学校合同内部控制制度

PAGE学校合同内部控制制度一、总则（一）制定目的为加强学校合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，特制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于学校与外部单位或个人签订的各类经济合同、业务合同等，包括但不限于采购合同、租赁合同、服务合同、合作协议等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策要求。2.全面性原则：涵盖合同管理的各个环节，确保全过程风险可控。3.制衡性原则：明确各部门职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.适应性原则：与学校实际情况和发展需求相适应，不断完善和优化。5.成本效益原则：在有效控制风险的前提下，提高合同管理效率，降低管理成本。二、合同管理组织架构及职责（一）合同管理领导小组由学校领导班子成员组成，负责统筹规划合同管理工作，审议重大合同事项，协调解决合同管理中的重大问题。（二）合同归口管理部门根据合同业务性质，确定相应的归口管理部门，如采购合同归口资产管理部门，租赁合同归口后勤管理部门等。归口管理部门职责如下：1.负责制定本部门合同管理制度和流程，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的管理工作。3.建立本部门合同台账，定期统计分析合同执行情况。4.协助处理合同纠纷，及时向学校报告合同管理中的重大问题。（三）合同承办部门具体负责合同的洽谈、起草、申报等工作，对合同的真实性、合法性、完整性负责。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，反馈相关信息，处理合同履行中的具体问题。（四）合同审核部门1.法务部门：负责对合同的法律条款进行审核，提供法律意见，防范法律风险。2.财务部门：审核合同的财务条款，如资金支付方式、结算期限等，确保财务合规。3.审计部门：对重大合同进行审计监督，检查合同执行情况及效益。三、合同签订环节控制（一）合同立项1.承办部门根据业务需求提出合同立项申请，详细说明合同的名称、内容、标的、金额、履行期限等基本情况，并提交相关背景资料。2.归口管理部门对立项申请进行初审，重点审查业务的必要性、可行性以及与学校整体规划的一致性。初审通过后，报分管领导审批。（二）合同起草1.承办部门负责合同文本的起草工作，合同内容应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清、歧义或容易引起纠纷的表述。对于格式合同，应仔细审查其中的格式条款，确保符合法律法规及学校利益。（三）合同审核1.承办部门将起草好的合同文本提交归口管理部门审核，归口管理部门从业务角度进行审核，提出修改意见。2.合同文本流转至法务部门，法务人员对合同的合法性、合规性进行审查，重点关注合同条款是否符合法律法规要求，是否存在潜在法律风险。3.财务部门审核合同的财务条款，如付款方式、结算周期、发票要求等，确保财务收支合理、合规。4.审计部门根据需要对重大合同进行审计，提出审计意见。5.各审核部门应在规定时间内完成审核，并出具书面审核意见。承办部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，直至审核通过。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由学校法定代表人或其授权代表签订。签订合同前，应检查对方的主体资格、资质证书、授权委托书等相关文件，确保对方具备签订合同的合法资格和履约能力。2.合同签订应使用学校统一的合同专用章，并严格按照印章管理规定进行用印。用印前，应对合同文本及相关审批文件进行再次核对，确保无误。3.签订后的合同应及时编号、归档，并将合同副本分发给相关部门，以便跟踪执行。四、合同履行环节控制（一）履行计划制定1.合同签订后，承办部门应制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划提交归口管理部门备案。2.履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。（二）履行跟踪与监控1.承办部门负责合同履行的具体实施，定期跟踪合同执行情况，及时发现并解决履行过程中出现的问题。对于可能影响合同履行的重大事项，应及时向归口管理部门和学校领导报告。2.归口管理部门对合同履行情况进行定期检查和不定期抽查，监督承办部门按照合同约定履行义务，并协调解决履行过程中的部门间协调问题。3.财务部门根据合同约定和履行进度，及时办理款项收付手续，对资金使用情况进行监控，确保资金安全、合理使用。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，承办部门应及时提出变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.变更申请经归口管理部门审核后，按照合同签订审核流程进行审批。变更后的合同应重新签订或签订补充协议，并按照规定进行编号、归档。3.如出现法定或约定的解除合同情形，承办部门应及时通知对方，并按照合同解除的相关规定办理手续。解除合同的相关文件应妥善保存，作为合同管理档案的一部分。五、合同验收环节控制（一）验收标准制定1.对于需要验收的合同项目，承办部门应在合同签订时明确验收标准和验收方式，并将其作为合同条款的一部分。2.验收标准应具体、明确、可量化，符合行业规范和学校实际需求，确保验收工作的客观性和公正性。（二）验收组织实施1.合同履行完毕后，承办部门应及时组织验收工作。验收工作可根据合同项目的性质和特点，由归口管理部门、使用部门、专业技术人员等组成验收小组进行。2.验收小组应按照验收标准对合同标的进行全面检查，包括数量、质量、性能、服务等方面，确保合同约定的各项内容得到有效履行。3.验收过程中，应做好记录工作，形成验收报告。验收报告应包括验收依据、验收范围、验收方法、验收结果等内容，并由验收小组成员签字确认。（三）验收结果处理1.如验收合格，验收小组应出具验收合格报告，承办部门凭验收合格报告办理相关结算手续。2.如验收不合格，验收小组应明确指出存在的问题，并提出整改意见。承办部门应根据整改意见及时与对方协商解决，直至验收合格。如因对方原因导致验收不合格，学校有权按照合同约定追究对方的违约责任。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.在合同履行过程中，承办部门和归口管理部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发纠纷的潜在风险因素，如对方履约能力下降、出现违约行为等，并及时向学校报告。2.学校应建立合同纠纷预警机制，定期对合同履行情况进行分析评估，提前采取措施防范纠纷的发生。（二）纠纷处理流程1.当发生合同纠纷时，承办部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并向归口管理部门报告。2.归口管理部门会同法务部门等相关部门对纠纷情况进行调查核实，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应根据纠纷的性质、严重程度等因素，选择协商、仲裁、诉讼等合适的解决方式。3.在纠纷处理过程中，应严格按照法律法规和学校相关规定进行操作，维护学校合法权益。处理结果应及时向学校领导报告，并做好记录和归档工作。七、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同签订后，承办部门应及时将合同文本及相关资料，如立项申请、审批文件、履行记录、验收报告、纠纷处理文件等收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。2.整理后的合同档案应分类清晰、编号准确、装订整齐，便于查阅和保管。（二）档案保管与借阅1.学校应设立专门的合同档案室，指定专人负责合同档案的保管工作。合同档案室应具备安全、防火、防潮、防虫等保管条件，确保合同档案的完整性和安全性。2.严格合同档案借阅制度，因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经归口管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅人应在规定时间内归还档案，并不得擅自涂改、复印、转借合同档案。（三）档案销毁1.合同档案保管