行政单位文件归档管理规范制度

行政单位文件归档管理规范制度第一章总则第一条为规范我单位文件归档管理工作，提高行政效能，确保各类文件材料的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关规定，结合本单位实际，特制定本制度。第二条本制度适用于单位内部所有部门及工作人员在公务活动中形成的，具有查考、利用和保存价值的各类文件材料的归档管理。第三条文件归档管理工作是单位行政管理的重要组成部分，遵循统一领导、分级负责、真实准确、及时规范、完整系统、安全保密的原则。各部门应高度重视，指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。第二章文件材料的收集与整理第四条文件材料的收集范围包括：1.单位在行政管理、业务开展、内部管理等活动中形成的各类正式文件、会议纪要、请示报告、批复、通知、函件、合同协议、统计报表、调研材料、工作总结、会议记录等；2.上级单位下发的需本单位贯彻执行或查考的文件材料；3.下级单位报送的需本单位审批、答复或查考的文件材料；4.单位与外部单位往来的重要文件材料；5.其他具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。第五条文件材料的收集应及时、完整。各部门应在各项工作完成后或文件办理完毕后，及时将相关文件材料收集齐全。对于专业性强或形成周期较长的工作，应在工作过程中注意阶段性文件材料的积累和收集。第六条文件材料的整理应符合以下要求：1.分类：按照文件材料的形成规律、内容性质及本单位档案分类方案进行科学分类。分类方案应保持相对稳定。2.排列：同一类别的文件材料，应按照形成时间顺序或重要程度进行系统排列。3.编号：对整理好的文件材料，应按照分类方案和排列顺序进行编号，确保每份文件材料都有唯一的标识。4.编目：填写卷内文件目录或归档文件目录，内容包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等信息，确保著录准确、规范。第七条对于电子文件，应同时收集其元数据和相应的支持软件及其他相关数据。电子文件的整理应符合国家关于电子文件归档与管理的相关规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第三章文件归档第八条归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。具体归档范围可参照本单位制定的《文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。第九条归档时间：1.文书类文件材料应在次年上半年完成归档；2.业务类文件材料应在该项业务工作结束后三个月内完成归档；3.基建项目、科研课题等文件材料，应在项目或课题验收后六个月内完成归档；4.会计档案的归档时间按财政部、国家档案局有关规定执行；5.特殊情况需延期归档的，应经单位档案管理部门同意。第十条归档要求：1.归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可归档具有凭证作用的复印件，并注明原件保管处。2.文件材料应齐全完整，手续完备，格式规范。3.字迹清楚，图样清晰，纸张质量符合存档要求。不得使用易褪色的书写材料。4.归档文件材料应按照规定的份数归档，一般为一份，重要的和利用频繁的可适当增加份数。第十一条各部门应指定专人负责本部门文件材料的整理和向单位档案管理部门移交归档工作。移交时，应填写《档案交接文据》，办理交接手续，双方签字确认。第四章档案保管与利用第十二条档案管理部门应具备符合要求的档案库房和必要的设施设备，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作，确保档案实体安全。第十三条档案管理部门应建立健全档案库房管理制度，严格执行档案入库、出库登记手续。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第十四条档案的利用应遵循以下规定：1.单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外部单位查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位档案管理部门负责人批准。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。3.查阅档案时，应在指定地点进行。未经允许，不得擅自复制、勾画、涂改、抽取、撤换、增删档案材料。4.复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理部门负责复制，复制件须加盖档案证明章。5.档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人应负责档案的安全和保密，不得转借他人。第十五条档案管理部门应积极开发档案信息资源，编制必要的检索工具和参考资料，为单位各项工作提供便捷、高效的档案利用服务。第十六条对于已到保管期限的档案，应按照国家有关规定进行鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后予以销毁，并做好销毁记录。严禁擅自销毁档案。第五章监督与责任第十七条单位档案管理部门负责对本单位各部门文件归档管理工作进行指导、监督和检查。定期组织档案业务培训，提高工作人员的档案管理水平。第十八条各部门负责人是本部门文件归档管理工作的第一责任人，对本部门文件材料的收集、整理和按时归档负总责。第十九条对于在文件归档管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。第二十条对违反本制度规定，造成文件材料丢失、损坏、泄密或不按规定归档，影响工作正常开展的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至追究相应责任。第