学校合同内部管理制度

PAGE学校合同内部管理制度一、总则（一）目的为加强学校合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与校内外各类主体签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、校企合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法依规原则合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准和学校规章制度。2.审慎严谨原则在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分审查；在合同履行过程中，应密切关注合同执行情况，及时发现和解决问题。3.权责明确原则明确合同双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义条款。4.全程管理原则对合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程进行管理，确保合同管理的各个环节有序进行。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组学校成立合同管理领导小组，由学校领导担任组长，各相关职能部门负责人为成员。合同管理领导小组负责统筹协调学校合同管理工作，审议重大合同事项，对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同归口管理部门根据学校各部门职责分工，确定合同归口管理部门。归口管理部门负责本部门职责范围内合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作，并对合同进行分类统计和归档保管。具体职责如下：1.教学科研合作合同：由科研处归口管理。负责组织教学科研合作项目的洽谈、合同起草、审核、签订等工作；跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题；定期对教学科研合作合同进行统计分析，总结经验教训，提出改进建议。2.校企合作合同：由校企合作办公室归口管理。负责校企合作项目的策划、对接、合同起草、审核、签订等工作；加强与企业的沟通协调，确保校企合作项目顺利实施；监督检查校企合作合同的履行情况，及时处理合作过程中的纠纷和问题；收集整理校企合作相关信息，为学校决策提供参考依据。3.物资采购合同：由资产管理处归口管理。负责学校物资采购项目的需求调研、采购计划制定、供应商选择、合同起草、审核、签订等工作；严格按照采购合同约定组织物资验收，确保物资质量和数量符合要求；对物资采购合同的执行情况进行跟踪检查，及时处理合同变更、违约等事项；建立物资采购合同档案，做好合同资料的归档保管工作。4.服务外包合同：由后勤管理处归口管理。负责学校各类服务外包项目的招标、合同起草、审核、签订等工作；监督服务外包方的服务质量，定期对服务效果进行评估；协调解决服务外包合同履行过程中出现的问题，维护学校合法权益；对服务外包合同的执行情况进行统计分析，总结服务外包工作经验，不断完善服务外包管理机制。5.租赁合同：由资产管理处归口管理。负责学校房屋、场地、设备等资产租赁项目的洽谈、合同起草、审核、签订等工作；严格按照租赁合同约定收取租金和押金，确保学校资产收益；监督承租方合理使用租赁资产，定期对租赁资产进行检查；及时处理租赁合同变更、终止等事项，做好租赁资产的收回和交接工作；建立租赁合同档案，妥善保管合同相关资料。（三）合同审核部门学校设立合同审核小组，由法务部门、审计部门、财务部门及相关业务部门人员组成。合同审核小组负责对合同文本进行合法性、合规性、合理性审核，提出审核意见。具体职责如下：1.法务部门：负责审查合同是否符合法律法规要求，合同条款是否存在法律风险，对合同中的法律问题提供专业意见和建议。2.审计部门：对合同涉及的经济事项进行审计监督，审查合同金额的合理性、资金来源及使用的合规性等，防范经济风险。3.财务部门：审核合同中的财务条款，如付款方式、结算周期、发票开具等，确保合同财务事项符合学校财务管理制度要求，保障学校资金安全。4.相关业务部门：根据本部门业务职责，对合同涉及的专业内容进行审核，提出业务方面的意见和建议，确保合同内容符合业务实际需求。（四）合同承办人合同承办人是指负责具体办理合同签订、履行等事宜，并对合同的真实性、合法性、完整性负责的学校工作人员。合同承办人应具备相应的业务知识和工作能力，熟悉合同管理流程，严格按照本制度规定开展工作。具体职责如下：1.负责合同项目的前期调研、洽谈，收集合同对方相关资料，对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行初步审查。2.根据合同项目具体情况，起草合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整，符合学校利益和法律法规要求。3.将合同文本提交本部门负责人审核后，送合同审核小组进行审核，并根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.负责组织合同的签订工作，确保合同签订程序合规，合同双方签字盖章齐全。5.跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题，如遇重大问题或纠纷，及时向本部门负责人和学校领导报告。6.负责合同变更、终止等事项的办理，按照规定程序签订相关协议，并做好合同资料的整理归档工作。三、合同签订管理（一）合同立项1.合同承办人在开展合同项目前，应填写《学校合同立项申请表》，详细说明合同项目名称、内容、金额、对方单位基本情况、预期效益等信息，并提交相关背景资料。2.《学校合同立项申请表》经本部门负责人审核同意后，报学校领导审批。学校领导根据项目情况进行审批，同意立项的，方可开展合同签订工作。（二）合同起草1.合同承办人应根据合同立项审批意见，按照法律法规和学校要求起草合同文本。合同文本应具备以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；合同标的（如教学科研项目内容、物资采购规格数量、服务外包范围要求等）；合同价格及付款方式；合同履行期限、地点和方式；合同双方的权利和义务；违约责任及争议解决方式；其他必要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字表述，避免使用模糊不清、歧义或容易引起纠纷的词汇和语句。