较小、标准化程度高、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。采购部门应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和条件，选择最优供应商。3.谈判采购：对于特殊采购项目或独家供应商的采购项目，可采用谈判采购方式。采购部门应与供应商进行谈判，协商采购价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。（五）采购合同签订1.采购部门应根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同起草完成后，应提交公司财务部门、法务部门等相关部门审核。审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。（六）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门应按照采购合同和相关标准对采购物资的质量、规格、数量等进行检验和验收。2.验收合格的采购物资，质量部门应出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（七）采购付款1.采购部门应根据采购合同约定，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、付款金额、付款方式等内容。2.财务部门应审核采购付款申请，核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证。审核通过后，按照公司资金管理制度办理付款手续。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合规风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，签订详细的采购合同，明确违约责任。同时，建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约行为。2.质量风险：加强采购物资验收管理，严格按照质量标准进行检验和验收。选择质量可靠的供应商，要求供应商提供质量保证承诺。对质量不合格的采购物资，及时采取措施进行处理。3.价格风险：关注市场价格波动，建立价格监测机制，定期收集市场价格信息。在采购谈判中，充分运用价格谈判技巧，争取合理的采购价格。同时，合理安排采购时间，避免因价格波动造成损失。4.合规风险：加强采购人员法律法规培训，提高采购人员的法律意识。严格按照国家法律法规和公司相关规定进行采购活动，确保采购行为合法合规。建立采购合规审查机制，对采购合同、采购文件等进行合规审查。六、采购信息管理（一）信息收集与整理采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、采购项目信息等。对收集到的信息进行整理和分析，为采购决策提供依据。（二）信息共享与沟通1.建立采购信息共享平台，实现采购部门与需求部门、财务部门、质量部门等相关部门之间的信息共享。各部门应及时在信息共享平台上发布和更新采购信息，确保信息的及时性和准确性。2.加强采购部门与供应商之间的沟通与交流，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量情况等信息，确保采购活动的顺利进行。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购业务进行自查自纠，发现问