采购招标内部决策制度

PAGE采购招标内部决策制度一、总则（一）目的为规范公司采购招标活动，保证采购招标工作合法、合规、公正、透明，提高采购资金使用效益，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购招标项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购招标活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购招标过程应公正、公平，不得偏袒任何一方，保障所有参与方的合法权益。3.透明性原则：采购招标信息应公开透明，接受公司内部和相关部门的监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购招标决策组织（一）采购招标决策委员会1.组成人员主任：公司总经理副主任：公司副总经理（分管采购业务）成员：采购部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人、使用部门负责人等。2.职责审批采购招标计划和预算。审议采购招标方案和评标标准。决策采购招标结果，包括中标供应商的选定等。对采购招标过程中的重大问题进行决策。（二）采购招标工作小组1.组成人员组长：采购部门负责人成员：采购部门相关人员、法务人员、技术专家等。2.职责负责采购招标项目的具体实施，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。收集和整理供应商信息，建立供应商库。对投标文件进行初步评审，筛选出合格供应商。协助采购招标决策委员会进行决策，提供相关资料和建议。三、采购招标流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.《采购需求申请表》经使用部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购需求和公司实际情况，编制采购计划，明确采购方式、采购时间、采购预算等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门审核预算。（三）采购预算审核1.财务部门对采购计划中的预算进行审核，确保预算合理、准确。2.如预算超出公司规定范围，财务部门应与采购部门沟通，调整采购计划或预算。3.采购预算审核通过后，采购计划提交至采购招标决策委员会审批。（四）采购招标方案制定1.根据采购项目的特点和要求，采购部门制定采购招标方案，包括采购方式的选择、招标文件的编制、评标标准的确定等。2.采购招标方案应充分考虑采购项目的技术要求、质量要求、价格因素、售后服务等内容，确保方案科学合理。3.采购招标方案经采购部门负责人审核签字后，提交至采购招标决策委员会审议。（五）招标文件编制1.采购部门按照采购招标方案编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保投标人能够准确理解并响应招标要求。3.招标文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，提交至法务部门审核合法性。（六）招标公告发布1.法务部门审核通过招标文件后，采购部门在公司内部网站、相关行业网站等媒体上发布招标公告，公开招标信息。2.招标公告应明确采购项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息，吸引潜在供应商参与投标。（七）供应商报名及资格审查1.潜在供应商在规定时间内报名参加投标，提交报名资料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、产品样本等。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，核实其资质、业绩、信誉等情况，筛选出符合要求的供应商。3.资格审查合格的供应商，采购部门向其发放招标文件。（八）投标文件接收与开标1.采购部门接收供应商提交的投标文件，对投标文件进行登记和编号。2.在规定的开标时间和地点，组织开标会议，邀请采购招标决策委员会成员、使用部门代表、法务人员等参加。3.开标会议上，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（九）评标1.开标结束后，采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门负责人、技术专家、财务人员、法务人员等组成。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准，对投标文件进行详细评审，综合考虑投标人的技术方案、价格、售后服务等因素，评选出中标候选人。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。（十）中标候选人公示1.采购部门将中标候选人名单在公司内部网站进行公示，公示期为[X]个工作日。2.公示期间，如有异议，任何单位或个人均可向采购部门提出，采购部门应及时进行调查核实，并将处理结果告知相关方。（十一）中标结果确定与合同签订1.公示期满无异议后，采购招标决策委员会根据评标结果确定中标供应商，并发布中标通知书。2.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，报财务部门备案。四、采购招标监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购招标项目进行审计，检查采购招标程序是否合规、采购合同是否履行等情况。2.公司纪检监察部门对采购招标过程中的违规行为进行监督检查，严肃查处违法违纪行为。3.采购部门应定期向采购招标决策委员会汇报采购招标工作进展情况，接受决策委员会的监督和指导。（二）外部监督1.采购招标活动接受政府相关部门的监督检查，如财政部门、审计部门等。公司应积极配合相关部门的工作，提供必要的资料和信息。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购招标项目，应主动接受社会公众的监督，及时公开招标信息和中标结果。（三）档案管理1.采购部门负责采购招标项目档案的整理、归档和保管工作。档案内容应包括采购需求申请表、采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等。2.采购招标项目档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。五、责任追究（一）违规行为界定1.在采购招标过程中，存在以下行为之一的，属于违规行为：违反法律法规和本制度规定，擅自确定采购方式、评标标准等。与供应商串通，泄露标底或其他招标机密。收受供应商贿赂或其他不正当利益。在评标过程中，不按照评标标准进行评审，偏袒特定供应商。其他违反采购招标程序和规定的行为。（二）责任追究措施1.对于违规行为，视情