企业内部合同保管制度

PAGE企业内部合同保管制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同保管行为，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度旨在确保公司各类合同在签订、履行、变更、终止等过程中得到妥善保管，便于查询、使用和监督，防止合同丢失、毁损、泄露等风险，保障公司业务的正常开展和经济利益的实现。（二）适用范围本制度适用于公司本部及所属各部门、分支机构、子公司等各层级机构在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同、劳动合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同保管工作应严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保合同管理活动合法合规。2.安全保密原则妥善保管合同，防止合同信息泄露，保障公司商业秘密和合法权益不受侵害。3.集中统一原则实行合同集中统一保管，便于公司对合同进行全面管理和监督，提高管理效率。4.分类管理原则根据合同的性质、类型、重要程度等进行分类管理，便于查找和使用。二、合同保管职责分工（一）合同管理部门1.负责制定和完善合同保管制度，并组织实施。2.对合同签订、履行过程进行监督和管理，指导合同承办部门做好合同保管工作。3.定期对合同保管情况进行检查和评估，提出改进意见和建议。4.负责合同档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。（二）合同承办部门1.负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并指定专人负责合同的保管。2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料提交给合同管理部门归档保管。3.配合合同管理部门做好合同保管情况的检查和评估工作，及时提供相关资料和信息。4.负责对本部门保管的合同进行定期盘点和清查，确保合同的完整性和准确性。（三）财务部门1.负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务风险可控。2.根据合同约定，及时办理款项收付等财务手续，并做好相关记录。3.配合合同管理部门做好合同的财务审计和监督工作。（四）法务部门1.负责对合同的合法性、合规性进行审查，提出法律意见和建议。2.参与重大合同的谈判和签订工作，提供法律支持和保障。3.协助合同管理部门处理合同纠纷和法律事务。三、合同保管流程（一）合同签订前1.合同承办部门在合同起草过程中，应明确合同编号、签订时间、签订地点、当事人名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同承办部门应将合同文本初稿提交给合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门进行会签。会签部门应在[X]个工作日内提出书面意见，合同承办部门根据会签意见对合同文本进行修改完善。3.合同承办部门将修改后的合同文本提交给公司法定代表人或授权代表签字盖章。签字盖章后的合同文本应留存一份原件作为正本，用于正式履行和存档。（二）合同签订后1.合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同正本及相关资料（包括合同附件、补充协议、变更协议、授权委托书、资质证明文件、往来信函等）提交给合同管理部门归档保管。2.合同管理部门收到合同承办部门提交的合同及相关资料后，应及时进行核对和登记。核对内容包括合同编号、签订时间、当事人名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等主要条款是否齐全、准确，相关资料是否完整、有效。登记内容包括合同名称、编号、签订时间、当事人名称、保管期限等信息。3.合同管理部门应按照合同的性质、类型、重要程度等进行分类编号，并建立合同台账。合同台账应详细记录合同的基本信息、履行情况、变更情况、终止情况等内容，便于查询和统计。4.合同管理部门应将合同正本及相关资料整理成册，按照档案管理的要求进行装订和编目。编目内容包括合同编号、名称、当事人名称、签订时间、保管期限、卷内文件目录等信息。装订后的合同档案应装入档案盒，并在档案盒上标明合同编号、名称、当事人名称、保管期限等信息。5.合同管理部门应将合同档案存入专门的档案库房，并按照档案保管的要求进行妥善保管。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保合同档案的安全和完整。（三）合同履行过程中1.合同承办部门应按照合同约定全面履行合同义务，并及时将合同履行情况反馈给合同管理部门。合同履行情况包括合同的执行进度、款项收付情况、质量验收情况、违约责任承担情况等内容。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或存在风险的合同，合同管理部门应重点关注，并及时向公司领导汇报。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除、终止等情况，合同承办部门应及时通知合同管理部门，并提供相关证明材料。合同管理部门应根据合同承办部门提供的证明材料，对合同台账和档案进行相应的变更和调整。（四）合同终止后1.合同履行完毕或提前终止后，合同承办部门应及时清理合同相关资料，并将合同正本及相关资料提交给合同管理部门归档保管。清理内容包括合同履行过程中形成的各类文件、凭证、记录等资料。2.合同管理部门收到合同承办部门提交的合同及相关资料后，应按照档案管理的要求进行整理和归档。对于已履行完毕的合同，应在合同档案上注明“已履行完毕”字样，并按照规定的保管期限进行保管。3.合同管理部门应定期对已终止的合同进行清查和盘点，确保合同档案的完整性和准确性。对于超过保管期限的合同档案，应按照档案销毁的规定进行销毁处理。四、合同保管方式及要求（一）纸质合同保管1.合同正本应采用A4纸张打印或复印，并加盖骑缝章。