企业合同内部管理制度

PAGE企业合同内部管理制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范公司合同管理流程，加强合同风险防控，维护公司合法权益，提高公司经济效益，确保公司各项经营活动依法依规、有序高效开展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同合法有效。2.审慎严谨原则：签订合同前，必须对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行全面审查，审慎评估合同风险，确保合同条款公平合理、明确具体。3.全程管理原则：对合同的签订、履行、变更、解除等全过程进行跟踪管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。4.归口管理原则：合同管理实行归口管理与分级负责相结合的制度，明确各部门在合同管理中的职责分工，确保合同管理工作有序进行。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。合同管理委员会由公司总经理担任主任，分管领导担任副主任，各相关部门负责人为成员。其主要职责如下：1.审议合同管理制度、流程和重大合同事项；2.协调解决合同管理工作中的重大问题；3.对重大合同的签订、履行、变更、解除等进行决策。（二）合同管理部门公司设立合同管理部门，作为合同管理的归口部门，负责合同管理的日常工作。合同管理部门的主要职责如下：1.制定和完善合同管理制度、流程；2.组织合同文本的起草、审核、签订、备案等工作；3.对合同履行情况进行跟踪、检查和监督；4.协调解决合同履行过程中出现的问题；5.负责合同纠纷的处理和诉讼工作；6.建立合同管理台账，定期统计分析合同签订、履行情况；7.组织开展合同管理培训和宣传工作。（三）合同承办部门合同承办部门是合同的具体执行部门，负责合同的洽谈、起草、履行等工作。其主要职责如下：1.负责合同项目的前期调研、可行性分析等工作；2.按照合同管理流程，组织合同文本的起草、审核、签订等工作；3.负责合同的履行，及时向合同管理部门报告合同履行情况；4.协助合同管理部门处理合同履行过程中出现的问题；5.负责收集、整理、归档合同相关资料。三、合同签订管理（一）合同相对方主体资格审查1.合同承办部门在签订合同前，应当对合同相对方的主体资格、经营范围、信用状况等进行审查，并要求对方提供相关证明文件，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书等。2.对涉及重大项目或金额较大的合同，合同承办部门应当委托律师事务所等专业机构对合同相对方进行尽职调查，确保合同相对方具备合法的主体资格和履约能力。（二）合同文本起草1.合同文本应当由合同承办部门负责起草。合同文本应当符合法律法规和行业标准的要求，内容完整、条款清晰、权利义务明确，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。2.合同文本应当包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据合同的性质和特点，还可以约定其他必要的条款，如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。（三）合同审核1.合同文本起草完成后，应当提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应当对合同文本的合法性、合规性、完整性、准确性等进行全面审核，并提出审核意见。2.审核内容主要包括：合同主体资格是否合法、合同条款是否符合法律法规和行业标准的要求、合同权利义务是否明确对等、合同风险是否可控等。对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应当组织法律专业人员进行会审，并出具法律意见书。3.合同承办部门应当根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，并将修改后的合同文本再次提交审核，直至审核通过。（四）合同签订1.合同审核通过后，应当按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，由法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章。2.签订合同应当使用公司统一印制的合同文本。如因特殊情况需要使用非统一文本的，应当经合同管理部门同意，并对合同文本进行严格审核。3.合同签订过程中，应当严格按照合同条款执行，不得擅自变更合同内容。如因特殊情况需要变更合同内容的，应当按照合同变更管理的规定进行操作。（五）合同备案1.合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行备案。备案内容包括合同文本、审批文件、对方营业执照副本等相关证明文件。2.合同管理部门应当建立合同备案台账，对合同备案情况进行详细记录，并定期对合同备案情况进行检查和统计分析。四、合同履行管理（一）合同履行计划制定1.合同签订后，合同承办部门应当制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，并将合同履行计划提交合同管理部门备案。2.合同履行计划应当具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定的时间、地点、方式等履行。（二）合同履行跟踪与监督1.合同管理部门应当对合同履行情况进行跟踪、检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同承办部门应当定期向合同管理部门报告合同履行情况，包括合同履行进度、存在的问题及解决方案等。对于合同履行过程中出现的重大问题，合同承办部门应当及时向合同管理部门和公司领导报告，并采取有效措施加以解决。3.合同管理部门应当建立合同履行台账，对合同履行情况进行详细记录，并定期对合同履行情况进行统计分析，为公司决策提供依据。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，合同承办部门应当及时与合同相对方协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应当按照合同签订管理的规定进行审核、审批和备案。合同变更后，合同承办部门应当及时调整合同履行计划，并向合同管理部门报告合同变更情况。（四）合同解除管理1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要解除合同的，合同承办部门应当及时与合同相对方协商，并签订书面解除协议。2.合同解除协议应当按照合同签订管理的规定进行审核、审批和备案。合同解除后，合同承办部门应当及时清理合同履行过程中的相关资料，并向合同管理部门报告合同解除情况。五、合同纠纷管理（一）合同纠纷预警1.合同管理部门应当建立合同纠纷预警机制，及时发现合同履行过程中可能出现的纠纷隐患，并向合同承办部门发出预警通知。2.合同承办部门应当根据合同纠纷预警通知，及时采取有效措施加以防范和化解，避免纠纷的发生。（二）合同纠纷处理1.如发生合同纠纷，合同承办部门应当及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应当组织相关人员对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.合同纠纷处理方案应当根据纠纷的性质、特点和实际情况，选择合适的处理方式，如协商、调解、仲裁、诉讼等。对于重大合同纠纷或涉及法律风险较高的合同纠纷，应当委托律师事务所等专业机构进行处理。3.在合同纠纷处理过程中，应当严格遵守法律法规和相关程序规定，维护公司合法权益。同时，应当注重与合同相对方的沟通协商，尽量通过友好协商解决纠纷，避免矛盾激化。（三）合同纠纷案例分析与总结1.合同管理部门应当定期对合同纠纷案例进行分析研究，总结经验教训，提出改进措施和建议，不断完善合同管理制度和流程。2.合同承办部门应当根据合同纠纷案例分析与总结的结果，加强对合同管理工作的重视，提高合同管理水平，避免类似纠纷的再次发生。六、合同档案管理（一）合同档案的收集与整理1.合同承办部门应当负责收集、整理合同履行过程中形成的各种资料，包括合同文本、审批文件、往来函件、会议纪要、履行记录、变更协议、解除协议等，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.合同管理部门应当定期对合同承办部门提交的合同档案进行检查和指导，确保合同档案的完整性、准确性和规范性。（二）合同档案的保管与查阅1.合同档案应当由公司档案管理部门统一保管，确保档案的安全和完整。档案管理部门应当建立合同档案保管台账，对合同档案的保管情况进行详细记录。2.因工作需要查阅合同档案的，应当按照公司档案管理的规定办理查阅手续。查阅人员应当严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失合同档案。（三）