医院采购办内部控制制度

PAGE医院采购办内部控制制度一、总则（一）制定目的本内部控制制度旨在规范医院采购办的各项采购活动，确保采购过程合法合规、公开透明、高效有序，保障医院医疗工作的顺利开展，提高资金使用效益，防范采购风险，维护医院的经济利益和社会声誉。（二）制定依据依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《医疗机构财务会计内部控制规定（试行）》等相关法律法规以及医疗卫生行业的采购标准和规范制定本制度。（三）适用范围本制度适用于医院采购办负责的所有物资、设备、服务等采购项目，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤服务等。（四）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受内部和外部的监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到质优价廉的商品和服务。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。5.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，保障采购活动的安全。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购管理委员会，作为采购决策的最高机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。其职责包括：1.审议医院采购战略、政策和制度。2.审批年度采购计划和重大采购项目。3.协调解决采购过程中的重大问题。4.对采购工作进行监督和评价。（二）采购执行部门采购办作为采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。其职责包括：1.贯彻执行采购管理委员会的决策和医院采购制度。2.编制和执行年度采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责供应商管理，建立供应商档案。5.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。6.整理和归档采购文件资料。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算，监督采购资金的使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。4.纪检监察部门：对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。三、采购流程控制（一）采购计划编制1.各需求部门应根据医院业务发展需要和实际工作需求，于每年年底前向采购办提交下一年度的采购需求计划，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购办对各部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和平衡，结合医院资金状况和采购政策，编制年度采购计划，报采购管理委员会审批。3.年度采购计划经批准后，采购办应严格按照计划组织实施采购活动。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序报采购管理委员会审批。（二）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。采购办应按照《中华人民共和国政府采购法》规定的程序组织公开招标活动。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购办应选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购办应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购办应组织相关部门进行论证，并报采购管理委员会批准。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购办应向不少于三家的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购办负责编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、技术专家等的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。3.采购文件编制完成后，应按照规定程序进行审核和批准。（四）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购办应建立供应商资格审查制度，对参与采购项目的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等。2.供应商选择：采购办应根据采购文件要求和资格审查结果，选择符合条件的供应商参与采购活动。对于公开招标、邀请招标项目，应通过开标、评标等程序确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应通过谈判、协商等方式确定成交供应商。3.供应商管理：采购办应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、履约情况等。定期对供应商进行评价和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于出现违规行为或履约不力的供应商，应采取警告、暂停合作、取消资格等措施。（五）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规和医院采购制度的要求。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。3.采购办应跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如遇合同变更、解除等情况，应按规定程序办理相关手续。（六）采购验收1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等。2.对于大型医疗设备等重要采购项目，应邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.采购办应根据验收报告办理付款手续。如验收不合格，采购办应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购办应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，合理预测市场价格变化趋势，采取适当的采购策略，如签订长期合同、套期保值等，降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强采购过程中的质量监督。要求供应商提供质量保证文件，对采购货物进行抽检或检验，确保采购货物的质量符合要求。4.合同风险应对：加强合同管理，严格合同签订流程，确保合同条款合法合规、明确清晰。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题，降低合同风险。5.法律风险应对：加强法律法规学习，提高采购人员的法律意识。在采购活动中，严格遵守法律法规的要求，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，可咨询法律顾问，防范法律风险。五、采购监督与评价（一）内部监督1.审计监督：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、合同签订与执行情况等。对审计发现的问题，提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.纪检监察监督：纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购活动中的腐败问题。对违反采购制度的单位和个人，依法依规给予党纪政纪处分。3.内部检查：采购办应定期对采购工作进行内部自查，检查采购流程的执行情况、采购文件的编制与管理、供应商管理等方面存在的问题，及时进行整改和完善。（二）外部监督1.政府采购监督管理部门监督：接受政府采购监督管理部门的监督检查，按照要求提供采购项目的相关资料，配合做好监督检查工作。2.社会监督：接受社会公众的监督，对采购活动中的违法违规行为，任何单位和个人有权向医院或相关部门举报。医院应及时受理举报，并进行调查处理。（三）采购绩效评价1.建立采购绩效评价指标体系，对采购工作的效率、效益、质量等方面进行评价。评价指标包括采购成本节