滁州合同内部控制制度

PAGE滁州合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强滁州公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益和管理水平。（二）适用范围本制度适用于滁州公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规和政策的规定。2.全面性原则：合同管理应涵盖合同从起草、审批、签订、履行到终止的全过程，确保各个环节都得到有效控制。3.审慎性原则：在签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎做出决策。4.归口管理原则：合同管理实行归口管理，由公司指定的部门负责合同的统一审核、编号、归档等工作。5.责任追究原则：对违反本制度规定，导致公司利益受损的部门和个人，将依法依规追究其责任。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会合同管理委员会是公司合同管理的决策机构，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。其主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程和重大合同事项。2.对合同签订、履行过程中的重大问题进行决策。3.协调各部门在合同管理工作中的关系。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同管理的日常工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和文本格式。2.对合同进行统一编号、归档和保管。3.组织合同的起草、审核、会签和签订工作。4.监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）合同承办部门合同承办部门是合同的具体执行部门，负责合同的起草、谈判、履行等工作。其主要职责包括：1.负责合同项目的前期调研和可行性分析。2.起草合同文本，确保合同条款明确、具体、合法、有效。3.组织与合同对方的谈判，争取有利的合同条款。4.按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中的问题。5.向合同管理部门报送合同履行情况等相关资料。（四）合同审批部门合同审批部门根据职责分工对合同进行审批，主要包括法律合规部门、财务部门、审计部门等。其主要职责包括：1.法律合规部门负责审查合同的合法性、合规性，防范法律风险。2.财务部门负责审查合同的财务条款，评估合同的财务风险和效益。3.审计部门负责对重大合同进行审计监督，提出审计意见和建议。三、合同的签订（一）合同相对方的选择1.合同承办部门应在签订合同前，对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估。调查内容包括但不限于：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩情况、涉诉情况等。2.通过公开渠道查询合同相对方的信用信息，如信用中国、国家企业信用信息公示系统等，了解其信用等级、行政处罚、经营异常等情况。3.对于重大合同或风险较高的合同，可委托专业的信用评估机构对合同相对方进行信用评估。（二）合同文本的起草1.合同承办部门应根据合同内容和实际需要，起草合同文本。合同文本应使用公司统一的格式模板，确保合同条款完整、准确、清晰。2.合同条款应明确双方的权利和义务，包括标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。3.对于涉及公司重大利益、复杂法律关系或专业性较强的合同，可聘请律师或专业顾问进行起草和审核。（三）合同的审核1.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行初审。合同管理部门主要审核合同的格式、编号、条款完整性等方面。2.合同管理部门初审通过后，将合同文本分送法律合规部门、财务部门、审计部门等相关审批部门进行审核。各审批部门应在规定的时间内提出审核意见。3.法律合规部门重点审查合同的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门重点审查合同的财务条款，评估合同的财务风险和效益；审计部门对重大合同进行审计监督，提出审计意见和建议。4.合同承办部门根据各审批部门的审核意见，对合同文本进行修改和完善。如审核意见存在较大分歧，合同管理部门应组织相关部门进行沟通协调，达成一致意见。（四）合同的会签1.经审核通过的合同文本，由合同承办部门组织相关部门进行会签。会签部门包括合同管理部门、法律合规部门、财务部门、审计部门等，必要时还应包括其他相关业务部门。2.各会签部门应在合同会签单上签署意见，并加盖部门印章。会签意见应明确、具体，表明是否同意签订合同。3.合同承办部门应将会签通过的合同文本提交公司领导审批。公司领导根据合同的重要性和风险程度，做出是否签订合同的决策。（五）合同的签订1.合同经公司领导审批同意后，由法定代表人或其授权代表与合同相对方签订合同。签订合同应使用公司统一的印章，并按照公司印章管理制度的规定进行盖章。2.签订合同过程中，应确保合同文本与双方协商一致的内容相符，不得擅自更改合同条款。如因特殊情况需要更改合同条款，应重新履行审核、会签和审批程序。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门进行编号、归档，并将合同原件交财务部门等相关部门保管。四、合同的履行（一）合同履行计划的制定1.合同承办部门应在合同签订后，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等。2.合同履行计划应报合同管理部门备案。合同管理部门应对合同履行计划进行审核，确保其合理性和可行性。（二）合同履行的跟踪与监督1.合同承办部门应按照合同履行计划，组织实施合同履行工作，并定期向合同管理部门报送合同履行情况。2.合同管理部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行跟踪和监督。发现合同履行过程中存在问题或风险，应及时通知合同承办部门采取措施加以解决。3.对于重大合同或关键节点，合同管理部门应会同相关部门进行现场检查和监督，确保合同履行符合约定。（三）合同变更的管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，合同承办部门应及时与合同相对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订的程序进行审核、会签和审批。未经审批的合同变更协议无效。3.合同管理部门应及时更新合同履行台账和档案，确保合同变更情况得到准确记录。（四）合同纠纷的处理1.合同履行过程中发生纠纷，合同承办部门应及时报告合同管理部门，并积极与合同相对方协商解决。2.如协商不成，合同承办部门应收集相关证据，会同法律合规部门研究制定纠纷解决方案。必要时，可聘请律师或专业机构进行处理。3.对于涉及金额较大、影响重大的合同纠纷，应及时向公司领导报告，并按照公司决策程序进行处理。五、合同的归档与保管（一）合同归档1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门进行编号、归档。合同管理部门应按照合同类别、年份等进行分类整理，建立合同档案。2.合同档案应包括合同文本、合同审批文件、合同履行记录、合同变更协议、合同纠纷处理文件等相关资料。（二）合同保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。2.合同档案应存放在专门的档案室或文件柜中，按照档案管理的要求进行保管。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为[具体年限]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照规定进行销毁。六、合同的风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同管理工作进行风险识别与评估，分析合同签订、履行过程中可能存在的风险因素。2.风险识别与评估应涵盖合同相对方风险、合同条款风险、合同履行风险、合同变更风险、合同纠纷风险等方面。3.根据风险识别与评估结果，对风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围。（二）风险应对措施1.针对不同类型和级别的风险，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于合同相对方风险，应加强对合同相对方的调查和评估，选择信用良好、履约能力强的合作方；对于合同条款风险，应加强合同审核，确保合同条款合法、合理、明确；对于合同履行风险，应加强合同履行跟踪与监督，及时发现和解决问题；对于合同变更风险，应严格履行合同变更程序，确保变更合法有效；对于合同纠纷风险，应建立健全纠纷处理机制，及时妥善处理纠纷。（三）风险监控与预警1.建立合同风险监控机制，对合同风险进行实时监控。合