常州现金内部控制制度

PAGE常州现金内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范常州公司现金收支与保管业务，确保现金资产的安全完整，提高现金使用效率，防范现金管理风险，保证公司财务活动合法、合规、有序进行。（二）适用范围本制度适用于常州公司总部及所属各部门、分支机构在日常经营活动中涉及的现金收支管理。（三）制定依据依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《现金管理暂行条例》等法律法规以及公司实际情况制定本制度。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关现金管理的法律法规，确保现金收支活动合法合规。2.安全性原则：加强现金保管和收付环节的管理，保障现金资产安全，防止被盗、挪用等情况发生。3.效率性原则：合理安排现金收支流程，提高现金使用效率，降低资金闲置成本。4.职责分离原则：明确各部门和岗位在现金管理中的职责，做到不相容岗位相互分离、制约和监督。二、现金收支管理（一）现金收入管理1.收款范围公司销售商品、提供劳务等经营活动取得的现金收入。租金、押金、罚款等其他业务收入的现金款项。员工归还的备用金、借款等现金收入。2.收款流程业务部门：业务人员在与客户达成交易后，应及时开具发票或收款收据，并将款项及时交至财务部门。对于销售业务，应按照合同约定的收款方式和期限进行收款。财务部门：财务人员收到现金款项时，应立即进行清点，并与相关业务凭证核对一致。收款后，在发票或收款收据上加盖“现金收讫”章，并开具收款清单一式两份，一份交业务部门留存，一份作为记账凭证附件。出纳人员：出纳根据收款清单及时登记现金日记账，确保账实相符。每日营业终了，出纳应将当日收取的现金缴存银行，并取得银行收款回单，作为记账凭证附件。3.特殊情况处理对于收取的现金金额较大或存在风险的款项，业务部门应提前通知财务部门，财务部门可安排专人前往收款现场，确保款项安全收回。如因客户原因无法当场收取现金的，业务部门应与客户约定收款时间和方式，并及时跟进。对于逾期未收回的款项，应及时向相关负责人报告，并采取相应的催收措施。（二）现金支出管理1.支出范围公司日常经营活动中发生的各项费用支出，如办公费、差旅费、业务招待费等。支付给员工的工资、奖金、津贴、福利等薪酬支出。向供应商支付的货款、劳务款等采购支出。缴纳的税费、社会保险费等其他支出。2.支出审批流程费用申请：各部门或员工因业务需要发生现金支出时，应填写费用报销单或借款单，详细注明支出事由、金额、支付方式等信息，并按照公司审批权限规定，依次提交部门负责人、财务负责人、总经理审批。审批签字：各级审批人应认真审核费用支出的真实性、合理性和合法性，对不符合规定的支出予以拒绝。审批通过后，在费用报销单或借款单上签字确认。财务审核：财务人员收到经审批的费用报销单或借款单后，应审核票据的真实性、完整性、合法性，以及支出金额是否与审批金额一致。审核无误后，在报销单或借款单上签字。出纳付款：出纳根据审核通过的费用报销单或借款单支付现金，并在报销单或借款单上加盖“现金付讫”章。支付完毕后，及时登记现金日记账。3.现金支付限额除特殊情况外，公司对外支付现金应严格控制在规定的限额以内。一般情况下，单笔现金支付金额不得超过[X]元。超过限额的支出，应通过银行转账等方式支付。对于确需大额现金支付的业务，如支付拆迁补偿款、农民工工资等，应提前向开户银行报备，并按照银行要求提供相关证明材料，经银行审核同意后方可支付。（三）现金收支的监督与检查1.内部监督财务部门应定期对现金收支业务进行自查，检查现金日记账与总账是否相符，现金收支凭证是否齐全、合规，库存现金是否账实相符等。公司审计部门应定期对现金内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查现金收支业务是否符合规定的流程和审批权限，是否存在违规操作和舞弊行为等。2.外部监督接受开户银行的监督检查，按照银行要求提供现金收支相关资料，配合银行做好现金管理工作。接受税务机关等相关部门的监督检查，如实提供现金收支情况，确保公司纳税申报等工作合法合规。三、现金保管与盘点（一）现金保管1.库存现金限额公司根据日常现金支出需要，合理核定库存现金限额。库存现金限额一般按照公司35天的日常零星开支所需现金确定。具体限额由财务部门提出申请，报总经理审批后执行。2.现金存放地点公司库存现金应存放在专门的保险柜内，并放置在财务部门指定的安全地点。保险柜应具备防火、防盗、防潮等功能。严禁将现金存放在办公室抽屉、文件柜等不安全的地方，严禁将现金带回家存放。3.保险柜管理保险柜钥匙和密码应由出纳人员分别保管，不得将钥匙和密码交由他人代管。保险柜应定期检查，确保其正常使用。如发现保险柜损坏或存在安全隐患，应及时报告并进行维修或更换。（二）现金盘点1.盘点时间公司应定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。盘点时间为每月末最后一个工作日下班前，由出纳人员自行盘点。如遇特殊情况，如财务负责人变动、审计检查等，应及时进行临时盘点。