伊利集体内部采购制度

PAGE伊利集体内部采购制度一、总则（一）目的为规范伊利集体内部采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于伊利集体总部及各下属子公司、分公司（以下统称“公司”）的内部采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，机会均等，杜绝不正当竞争。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最小化，提高经济效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目、采购政策及制度等。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括供应商选择、采购谈判、合同签订、订单执行等。2.需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。（三）职责分工1.采购部门职责制定采购计划和预算。寻找、筛选和评估供应商。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商档案。2.需求部门职责根据业务需要，准确提出采购需求，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求等。协助采购部门进行供应商技术交流和考察。参与采购验收工作，提供验收意见。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门应根据业务计划和实际工作需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确、具体，避免模糊不清或随意变更。2.需求部门需填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、用途、预计采购时间等信息，并经部门负责人审核签字。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购时间、采购预算等，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并对其进行初步评估，评估内容包括供应商资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.供应商考察对于初步评估合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等。考察结束后，采购部门应撰写《供应商考察报告》，对供应商的综合情况进行评价，并提出是否选择该供应商的建议。3.供应商确定采购部门根据供应商考察报告和采购决策委员会的意见，确定最终的供应商名单。采购部门与选定的供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等。4.供应商管理采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务等。根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判。谈判过程中，采购部门应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取最有利的采购条件。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，并提交公司法律部门进行审核。法律部门审核通过后，采购部门与供应商签订正式的采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、明确。（五）采购订单执行1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息。2.供应商应按照采购订单的要求组织生产和发货，并在规定的交货期内将货物送达指定地点。3.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保货物按时、按质、按量交付。（六）采购验收1.货物到货前，采购部门应通知需求部门准备验收工作。2.需求部门组织相关人员按照采购合同和质量标准对货物进行验收。验收内容包括货物的名称、规格型号、数量、质量、外观等。3.验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，并签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，并提交财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。付款时，财务部门应核对采购合同、发票、验收单等相关凭证，确保付款金额准确无误。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据采购计划，结合市场价格走势、历史采购数据等，编制采购预算。采购预算应明确各项采购物资或服务的预计采购金额、采购时间等。2.采购预算经采购决策委员会审批后，作为公司年度预算的一部分，纳入公司财务管理体系。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算管理规定办理相关审批手续。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向采购决策委员会汇报采购预算执行情况。对于预算执行偏差较大的项目，应及时查明原因，采取措施进行纠正。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，风险包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的履约能力。建立供应商违约预警机制，及时发现供应商可能存在的违约迹象，并采取相应措施。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款。加强对采购物资或服务的质量检验，严格按照质量标准进行验收。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。3.价格波动风险应对关注市场价格动态，定期收集市场价格信息。与供应商协商签订价格调整条款，或采用套期保值等金融工具规避价格波动风险。4.合同风险应对加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、合规、完整、明确。定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。六、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应建立采购信息管理系统，及时收集、整理采购相关信息，包括供应商信息、采购订单信息、采购合同信息、采购验收信息等。2.采购信息应真实、准确、完整，并按照规定的格式和要求进行存储和管理。（二）信息共享与利用1.采购信息管理系统应实现采购部门与需求部门、财务部门等相关部门之间的信息共享，方便各部门及时了解采购情况，协同工作。2.采购部门应定期对采购信息进行分析和总结，为公司采购决策提供数据支持和参考依据。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行有效、采购资金使用是否合理等。2.审计部门应及时发现采购过程中存在的问题，并提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价体系，对采购部门和需求部门的采购工作进行考核评价。考核评价内容包括