印章管理内部控制制度

PAGE印章管理内部控制制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，防范经营风险，特制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的各类印章管理。（三）印章种类1.公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法人章：代表公司法定代表人行使权力的印章，主要用于特定文件的签署或银行预留印鉴等。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关业务，是财务工作的重要印鉴。4.合同专用章：专门用于签订各类经济合同，明确合同双方的权利和义务。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、通知等的发布，不得对外使用。6.其他专用章：根据公司业务发展需要，经批准刻制的用于特定业务的印章，如发票专用章等。（四）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章的存放安全，防止印章被盗用、冒用或丢失，造成公司损失。3.规范性原则：明确印章使用的流程和审批权限，规范印章使用行为，保证印章使用的准确性和严肃性。4.责任追究原则：对印章管理不善导致公司损失的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门根据公司实际情况和相关规定进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政管理部门统一安排具有资质的印章刻制单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政管理部门负责对印章进行验收，检查印章的规格、材质、文字等是否符合要求。验收合格后，填写《印章验收单》，由验收人员签字确认。（二）印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附印章印模。2.《印章启用申请表》经公司领导审批后，行政管理部门负责将印章启用信息通知到各相关部门，并在公司内部发布启用公告。3.印章启用后，行政管理部门应及时将印章的相关信息录入公司印章管理系统，建立印章档案。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法人章由行政管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。3.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经公司领导批准，并办理相关交接手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章箱内，并妥善保管钥匙。2.对于重要印章，如公章、法人章等，应实行双人保管制度，即由两名印章保管人员分别保管印章的不同部分，使用时需两人同时在场。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施进行处理。（三）保管环境1.印章保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，确保印章存放安全。2.印章保管场所应安装监控设备，对印章的存放和使用情况进行实时监控。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外发布的各类文件、报告、声明、合同、协议等的签署；代表公司出席各类会议、活动的证明；办理公司营业执照、税务登记证等相关证照的变更、年检等手续。2.法人章：用于公司法定代表人签署的重要文件、合同等；银行预留印鉴的使用。3.财务专用章：用于公司财务报表、财务凭证、资金收付凭证等的盖章；银行账户的开立、变更、销户等手续的办理。4.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、协议等。5.部门章：用于本部门内部文件、通知、报告等的发布，不得对外使用。6.其他专用章：根据其具体用途，在规定的业务范围内使用。（二）使用流程1.申请：使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印时间、用印份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：《印章使用申请表》提交至相关审核部门进行审核，审核内容包括用印事项是否符合公司规定、文件内容是否真实合法等。审核通过后，审核人员签字确认。3.审批：根据用印事项的重要程度和审批权限，报公司领导审批。审批通过后，领导签字确认。4.用印：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，在指定位置加盖印章，并对用印情况进行登记。登记内容包括用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人、审核人、审批人等信息。5.留存：用印完成后，印章保管人员将《印章使用申请表》及相关文件复印件留存归档，以备查阅。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需要用印，但无法按照正常流程进行审批时，使用部门应电话请示公司领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，需经公司法律顾问审核后，方可加盖印章。（四）禁止使用印章的情况1.未经公司领导批准，擅自使用印章。2.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。3.用印事项不符合公司规定或文件内容不真实、不合法。4.超越印章使用范围使用印章。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由使用部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门根据公司实际情况进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政管理部门负责将印章停用信息通知到各相关部门，并收回印章。（二）印章销毁1.对于停用的印章，由行政管理部门负责组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，并经公司领导审批。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息。3.印章销毁完成后，行政管理部门应填写《印章销毁清单》，由销毁人员签字确认，并将《印章销毁申请表》、《印章销毁清单》等相关资料留存归档。六、印章管理的监督与检查（一）监督部门公司内部审计部门负责对印章管理内部控制制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合本制度规定。2.印章使用申请表、审批表、登记台账等相关记录是否完整、准确。3.印章保管人员是否严格遵守印章管理规定，有无擅自使用印章或违规保管印章的情况。（三）检查频率内部审计部门应定期对印章管理情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，并根据实际情况进行不定期抽查。（四）问题整改对于检查中发现的问题，内部审计部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，相关部门应将整改情况书面报告内部审计部门。内部审计部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。七、责任追究（一）责任界定1.因印章保管人员保管不善，导致印章被盗用、冒用或丢失，给公司造成损失的，由印章保管人员承担主要责任。2.因印章使用部门违规用印，导致公司遭受损失的，由印章使用部门负责人承担主要责任。3.因审核部门审核不严，导致违规用印的，由审核部门负责人承担相应责任。4.因公司领导审批失误，导致用印不当的，由审批领导承担相应责任。（二）追究方式1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违反印章