单位政府采购内部制度

PAGE单位政府采购内部制度一、总则（一）目的为了规范本单位政府采购行为，加强政府采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。4.保密性原则：对采购活动中涉及的商业秘密、技术秘密等予以保密，维护供应商合法权益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、采购金额等详细内容，并附必要的说明。3.采购预算需经财务部门审核，确保预算的合理性和准确性，然后报单位领导审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报经原审批部门批准。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用进行检查和分析，确保预算执行的严肃性。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门根据批准的采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划和月度采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、预算金额等内容。3.采购计划需经采购部门负责人审核，报单位领导批准后实施。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因政策变化、市场行情波动或其他不可抗力因素需要调整采购计划，采购部门应及时提出调整申请。2.调整申请应说明调整原因、调整内容和调整后的预算金额等，经采购部门负责人审核，报单位领导批准后进行调整。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目。2.采购部门应按照规定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购部门应组织开标、评标和定标活动，确保招标过程的公正、公平、公开。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在供应商选择范围上有所限制。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。3.谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等，并与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，说明采购理由和单一来源供应商的选择依据，并报单位领导批准后实施。3.单一来源采购项目应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由在单位内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.《政府采购申请表》需经部门负责人签字确认后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《政府采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.审核通过后，报单位领导审批。单位领导根据采购项目的情况，做出批准或不批准的决定。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号及数量、价格、质量标准、交货时间及地点、付款方式、售后服务等内容。3.政府采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员按照合同要求进行验收。2.验收合格后，采购部门应填写《政府采购验收报告》，经验收人员签字确认后，报财务部门办理付款手续。3.财务部门应按照合同约定和相关规定，及时支付采购资金。六、采购监督管理（一）内部监督1.单位内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、合同履行情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.接受财政部门、审计机关、监察机关等政府有关部门的监督检查，如实提供有关政府采购活动的资料和情况。2.主动接受社会公众监督，可以通过单位网站等渠道及时公开政府采购信息，接受社会各界的监督和评价。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应负责收集、整理政府采购活动中形成的各类文件资料，包括采购申请、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告等。2.采购活动结束后，采购部门应及时将相关文件资料移交档案管理部门统一保管。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案管理的有关规定，对采购档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.整理后的采购档案应做到内容完整、资料齐全、分类清晰、便于查阅。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案库房内。2.档案管理部门应建立健全档案保管制度，定期对采购档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。（四）档案查阅1.因工