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保学校权益得到充分保障。（三）合同审核1.合同承办人将起草好的合同文本提交本部门负责人进行初审。部门负责人应从业务角度对合同内容进行审核，重点审查合同条款是否符合业务实际需求，合同双方权利义务是否对等，合同风险是否可控等，并签署审核意见。2.经部门负责人初审通过的合同文本，送合同审核小组进行审核。合同审核小组应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同文本存在的问题及修改建议，合同承办人应根据审核意见对合同文本进行修改完善。3.对于重大合同或涉及金额较大（具体金额标准由学校另行规定）的合同，合同审核小组审核通过后，还需提交学校合同管理领导小组审议。合同管理领导小组应从学校整体利益出发，对合同事项进行全面审议，做出是否同意签订合同的决定。（四）合同签订1.合同文本经审核通过后，由合同承办人负责组织签订。签订合同应使用学校统一印制的合同专用章，并严格按照学校印章管理规定办理盖章手续。2.合同签订过程中，合同承办人应确保合同双方签字盖章齐全，合同份数符合学校存档和对方要求。合同签订后，合同承办人应及时将合同副本送归口管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。3.严禁在空白合同文本上盖章。如因特殊情况需要先行盖章的，必须经学校领导批准，并对合同空白处进行有效控制，防止添加不利于学校的条款。四、合同履行管理（一）合同交底合同签订后，合同承办人应及时组织合同交底会议，向本部门相关人员及涉及合同履行环节的其他部门人员详细介绍合同内容、双方权利义务、履行要求、注意事项等，确保相关人员熟悉合同条款，明确工作职责。（二）履行跟踪1.合同承办人负责跟踪合同履行情况，定期检查合同执行进度，及时掌握合同履行过程中的动态信息。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与合同对方沟通协调，采取有效措施加以解决。2.如遇合同对方未按照合同约定履行义务的情况，合同承办人应及时向本部门负责人报告，并收集相关证据，按照合同约定追究对方违约责任。同时，应积极采取补救措施，减少学校损失。3.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办人应按照本制度规定的合同变更程序办理相关手续。（三）验收结算1.对于物资采购、服务外包等合同，合同履行完毕后，应由归口管理部门组织相关人员按照合同约定进行验收。验收合格后，出具验收报告。2.合同承办人应根据合同约定和验收情况，及时办理结算手续。结算时，应严格按照财务管理制度要求，提供合法有效的票据，并确保结算金额准确无误。3.财务部门负责对合同结算进行审核，审核通过后办理付款手续。付款过程中，应严格遵守学校资金支付审批程序，确保资金安全。五、合同变更与终止管理（一）合同变更1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，合同承办人应及时与合同对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方权利义务的调整等事项，并按照合同签订程序进行审核、签订和备案。3.合同变更后，合同承办人应及时通知相关部门和人员，确保合同变更后的内容得到有效执行。（二）合同终止1.合同期满、双方履行完毕合同义务、合同解除等情况下，合同自然终止或依法终止。合同承办人应在合同终止后及时办理相关手续，包括但不限于清理合同款项、收回或交接相关资产、销毁或归档合同资料等。2.如因合同对方违约等原因导致合同提前终止的，合同承办人应按照合同约定追究对方违约责任，并采取措施维护学校合法权益。同时，应及时向学校领导和相关部门报告合同终止情况。3.合同终止后，合同归口管理部门应负责对合同执行情况进行总结分析，评估合同履行效果，为今后的合同管理工作提供经验参考。六、合同档案管理（一）档案收集合同承办人应在合同签订、履行、变更、终止等过程中及时收集相关资料，包括合同文本、立项申请表、审核意见、往来函件、验收报告、结算凭证等，并按照档案管理要求进行整理。（二）档案整理与归档1.归口管理部门负责对合同档案进行整理和归档。整理过程中，应按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，确保档案资料齐全、完整、有序。2.合同档案应妥善保管，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和学校相关规定执行。对于重要合同档案，应适当延长保管期限，以备查阅和审计。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《学校合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到归口管理部门查阅。查阅过程中，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《学校合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和归口管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人应按时归还档案，不得转借他人。3.查阅或借阅合同档案时，归口管理部门应做好登记记录，注明查阅或借阅时间、查阅人或借阅人姓名、查阅或借阅内容等信息。七、监督与考核（一）监督检查1.学校合同管理领导小组定期对学校合同管理工作进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合规性、合同风险防范措施的落实情况等。2.审计部门不定期对合同项目进行审计，审查合同项目资金使用的真实性、合法性、效益性，以及合同履行情况是否符合约定要求。3.归口管理部门应加强对本部门合同管理工作的日常监督检查，及时发现和纠正合同管理过程中存在的问题，确保合同管理工作规范有序。（二）考核评价1.学校建立合同