公司内部招投标内控制度

PAGE公司内部招投标内控制度一、总则（一）目的为了规范公司内部招投标活动，加强对招投标过程的内部控制，确保招投标活动合法、合规、公开、公平、公正，提高公司资源配置效率，防范招投标风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及招投标的项目，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：招投标活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保活动的合法性。2.公开性原则：招投标信息应在公司内部公开，接受全体员工的监督。3.公平性原则：所有参与招投标的主体应享有平等的权利和机会，不得歧视任何一方。4.公正性原则：评标过程应客观、公正，不受任何利益关系的影响。5.诚实守信原则：参与招投标活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、招投标管理机构及职责（一）招投标管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审批公司内部招投标管理制度和流程。审议重大招投标项目的招标方案、评标标准等。对招投标活动中的重大事项进行决策。（二）招投标管理部门1.设置：根据公司实际情况，设立专门的招投标管理部门或指定相关部门负责招投标管理工作。2.职责制定和完善公司内部招投标管理制度和流程。组织实施招投标活动，包括招标公告发布、资格审查、招标文件编制、开标、评标、定标等。建立和管理招投标档案，保存招投标过程中的相关文件和资料。对招投标活动进行监督和检查，及时发现和处理违规行为。（三）评标委员会1.组成：由公司内部相关专业技术人员、管理人员等组成，成员人数应符合相关规定。2.职责按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。向招投标管理部门提交评标报告，推荐中标候选人。三、招标（一）招标项目的确定1.各部门根据公司业务发展需要和实际工作情况，提出招标项目申请，填写《招标项目申请表》，详细说明招标项目的名称、内容、预算、时间要求等。2.招投标管理部门对各部门提交的招标项目申请进行审核，审核通过后报招投标管理委员会审批。3.招投标管理委员会根据公司战略规划和资源配置情况，对招标项目申请进行审批，确定是否进行招标以及招标的方式。（二）招标方式1.公开招标：适用于招标项目金额较大、技术复杂、潜在投标人较多的情况。通过公司内部网站、公告栏等渠道发布招标公告，邀请不特定的潜在投标人参与投标。2.邀请招标：适用于招标项目金额较小、技术相对简单、潜在投标人较少的情况。由招投标管理部门根据项目特点和需求，选择若干家符合条件的潜在投标人，向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标项目技术复杂、时间紧迫、市场竞争不充分等情况。由招投标管理部门与不少于三家的供应商或服务商进行谈判，根据谈判结果确定中标人。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情况。由招投标管理部门对单一来源采购的原因和必要性进行说明，报招投标管理委员会审批后实施。（三）招标文件的编制1.招投标管理部门根据招标项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标标准和方法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等，确保投标人能够准确理解招标要求，编制符合要求的投标文件。3.在编制招标文件过程中，应充分征求相关部门和专业人员的意见，确保招标文件的合理性和公正性。（四）招标公告的发布1.对于公开招标项目，招投标管理部门应在公司内部网站、公告栏等渠道发布招标公告。招标公告应包括招标项目的名称、内容、预算、时间要求、投标人资格条件、获取招标文件的方式等内容。2.招标公告的发布时间应符合相关规定，确保潜在投标人有足够的时间准备投标文件。3.对于邀请招标项目，招投标管理部门应向选定的潜在投标人发出投标邀请书，投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标人资格条件、投标文件的编制要求、开标时间和地点等内容。四、投标（一）投标人资格审查1.招投标管理部门在发布招标公告或投标邀请书后，对潜在投标人进行资格审查。资格审查的内容包括投标人的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。2.投标人应按照招标文件的要求，提供真实、有效的资格证明文件。招投标管理部门对投标人提交的资格证明文件进行审核，不符合资格条件的投标人不得参与投标。3.在资格审查过程中，如发现投标人提供虚假资格证明文件或存在其他违规行为，应取消其投标资格，并依法追究其责任。（二）投标文件的编制1.投标人应按照招标文件的要求，编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。2.商务部分应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.技术部分应包括技术方案、技术规格偏离表、售后服务承诺等。4.价格部分应包括投标总价、分项报价表等。5.投标文件应使用招标文件规定的格式和语言，内容应完整、清晰、准确，不得涂改、行间插字或删除。（三）投标文件的提交1.投标人应在招标文件规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。2.投标文件的密封应符合招标文件的要求，封口处应加盖投标人公章或法定代表人印章。3.投标人提交投标文件后，不得在投标截止时间后撤回投标文件。如因特殊原因需要撤回投标文件，应在投标截止时间前书面通知招投标管理部门。五、开标（一）开标时间和地点1.招投标管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标时间应与投标截止时间一致，开标地点应在招标文件中明确。2.