应收账款管理制度1

PAGEPAGE1应收账款管理制度1、目的建立一个以财务为中心，以销售为龙头，进销存一体化的ERP系统，通过销售系统，建立客户资信等级评估，确定信用条件，用信息系统的实时性，通过由拥有不同权限的人员联签一个文件记录的形式来达成，即时反映客户的销售情况、收款情况及赊销情况。对不符合信用条件的，如到期货款未付清的不予发货，实现系统自动拒绝处理超出信用条件的客户订单，使每个客户的销售与资金回笼按合同及信用条件操作，保证应收账款良性循环，最大限度地减少赊销的风险。2、基本原则2.1明确各部门、人员的职责分工。其一，销售业务与信用检查、信用额度确定是不相容业务，不能由同一人负责，以切实避免销售人员为扩大销售而使企业承受不适当的信用风险。其二，分级设置批准赊销信用的权限，并在程序中设置操作权限，不同信用额度的赊销由不同层次的人员审批。

2.2销售业务原则上实行“现款交易”方式，但不排除根据市场需求、客户资信状况许可发生的“赊销”业务。赊销业务必须遵循销售部门调查申报、总经理审批授权、经办责任人全程负责的原则。2.3赊销信用的治理包括两部分内容，一是制定赊销额度，指根据对客户的调查，针对每个客户制定赊销额度；二是日常赊销治理，包括对销售业务赊销额度的比较和超出赊销额度的销售的特殊审批。为降低坏账风险，在ERP系统中内置客户信用额度比较和预警机制，同时，内置完整的信用额度标准体系和信用额度审批程序。赊销额度核查由系统强制进行，避免人工核对的随意性，减少隐瞒、遗漏等不符合信用条件和超信用额度销售事项的发生。对不符合信用条件和超信用额度的销售项目必须由具有相应权限的人员进行审批，未经批准任何人一律不得擅自办理赊销业务。3、财务控制3.1财务在ERP环境下，对系统内置的严格的销售业务批准程序的调整，要求授权部门提供相应的经审批的调整通知单，在程序的内部审核机制上，进行严格的单据完整性检查，审核项目不完整的销售单将不能流转到下一步骤；在审核销售商品的品种、规格和数量时，充分利用ERP的集成性，调用生产制造和进销存等模块的信息，设置不合格品种、规格和数量短缺警机制，避免给企业造成信誉和经济上的损失。3.2财务部每月做好应收账款明细表及账龄分析表，对应收账款实行动态管理。账龄分析表应列示如下内容:

（1）各客户最近四个月的销售额、收款额、余额。

（2）账龄情况。账龄时段分为3个月内、3～6个月内、6～9个月内、9个月～12个月、超一年。

（3）对余额大或账龄长以及销售量或收款有异常情况的，在表中要用文字说明，以引起高度重视。

（4）对违反信用条件的客户，提前采取发对账函或催收函，让对方确认欠款并延长时效期，以便以后诉讼需要。

（5）对赖账的客户或发现客户有异常情况的，要及时通过法律诉讼。

3.3当出现以下信号时，财务应将该客户列入重点跟踪对象并及时报告总经理，客户危险信号包括：①发出空头支票；②承诺付款未能兑现；③永不回复留言；④发出期票；⑤支票被银行退回；⑥转换银行；⑦卷入法院诉讼；⑧以低于成本倾销货物；⑨增长速度过快。3.4追款（1）联系。销售人员要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖欠款的原因。

（2）信函。销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。

（3）走访。销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。

3.5对已拖欠款项的处理（1）收集资料。要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；

（2）追讨文件。建立账款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件——预告、警告、律师函，视情况及时发出；（3）最后期限。要求客户了解最后的期限及其后果，让客户明确最后期限的含义；

（4）要求协助。使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。3.6应收账款清账，对于确实无法收回的坏账，应获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时处理；对于会计期末未收回的款项，企业应将对客户的风险评估纳入客户治理内容，在此基础上制定针对该客户的信用政策和坏账预期。在ERP系统环境下，信用政策的制定要经过适当的授权，并与坏账提取进行职责分离。

3.7为保证业务在授权范围内进行和实物与资金处理的一致性，ERP系统在职责划分上，要求退货的批准、退货货物的接收和开具退货入库单、应收账款的冲减应分别由不同人员负责，并确保与此业务有关的部门和人员各司其职，分别控制实物流和会计