学校政府采购内部控制制度

PAGE学校政府采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强学校政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保学校各项采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金和非财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购程序和方法应公正合理，保障供应商平等参与竞争的权利。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度，加强对采购活动全过程的监督和控制，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门的政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.财务部门负责对各部门的采购预算进行审核和汇总，结合学校财力状况，提出年度政府采购预算建议方案，报学校领导审批后，按照规定程序报财政部门审核。（二）预算执行1.政府采购预算一经批复，必须严格执行，不得擅自调整。因特殊情况确需调整的，应按照规定程序报经批准。2.采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购项目在预算范围内完成。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照合同约定支付采购资金，确保资金安全。（三）预算监督1.审计部门负责对政府采购预算的编制、执行情况进行审计监督，检查预算编制的合理性、执行的合规性和资金使用的效益性。2.监察部门负责对政府采购预算执行过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。三、采购组织与实施（一）采购决策机制1.学校成立政府采购工作领导小组，负责研究决定政府采购工作中的重大事项，协调解决采购工作中的问题。2.采购工作领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，定期召开会议，审议采购项目计划、采购方式、采购文件等重要事项。（二）采购部门职责1.采购部门负责组织实施政府采购活动，包括制定采购计划、确定采购方式、编制采购文件并组织采购评审等工作。2.采购部门应建立健全采购工作流程和管理制度，规范采购操作程序，确保采购活动的顺利进行。3.采购部门应加强与供应商的沟通与协调，及时了解供应商的情况，维护学校与供应商的良好合作关系。（三）采购方式选择1.政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价以及单一来源采购等。采购部门应根据采购项目的特点、预算金额、采购需求等因素，按照规定的适用条件选择合适的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定程序报经批准。3.对于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采购项目的公开招标数额标准以上，但采购货物的规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（四）采购文件编制1.采购部门应根据采购项目的需求和采购方式，编制详细、准确、完整的采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同文本、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、交货时间、验收标准等实质性条款，确保采购项目能够满足学校的实际需求。3.采购文件在发布前应进行审核，确保文件内容合法合规、准确无误。审核通过后的采购文件应按照规定程序发布。（五）采购评审1.采购部门应按照采购文件规定的评审程序和方法组织采购评审活动。评审专家应从财政部门建立的政府采购评审专家库中随机抽取，与供应商有利害关系的人员不得担任评审专家。2.采购评审过程应严格保密，评审专家应独立评审，按照评审标准和方法进行评标、谈判、磋商等工作，出具评审报告。3.采购部门应记录采购评审过程，包括评审时间、地点、评审人员名单、评审意见等内容，并存档备查。（六）采购合同签订与履行1.采购部门应根据采购评审结果，按照规定程序确定中标、成交供应商，并及时与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、服务要求、付款方式等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门备案。财务部门应按照合同约定，做好采购资金的支付准备工作。3.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商协商解决，必要时可按照合同约定追究供应商的违约责任。四、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购部门应及时组织验收工作。验收工作由采购部门牵头，会同使用部门、财务部门等相关人员组成验收小组进行验收。2.验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。（二）验收内容1.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能、服务承诺等方面。验收小组应按照验收方案对采购项目进行逐一核对和检查，确保采购项目符合合同要求。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，验收小组可邀请相关专业技术人员或第三方检测机构参与验收工作，确保验收结果的科学性和准确性。（三）验收程序1.供应商应在采购项目完成后，向采购部门提交验收申请，并提供相关验收资料。采购部门应及时通知验收小组进行验收。2.验收小组应在收到验收申请后的规定时间内组织验收工作，并形成验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收方法、验收结果、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，验收小组应在验收报告上签字确认，并报学校领导审批后，采购部门方可办理付款手续。验收不合格的采购项目，验收小组应要求供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。五、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门负责对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等内容。2.监察部门负责对政府采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.财务部门负责对采购资金的管理和监督，检查采购资金的支付是否符合合同约定，是否存在资金浪费、挪用等问题。（二）外部监督1.学校政府采购活动应接受财政部门、审计机关、监察机关等政府部门的监督检查。对于政府部门提出的监督检查意见，学校应认真落实，及时整改。2.学校应主动接受社会监督，通过学校网站、政府采购信息发布平台等渠道，及时公开政府采购信息，接受社会公众的监督。对于社会公众提出的质疑和投诉，学校应认真调查处理，并及时反馈处理结果。（三）采购档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对政府采购活动中的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购预算、采购计划、采购文件、采购评审报告、采购合同、验收报告等内容。2.采购档案的保存期限应按照国家有关规定执行，确保采购档案的完整性和可追溯性。采购档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄露。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与学校政府采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信用记录等方面。2.采购部门应定期对供应商资格进行复审，对于不符合资格要求的供应商，应及时取消其参与学校政府采购活动的资格。（二）供应商评价与考核1.采购部门应建立供应商评价与考核制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商选择和合作的重要依据。2.采购部门应定期向供应商反馈评价与考核结果，对于表现优秀的供应商，应给予表彰和奖励；对于存在问题的供应商，应要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，应取消其参与学校政府采购活动的资格。（三）供应商信用管理1.采购部门应建立供应商信用档案，记录供应商的信用信息，包括诚信经营情况、合同履行情况、违法违规记录等内容。2.采购部门应与财政部门建立的政府采购信用信息共享平台进行对接，及时查询和更新供应商的信用信息。对于信用不良的供应商，应限制其参与学校政府采购活动。七、信息化管理（一）采购信息系统建设1.学校应建立完善的政府采购信息系统，实现采购预算编制、采购计划管理、采购文件发布、采购评审、采购合同签订与履行、采购验收、采购监督等采购活动全过程的信息化管理。2.采购信息系统应具备采购信息发布、供应商报名、投标文件上传、评审专家抽取、评审结果公示、合同管理、验收管理、监督管理等功能，提高采购工作效率和透明度。（二）信息安全管理1.采购部门应加强对采购信息系统的安全管理，建立健全信息安全