开标前，招投标管理部门应做好开标现场的准备工作，包括布置开标场地、准备开标过程中所需的设备和材料等。（二）开标程序1.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.开标过程应记录在案，并存档备查。开标记录应包括开标时间、地点、投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。3.在开标过程中，如发现投标文件有下列情形之一的，应作为无效投标文件处理：投标文件未按照招标文件的要求密封的。投标文件逾期送达的。投标人未按照招标文件的要求提供投标保证金的。投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的。投标人未按照招标文件的要求签字或盖章的。六、评标（一）评标委员会的组建1.评标委员会由公司内部相关专业技术人员、管理人员等组成，成员人数应符合相关规定。评标委员会成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉招投标法律法规和业务流程。2.评标委员会成员应在开标前从公司内部专家库中随机抽取确定。评标委员会成员名单在中标结果确定前应保密。3.与投标人有利害关系的人员不得进入评标委员会。如发现评标委员会成员与投标人存在利害关系，应及时更换。（二）评标标准和方法1.招投标管理部门应根据招标项目的特点和需求，制定评标标准和方法。评标标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，确保评标过程客观、公正。2.评标方法可采用综合评估法、最低价评标法等。综合评估法是指对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评审，按照评审得分由高到低的顺序推荐中标候选人。最低价评标法是指以投标报价为主要评审因素，按照投标报价由低到高的顺序推荐中标候选人。3.在制定评标标准和方法时，应充分征求相关部门和专业人员的意见，确保评标标准和方法的合理性和公正性。（三）评标过程1.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评审过程中，评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或受任何外界因素的干扰。2.评标委员会成员应认真阅读投标文件，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行详细评审，并填写评标记录。评标记录应包括投标文件的主要内容、评审意见、得分情况等。3.在评标过程中，如发现投标文件存在疑问或需要投标人进行澄清的，评标委员会应及时通知投标人进行澄清。投标人应在规定的时间内提交澄清文件，澄清文件应作为投标文件的组成部分。4.评标委员会完成评审后，应向招投标管理部门提交评标报告。评标报告应包括评标情况说明、评标结果、推荐的中标候选人名单等内容。七、定标（一）中标候选人的确定1.招投标管理部门根据评标委员会提交的评标报告，按照招标文件规定的定标原则，确定中标候选人。中标候选人一般为三名，排名第一的中标候选人为中标人。2.在确定中标候选人时，如出现评标得分相同的情况，应按照招标文件规定的优先顺序确定中标候选人。如招标文件未规定优先顺序，可按照以下原则确定：以投标报价低的优先。以技术方案优的优先。以信誉状况好的优先。（二）中标人的确定1.招投标管理部门将中标候选人名单报招投标管理委员会审批。招投标管理委员会根据评标报告和公司实际情况，确定中标人。2.中标人确定后，招投标管理部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。3.中标通知书应包括招标项目的名称、中标人名称、中标价格、中标工期等内容。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，双方应按照中标通知书的要求签订合同。八、合同签订（一）合同签订前的准备工作1.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与招标人签订合同。合同签订前，招投标管理部门应组织相关部门对中标人的履约能力进行审查，审查内容包括中标人的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。2.如发现中标人存在履约能力不足或其他问题，应及时与中标人协商解决，或按照招标文件的规定取消其中标资格，并依法追究其责任。3.在合同签订前，招投标管理部门应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和招标文件的要求，明确双方的权利和义务。（二）合同签订程序1.合同签订时，双方应按照合同条款的要求，填写合同文本，并加盖双方公章或法定代表人印章。2.合同签订后，招投标管理部门应将合同副本存档，并将合同执行情况纳入公司内部监督检查范围。3.如合同在履行过程中发生变更或解除，双方应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，并及时通知招投标管理部门。九、监督与检查（一）监督机构公司设立招投标监督小组，负责对公司内部招投标活动进行监督检查。招投标监督小组由公司内部纪检监察部门、审计部门等组成。（二）监督内容1.对招投标活动的合法性、合规性进行监督检查，确保招投标活动符合国家法律法规和相关行业标准。2.对招投标管理部门和评标委员会的工作进行监督检查，确保其履行职责，公正、公平地开展招投标活动。3.对投标人的资格审查、投标文件编制、投标报价等情况进行监督检查，防止投标人弄虚作假、恶意竞争等行为。4.对开标、评标、定标等过程进行监督检查，确保开标、评标、定标过程公开、公平、公正。（三）检查方式1.定期检查：招投标监督小组定期对公司内部招投标活动进行检查，检查内容包括招投标管理制度的执行情况、招投标档案的管理情况等。2.不定期检查：根据工作需要，招投标监督小组不定期对公司内部招投标活动进行检查，重点检查重大招投标项目的实施情况、招投标过程中的违规行为等。3.专项检查：针对招投标活动中存在的突出问题，招投标监督小组开展专项检查，深入查找问题原因，提出整改措施，确保招