2.盘点人员现金盘点工作应由出纳人员自行负责，财务负责人或其他指定人员进行监盘。3.盘点方法出纳人员在盘点前，应将现金日记账登记完毕，并结出余额。盘点时，应按照现金面值和数量逐一清点，核对现金实存数与日记账余额是否一致。盘点结束后，出纳人员应编制现金盘点表，详细记录盘点情况，包括现金实存数、日记账余额、盘盈或盘亏金额及原因等。现金盘点表应由出纳人员、监盘人员签字确认。4.盘盈盘亏处理如现金盘点出现盘盈或盘亏情况，出纳人员应及时查明原因，并编制书面报告，报财务负责人和总经理审批。对于盘盈的现金，应及时入账，计入“营业外收入”科目；对于盘亏的现金，属于应由责任人赔偿的部分，计入“其他应收款——责任人”科目，属于无法查明原因的部分，计入“管理费用”科目。四、备用金管理（一）备用金的设立1.设立目的为满足公司员工因业务需要临时借支现金的需求，提高工作效率，特设立备用金制度。2.适用范围经常需要借支现金办理业务的部门或岗位，如采购人员、销售人员、出差人员等。经公司批准的其他特殊情况需要借支备用金的人员。3.备用金限额根据各部门或岗位的业务需求，合理核定备用金限额。备用金限额一般为[X]元至[X]元不等，具体限额由财务部门会同相关部门确定，报总经理审批后执行。4.备用金申请需借支备用金的人员应填写备用金借款单，注明借款金额、借款用途、预计还款时间等信息，并按照公司审批权限规定，依次提交部门负责人、财务负责人、总经理审批。审批通过后，财务部门根据借款单金额支付现金给出纳人员，出纳人员将款项支付给借款人，并在借款单上加盖“现金付讫”章。（二）备用金的使用1.使用范围备用金主要用于员工因业务需要临时支付的差旅费、业务招待费、零星采购款等支出。严禁将备用金用于个人消费或其他非业务用途。2.使用审批借款人应按照借款用途使用备用金，如需改变借款用途，应提前向财务部门提出申请，经审批同意后方可变更。备用金支出应取得合法有效的票据，并按照公司费用报销流程进行审批。审批通过后，借款人应及时到财务部门办理报销手续，冲减备用金借款。（三）备用金的归还1.归还时间借款人应按照借款时约定的还款时间及时归还备用金。如因特殊情况无法按时归还的，应提前向财务部门说明原因，并申请延期还款。延期还款期限最长不得超过[X]天。2.归还方式借款人归还备用金时，应填写费用报销单，将已使用的备用金支出票据粘贴在报销单后，按照公司费用报销流程进行审批。审批通过后，财务部门根据报销金额冲减备用金借款，并将多余款项退还借款人。如备用金借款金额与报销金额不一致，借款人应补足差额或退还多余款项。（四）备用金的清查1.清查时间公司定期对备用金进行清查，清查时间为每季度末最后一个工作日。2.清查方法财务部门会同相关部门对备用金借款人的借款和还款情况进行逐一核对，检查备用金是否账实相符，是否存在逾期未还等情况。对于清查中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。如发现借款人存在挪用备用金等违规行为，应责令其立即归还，并按照公司规定进行处罚。五、票据及印章管理（一）票据管理1.票据种类公司涉及的现金票据主要包括发票、收款收据、支票等。2.票据购买财务部门应指定专人负责票据的购买、保管和使用。票据购买人员应按照税务机关等相关部门的规定，到指定地点购买票据，并妥善保管票据购买凭证。3.票据保管票据应存放在专门的保险柜内，并按照票据种类、号码顺序进行分类存放。保险柜应具备防火、防盗、防潮等功能。财务部门应建立票据登记台账，详细记录票据的购买、使用、作废、结存等情况，确保票据管理规范、有序。4.票据使用业务人员在开具发票或收款收据时，应按照规定的格式和内容填写，确保票据真实、准确、完整。开具完毕后，应加盖公司发票专用章或财务专用章。支票的使用应严格按照银行规定的流程进行，填写支票时应注明日期、金额、用途等信息，并加盖公司财务专用章和法人章。支票使用后，应及时登记支票使用台账，注明支票号码、金额、收款单位等信息。5.票据作废对于作废的票据，应加盖“作废”戳记，并将作废票据的所有联次妥善保管，不得随意丢弃。作废票据应定期进行清理，与票据登记台账核对一致后，按照规定的程序进行销毁。销毁时，应由财务部门会同审计部门等相关人员进行监销，并在销毁清单上签字确认。（二）印章管理1.印章种类公司涉及的现金业务印章主要包括财务专用章、法人章、发票专用章等。2.印章保管财务专用章、法人章应由财务负责人或指定专人保管，发票专用章应由税务会计保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意交予他人使用。印章应存放在专门的保险柜内，使用时应在规定的地点进行。保险柜应具备防火、防盗、防潮等功能。3.印章使用印章使用应严格按照公司规定的审批流程进行。使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用时间、使用金额等信息，并按照公司审批权限规定，依次提交部门负责人、财务负责人、总经理审批。审批通过后，印章保管人员应在印章使用申请表上签字，并按照申请表上注明的内容使用印章。使用完毕后，应及时登记印章使用台账，注明印章使用日期、使用事由、使用部门、使用金额等信息