大学采购内部控制制度

PAGE大学采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为加强大学采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，保障学校教学、科研和日常运行的顺利进行，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益性原则：在满足学校需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购各环节的风险防控，确保采购活动规范有序。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定和完善采购管理制度，组织实施采购活动，协调采购过程中的相关事宜，对采购项目进行监督和管理。2.需求部门：根据教学、科研和日常工作需要，提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。3.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金支付结算，对采购资金使用情况进行监督检查。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。5.监察部门：对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经部门负责人审核后报采购管理部门汇总。采购管理部门会同财务部门对各部门采购预算进行审核和平衡，形成学校年度采购预算草案，提交学校预算管理部门。3.学校年度采购预算草案应按照学校预算编制程序进行审核、批准，并纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按照学校预算调整程序办理。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排和合同约定支付采购资金，确保资金安全。（三）预算调整1.当采购项目的实施条件发生重大变化，或因政策调整、市场价格波动等原因导致原采购预算无法满足项目需求时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和金额等，并提供相关证明材料。经部门负责人审核后报采购管理部门。3.采购管理部门会同财务部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见，报学校预算管理部门审批。经批准的预算调整事项应及时调整采购预算，并按照调整后的预算组织实施采购活动。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门应根据学校年度采购预算和各需求部门的采购需求，制定年度采购计划，明确采购项目的采购方式、采购时间、采购责任人等内容。2.采购计划应按照采购项目的轻重缓急和实际需求进行合理安排，确保采购活动有序进行。3.对于纳入政府采购目录或达到政府采购限额标准的采购项目，采购管理部门应按照政府采购相关规定编制采购计划，并报同级财政部门备案。（二）计划执行1.采购责任人应按照采购计划组织实施采购活动，严格按照规定的采购方式、采购程序和时间要求进行采购，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要变更采购计划的，采购责任人应及时向采购管理部门提出申请，经批准后按照调整后的采购计划执行。3.采购管理部门应定期对采购计划执行情况进行检查和监督，及时掌握采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（三）计划调整1.当采购项目的实施条件发生重大变化，或因政策调整、市场价格波动等原因导致原采购计划无法执行时，采购责任人应及时提出采购计划调整申请。2.采购计划调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和时间等，并提供相关证明材料。经采购管理部门审核后报学校分管领导批准。3.经批准的采购计划调整事项应及时通知相关部门和人员，并按照调整后的采购计划组织实施采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购管理部门应按照政府采购相关规定，编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应按照政府采购相关规定，确定邀请招标的供应商名单，编制投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应按照政府采购相关规定，成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应按照政府采购相关规定，组织单一来源采购论证，确定单一来源采购供应商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应按照政府采购相关规定，成立询价小组，制定询价通知书，组织询价活动，确定成交供应商。五、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据教学、科研和日常工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人审核签字。2.采购申请表应提交采购管理部门，采购管理部门对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性等。（二）采购审批1.对于金额较小的采购项目，采购管理部门初审通过后，报采购管理部门负责人审批。2.对于金额较大的采购项目，采购管理部门初审通过后，提交学校采购领导小组审批。采购领导小组应根据采购项目的性质、金额等因素进行综合审议，做出审批决定。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购审批结果，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动。招标代理机构应按照法律法规和招标文件的要求，组织开标、评标、定标等活动。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购管理部门应成立相应的采购小组，按照规定的程序进行采购活动。采购小组应客观、公正地评审供应商的报价和方案，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查。经审查通过的合同草案，由采购管理部门负责人签字后与成交供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。2.采购管理部门应将验收报告送财务部门，财务部门根据验收报告和采购合同办理付款手续。付款时，财务部门应严格审核发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货物。如供应商拒不履行义务，采购管理部门应依法追究供应商的违约责任。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，如采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、合同签订不规范、验收付款不严格等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方法进行，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.采购管理部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法进行。定性评估可根据风险因素的性质、影响范围等因素进行判断；定量评估可通过设定风险指标、计算风险值等方法进行量化分析。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险因素，应采取加强管理、完善制度等措施；对于低风险因素，应采取日常监控、定期检查等措施。2.风险应对措施应具有针对性、有效性和可操作性，确保能够有效降低采购风险，保障采购活动的顺利进行。（四）风险监控1.采购管理部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况，调整风险应对措施。2.风险监控可通过定期检查采购项目进展情况、分析采购数据、收集供应商反馈等方式进行，确保风险监控的及时性和准确性。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门负责人应定期对采购项目进行检查，及时发现和解决采购过程中存在的问题。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格审核采购资金支付凭证，确保采购资金使用合法合规。3.审计