采购招标内部控制制度

PAGE采购招标内部控制制度一、总则（一）目的为了加强公司采购招标活动的内部控制，规范采购招标行为，防范采购招标风险，提高采购招标效率和效益，确保公司采购招标活动合法、合规、公正、透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司的采购招标活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购招标活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公平性原则：采购招标活动应公平对待所有潜在供应商，不得偏袒任何一方。3.公正性原则：采购招标活动应严格按照规定的程序和标准进行，确保评标结果公正合理。4.公开性原则：采购招标活动应公开采购信息、招标程序、评标标准等，接受公司内部和外部的监督。5.效益性原则：采购招标活动应在保证质量的前提下，追求经济效益最大化。（四）职责分工1.采购部门负责采购招标活动的组织和实施。编制采购招标文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等。发布采购招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标活动，记录评标过程和结果。与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。2.财务部门参与采购招标活动的预算编制和审核。负责采购资金的支付和核算。对采购招标活动的成本效益进行分析和评价。3.审计部门对采购招标活动进行审计监督，检查采购招标程序的合规性和公正性。对采购招标活动中的违规行为进行调查和处理。4.法务部门审查采购招标文件和采购合同，确保其合法合规。为采购招标活动提供法律咨询和服务。5.需求部门提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购招标活动的评标工作，提供专业意见。协助采购部门与中标供应商签订采购合同，并验收采购货物或服务。二、采购招标流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购预算编制1.采购部门根据《采购申请表》，结合市场价格和历史采购数据，编制采购预算。2.采购预算经财务部门审核后，报公司领导审批。（三）采购招标方式确定1.根据采购项目的金额、性质、市场供应情况等因素，确定采购招标方式。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。邀请招标：适用于采购金额较小、技术相对简单、潜在供应商较少的项目。竞争性谈判：适用于采购项目技术复杂、时间紧迫、无法事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购招标方式的确定需报公司领导审批。（四）采购招标文件编制1.采购部门根据采购招标方式和采购需求，编制采购招标文件。2.采购招标文件应包括以下内容：招标公告（适用于公开招标和邀请招标）。投标人须知。采购项目的技术规格、数量、质量要求等。评标标准和方法。投标文件格式。合同条款及格式。其他需要说明的事项。3.采购招标文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，报法务部门审查。（五）采购招标公告发布（适用于公开招标和邀请招标）1.采购部门在公司内部网站、政府采购网等指定媒体上发布采购招标公告。2.采购招标公告应包括以下内容：采购项目的名称、编号、预算金额等。采购项目的技术规格、数量、质量要求等。采购招标方式。投标人的资格要求。投标文件的递交截止时间、地点和方式。开标时间、地点。采购人的名称、地址、联系方式。（六）供应商资格审查1.采购部门对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书。生产经营许可证、产品质量认证证书等相关行业证书。财务状况、信用记录等。业绩情况、技术能力等。2.采购部门将资格审查结果通知合格的潜在供应商，并向其发送采购招标文件。（七）投标文件接收与开标1.采购部门接收潜在供应商的投标文件，并进行登记。2.在规定的开标时间和地点，采购部门组织开标会议，开标会议应邀请需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。3.开标会议上，采购部门工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（八）评标1.采购部门组织评标委员会进行评标，评标委员会由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参加。2.评标委员会按照采购招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.评标过程应进行记录，评标委员会成员应在评标报告上签字。（九）中标通知1.采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。2.中标通知书应包括以下内容：采购项目的名称、编号、预算金额等。中标供应商的名称、地址、联系方式。中标金额。采购合同的签订时间、地点和方式。（十）采购合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应报法务部门审查。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（十一）采购验收1.需求部门负责采购货物或服务的验收工作，验收内容包括：货物的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同要求。服务的内容、标准、质量等是否符合采购合同要求。2.需求部门验收合格后，填写《采购验收报告》，经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。3.采购部门根据《采购验收报告》，办理采购资金支付手续。三、采购招标风险管理（一）风险识别1.供应商风险：供应商提供的货物或服务质量不符合要求、交货延迟、价格波动等。2.采购人员风险：采购人员与供应商勾结、收受回扣、泄露采购信息等。3.招标程序风险：招标程序不规范、评标标准不合理、开标评标过程不公正等。4.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等。（二）风险评估1.对识别出的采购招标风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，将风险分为高风险、中风险和低风险。（三）风险应对1.供应商风险应对加强对供应商的管理和监督，建立供应商评价机制，定期对供应商进行评价和考核。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。建立供应商备份机制，在主要供应商出现问题时，能够及时更换供应商。2.采购人员风险应对加强对采购人员的职业道德教育，提高采购人员的廉洁意识。建立采购人员轮岗制度，定期对采购人员进行轮岗。加强对采购活动的内部审计和监督，发现问题及时处理。3.招标程序风险应对严格按照规定的招标程序进行采购招标活动，确保招标程序合法合规。制定合理的评标标准和方法，确保评标结果公正合理。加强对开标评标过程的监督，确保开标评标过程公开透明。4.合同风险应对加强对采购合同的审查和管理，确保合同条款明确、合法合规。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时解决。加强对合同纠纷的处理，维护公司的合法权益。四、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购招标活动进行审计监督，检查采购招标程序的合规性和公正性。2.审计部门发现