公司内部招标现场管理制度

PAGE公司内部招标现场管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部招标现场管理，确保招标活动的公平、公正、公开，提高招标效率，保证公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类招标项目的现场管理活动。（三）基本原则1.公平公正原则：招标现场应保证所有参与投标的单位或个人在同等条件下竞争，不受任何歧视性待遇。2.公开透明原则：招标过程中的各项信息，包括招标要求、评标标准、投标文件等，应向所有投标人公开，确保透明度。3.诚实守信原则：招标人与投标人应诚实守信，严格履行各自的义务和承诺。4.合法合规原则：招标现场管理活动必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求。二、招标现场组织架构及职责（一）招标领导小组1.组成人员：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审批招标方案、评标标准等重要文件。监督招标现场的整体流程，确保招标活动合法合规进行。对重大招标事项进行决策，协调解决招标过程中出现的争议和问题。（二）招标工作小组1.组成人员：由招标部门负责人、项目需求部门代表、法务人员、技术专家等组成。2.职责负责招标项目的具体实施，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标等工作。解答投标人关于招标文件的疑问，收集、整理投标文件。协助招标领导小组处理招标过程中的相关事务，提供专业意见和建议。（三）评标委员会1.组成人员：从公司内部专家库中随机抽取的技术、经济等方面的专家，以及项目需求部门代表等组成，人数为单数。2.职责按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。向招标领导小组提交评标报告，推荐中标候选人。对评标过程中发现的问题进行讨论和决策。三、招标前期准备（一）项目需求确定1.项目需求部门应明确招标项目的具体需求，包括技术规格、数量、质量要求、服务标准等，形成详细的需求文档。2.需求文档应经过相关部门审核，确保其准确性和完整性。（二）招标文件编制1.招标工作小组根据项目需求文档编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、评标标准、合同条款、技术规格等内容。2.招标文件应明确招标项目的各项要求和规则，确保投标人能够清楚了解招标项目的情况。3.招标文件编制完成后，应提交招标领导小组审核，审核通过后方可发布。（三）招标公告发布1.在公司内部网站、公告栏等渠道发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标范围、投标截止时间、开标时间和地点等信息。2.招标公告应确保所有符合条件的潜在投标人能够获取相关信息。（四）资格预审（如有需要）1.对于一些复杂或对投标人资格要求较高的项目，可进行资格预审。2.资格预审文件应明确资格预审的标准和方法，包括投标人的资质、业绩、信誉等方面的要求。3.对潜在投标人提交的资格预审申请文件进行审查，确定合格的投标人名单，并向其发出投标邀请书。四、投标文件接收与管理（一）投标文件接收1.在规定的投标截止时间前，接收投标人提交的投标文件。2.设立专门的投标文件接收处，安排专人负责接收投标文件，并对投标文件进行登记。3.接收投标文件时，应检查投标文件的密封情况，如发现密封破损或不符合要求，应拒绝接收。（二）投标文件保管1.将接收的投标文件妥善保管，确保其安全和完整。2.投标文件保管期限应按照相关法律法规和公司规定执行。（三）投标文件补充、修改与撤回1.在投标截止时间前，投标人可以对投标文件进行补充、修改或撤回。2.投标人提交的补充、修改文件应按照规定密封，并在投标截止时间前送达指定地点。3.投标人撤回投标文件的，应书面通知招标工作小组，并按照规定办理相关手续。五、开标现场管理（一）开标准备1.提前确定开标地点，布置开标现场，确保开标环境符合要求。2.准备好开标所需的设备和材料，如投影仪、音响设备、记录表格等。3.通知所有投标人参加开标会议，并提前公布开标时间和地点。（二）开标程序1.宣布开标纪律，介绍参加开标会议的人员。2.检查投标文件的密封情况，确认无误后当众开启投标文件。3.公布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息，并记录在案。4.开标过程应进行全程记录，可采用录音、录像等方式。（三）开标异议处理1.投标人对开标过程有异议的，应在开标现场提出。2.招标工作小组应及时对投标人提出的异议进行调查和处理，并将处理结果告知投标人。六、评标现场管理（一）评标准备1.评标委员会成员在评标前应熟悉招标文件的内容和评标标准。2.评标委员会成员应签署评标承诺书，保证评标过程的公平、公正、廉洁。3.准备好评标所需的文件、资料和工具，如评标表格、计算器等。（二）评标程序1.评标委员会成员按照评标标准对投标文件进行评审。评审内容包括技术方案、商务条款、价格等方面。2.评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或施加不正当影响。3.评标过程中，评标委员会成员可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会成员应认真填写评标记录，记录评审过程和结果。（三）评标报告编制1.评标结束后，评标委员会应编制评标报告。评标报告应包括评标情况说明、评标结果、中标候选人推荐名单等内容。2.评标报告应由评标委员会全体成员签字确认。（四）评标异议处理1.投标人对评标结果有异议的，可在规定时间内向招标工作小组提出书面质疑。2.招标工作小组应组织相关人员对投标人的质疑进行调查和答复，并将处理结果告知投标人。七、中标通知与合同签订（一）中标通知1.招标领导小组根据评标报告确定中标人，并向中标人发出中标通知书。2.中标通知书应明确中标项目名称、中标价格、中标工期等内容。3.中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。（二）合同签订1.中标人应在规定时间内与招标人签订合同。合同内容应符合招标文件和投标文件的要求。2.合同签订前，应进行合同审核，确保合同条款合法合规、明确具体。3.在合同签订过程中，如有需要，可组织合同谈判，对合同条款进行进一步协商和确定。八、监督与投诉处理（一）监督机制1.公司内部审计部门或纪检监察部门负责对招标现场管理活动进行监督。2.监督部门应定期或不定期对招标项目进行检查，发现问题及时督促整改。3.建立招标现场管理活动的举报制度，鼓励员工对违规行为进行举报。（二）投诉处理1.投标人或其他利害关系人对招标活动有投诉