审计局采购内部控制制度

PAGE审计局采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了规范审计局采购行为，加强采购内部控制，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合审计局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障供应商平等参与竞争。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，促使供应商通过正当手段参与采购活动。4.公正原则：采购决策应公正，按照规定的程序和标准进行评审和选择。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。（四）职责分工1.采购管理部门：负责采购活动的组织实施，包括编制采购计划、发布采购公告、组织采购评审等。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算，监督采购资金使用情况。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序执行情况和采购资金使用效益。4.需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制和评审工作，负责采购项目的验收。5.监察部门：对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据工作需要和事业发展规划，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的要求和格式进行编制，确保预算的准确性和完整性。3.采购预算编制完成后，经财务部门审核、单位领导审批后，报财政部门备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准后执行。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期进行分析和通报，确保采购资金合理使用。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场价格波动、政策调整等原因导致采购预算需要调整的，需求部门应及时提出调整申请。2.调整申请应说明调整的原因、调整的金额、调整的依据等内容，并附相关证明材料。3.采购预算调整申请经财务部门审核、单位领导审批后，报财政部门备案。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应根据采购预算和工作实际需要，制定年度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划制定过程中，应充分征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购计划的合理性和可行性。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，经采购管理部门负责人审核、单位领导审批后实施。2.需要报财政部门审批的采购计划，应按照规定的程序报经批准后执行。（三）计划执行与调整1.采购管理部门应严格按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定的程序报经批准后执行。3.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商，确保采购活动顺利进行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。3.公开招标采购应按照国家相关法律法规和招标程序进行，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购应按照规定的程序进行，邀请的供应商应具有良好的信誉和较强的履约能力。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购应按照规定的程序进行，谈判过程中应充分听取供应商的意见，确保谈判结果的合理性。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照规定的程序进行，采购过程中应严格审查供应商的资格和采购价格的合理性。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购应按照规定的程序进行，询价过程中应要求供应商提供详细的报价清单和产品质量证明材料。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评审标准、合同条款等内容。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购文件的准确性和完整性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应经采购管理部门负责人审核、单位领导审批后发布。2.需要报财政部门审核的采购文件，应按照规定的程序报经批准后发布。（三）采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，采购人可以对采购文件进行澄清或者修改。2.采购文件的澄清或者修改应以书面形式通知所有获取采购文件的供应商，并在财政部门指定的媒体上发布公告。3.澄清或者修改的内容为采购文件的组成部分，对供应商具有约束力。六、采购评审管理（一）评审小组组建1.采购人应按照规定的程序组建评审小组，评审小组由采购人代表和评审专家组成。2.评审专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取，特殊项目可以由采购人直接确定。3.评审小组人数应符合规定要求，其中评审专家人数不得少于评审小组总人数的三分之二。（二）评审程序1.评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审。2.评审过程中，评审小组应认真阅读采购文件和供应商的响应文件，对供应商的资格、技术、商务、价格等方面进行综合评审。3.评审小组应按照规定的格式填写评审报告，推荐成交候选人或者确定成交供应商。（三）评审纪律1.评审小组成员应遵守评审纪律，客观、公正地履行评审职责，不得与供应商串通或者接受供应商的贿赂。2.评审小组成员不得透露评审过程中的商业秘密和评审情况。3.评审小组成员如有违反评审纪律的行为，应按照规定进行处理。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与成交供应商应在成交通知书发出之日起30日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。2.采购合同应包括合同主体、标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订过程中，应严格审查合同条款的合法性、合理性和完整性，确保合同的有效性。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务，不得擅自变更或者解除合同。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，应按照规定的程序报经批准后签订补充合同。3.采购管理部门应加强对采购合同履行情况的监督检查，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同约定的标准和要求进行验收。2.验收过程中，应成立验收小组，验收小组由需求部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成。3.验收小组应出具验收报告，验收报告应包括验收项目、验收标准、验收情况、验收结论等内容。八、采购资金管理（一）资金支付1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。2.支付采购资金时，应严格审核相关凭证，确保资金支付的合法性、合规性和准确性。3.采购资金支付过程中，如发现问题应及时与供应商和相关部门沟通协调，妥善解决。（二）资金核算1.财务部门应按照国家相关财务制度和会计核算办法，对采购资金进行核算。2.采购资金核算应做到账目清晰、核算准确，如实反映采购资金的收支情况。3.财务部门应定期对采购资金使用情况进行分析和总结，为单位决策提供依据。（三）资金监督1.审计部门应加强对采购资金使用情况的审计监督，检查采购资金是否按照规定用途使用，是否存在浪费和挪用等问题。2.监察部门应加强对采购资金管理过程中违规违纪行为的调查处理，维护采购资金管理秩序。3.采购管理部门和财务部门应建立健全采购资金管理制度，加强内部监督检查，确保采购资金安全。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应负责采购档案的收集、整理和归档工作。2.采购档案应包括采购预算、采购计划、采购文件、采购评审报告、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。3.采购档案收集过程中，应确保资料的完整性和真实性，不得遗漏和篡改。（二）档案整理与归档1.采购管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行分类整理和编号。2.采购档案应按照年度和项目进行归档，建立电子档案和纸质档案，确保档案的安全和便于查阅。3.采购档案整理和归档完成后，应填写档案目录，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限应符合国家相关规定。2.因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序办理查阅手续，查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。3.采购档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门、监察部门等应加强对采购活动的监督检查，定期对采购项目进行审计和检查。2.监督检查内容包括采购程序执行情况、采购文件编制情况