合同附件、补充协议、变更协议等相关资料应与合同正本一并装订成册。2.合同档案应按照年度、类别、编号顺序进行排列，并装入档案盒。档案盒应标明合同编号、名称、当事人名称、保管期限等信息。3.合同档案应存放在专门的档案库房，并按照档案保管的要求进行妥善保管。档案库房应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合档案保管的要求。4.合同档案应建立借阅登记制度，严格控制借阅范围和借阅期限。借阅人应填写借阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可借阅合同档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、损毁、丢失合同档案。借阅归还后，合同管理部门应及时对合同档案进行检查和核对，确保合同档案的完整性和准确性。（二）电子合同保管1.对于采用电子方式签订的合同，合同承办部门应在合同签订后及时将电子合同文本及相关资料提交给合同管理部门归档保管。电子合同文本应采用PDF格式或其他安全可靠的格式保存，并确保电子合同的完整性和可读性。2.合同管理部门应建立电子合同管理系统，对电子合同进行分类编号、存储和管理。电子合同管理系统应具备合同上传、下载、查询、统计、备份等功能，并设置相应的权限管理，确保电子合同的安全和保密。3.电子合同档案应定期进行备份，备份存储介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种方式，并分别存放在不同的地点。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保备份数据的完整性和可用性。4.电子合同档案应建立借阅登记制度，严格控制借阅范围和借阅期限。借阅人应填写借阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可借阅电子合同档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人应使用专门的软件和设备查阅电子合同档案，不得擅自复制、传播电子合同档案。借阅归还后，合同管理部门应及时对电子合同档案进行检查和核对，确保电子合同档案的完整性和准确性。五、合同保管期限（一）一般合同保管期限一般合同的保管期限为自合同终止之日起[X]年。（二）特殊合同保管期限1.涉及公司重大资产处置、重大投资、重大融资等事项的合同，保管期限为自合同终止之日起[X]年。2.涉及公司知识产权、商业秘密等重要信息的合同，保管期限为自合同终止之日起[X]年。3.涉及公司诉讼、仲裁等法律纠纷的合同，保管期限为自法律纠纷终结之日起[X]年。（三）保管期限的调整合同保管期限届满后，如因特殊原因需要继续保管的，合同管理部门应提出申请，经公司领导批准后，可适当延长保管期限，但延长后的保管期限不得超过[X]年。六、合同查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应注明查阅合同的编号、名称、当事人名称、查阅目的等信息。2.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，并提交相关证明材料，经合同管理部门负责人审核、公司领导批准后，方可查阅。查阅申请表应注明查阅合同的编号、名称、当事人名称、查阅目的、查阅范围等信息。（二）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可借阅。借阅申请表应注明借阅合同的编号、名称、当事人名称、借阅期限等信息。2.公司外部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，并提交相关证明材料，经合同管理部门负责人审核、公司领导批准后，方可借阅。借阅申请表应注明借阅合同的编号、名称、当事人名称、借阅期限、借阅范围等信息。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅合同档案时，查阅人或借阅人应在合同管理部门指定的地点进行查阅和借阅，并遵守档案库房的管理制度。2.查阅人或借阅人应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、损毁、丢失合同档案。如需复印合同档案，应经合同管理部门负责人批准，并在合同管理部门工作人员的监督下进行复印。3.查阅人或借阅人应按照查阅申请表或借阅申请表中注明的查阅范围和借阅期限进行查阅和借阅，不得擅自扩大查阅范围或延长借阅期限。如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。4.查阅和借阅合同档案完毕后，查阅人或借阅人应及时将合同档案归还合同管理部门，并办理归还手续。合同管理部门工作人员应及时对归还的合同档案进行检查和核对，确保合同档案的完整性和准确性。七、合同保管的监督与检查（一）监督检查主体公司审计部门负责对合同保管制度的执行情况进行监督检查，合同管理部门负责具体组织实施合同保管情况的日常检查工作。（二）监督检查内容1.合同保管制度的执行情况，包括合同保管职责分工是否明确、合同保管流程是否规范、合同保管方式及要求是否落实等。2.合同档案的完整性和准确性，包括合同正本及相关资料是否齐全、合同编号是否连续、合同台账是否准确等。3.合同档案的保管情况，包括档案库房的安全设施是否完善、档案存放是否整齐有序、档案保管期限是否符合规定等。4.合同查阅与借阅情况，包括查阅和借阅手续是否齐全、查阅和借阅范围是否符合规定、查阅和借阅期限是否合规等。（三）监督检查方式1.定期检查：合同管理部门应定期对合同保管情况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，并形成检查报告。检查报告应包括检查时间、检查范围、检查内容、检查结果、存在问题及整改建议等内容。2.不定期抽查：公司审计部门应不定期对合同保管情况进行抽查，抽查比例不得低于合同总数的[X]%。抽查结果应及时反馈给合同管理部门，并要求合同管理部门对存在的问题进行整改。3.专项检查：对于重大合同或存在风险的合同，公司审计部门应进行专项检