集团内部合同管理制度

PAGE集团内部合同管理制度一、总则（一）目的为加强集团内部合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护集团合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）在经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，不得强迫或欺诈对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务。（四）职责分工1.集团法务部门负责制定和完善集团内部合同管理制度。对合同进行法律审查，提出法律意见和建议。参与重大合同的谈判和签订，提供法律支持。处理合同纠纷，维护集团合法权益。2.集团财务部门负责审核合同的财务条款，提出财务意见和建议。监督合同的履行情况，确保合同款项的收付符合财务规定。参与合同的结算和付款审批，防范财务风险。3.各业务部门负责合同的起草、谈判、签订和履行。对合同的真实性、合法性、完整性负责。及时向法务部门、财务部门通报合同履行情况，协助处理合同纠纷。4.集团审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督。检查合同管理制度的执行情况，提出审计意见和建议。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同一般由业务部门负责起草。起草合同应遵循本制度的基本原则，明确双方的权利义务，条款应具体、准确、完整，避免模糊不清或歧义。2.合同文本应使用国家通用的语言文字，法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。3.合同文本应包含以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。（二）合同的审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交给法务部门、财务部门进行审核。2.法务部门应从法律角度对合同进行审查，重点审查合同的合法性、有效性、完整性，防范法律风险。审查内容包括但不限于：合同主体是否适格、合同条款是否符合法律法规的规定、合同是否存在法律漏洞或风险等。3.财务部门应从财务角度对合同进行审查，重点审查合同的财务条款，防范财务风险。审查内容包括但不限于：合同价款的支付方式、支付时间、结算方式是否合理，合同是否存在财务风险点等。4.法务部门、财务部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议。5.业务部门应根据法务部门、财务部门的审核意见对合同进行修改完善，确保合同符合法律法规及集团要求。（三）合同的审批1.合同审核通过后，业务部门应将合同文本提交给集团领导进行审批。2.集团领导应根据合同的性质、金额、风险程度等因素进行审批。对于重大合同，应组织相关部门进行专题研究和论证。3.合同审批应遵循以下流程：业务部门负责人审核签字；法务部门负责人审核签字；财务部门负责人审核签字；分管领导审批签字；主要领导审批签字。4.合同未经审批或审批未通过的，不得签订。（四）合同的签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用集团统一的合同文本，并加盖集团或各单位的合同专用章。2.签订合同应遵循以下程序：双方当事人在合同文本上签字或盖章；加盖集团或各单位的合同专用章；对合同文本进行编号、归档。3.合同签订过程中，应注意以下事项：合同签字人应具有相应的授权，签字人应在授权范围内签字。合同文本应一式多份，双方当事人各执一份，集团或各单位留存一份。合同签订后，业务部门应及时将合同副本送达法务部门、财务部门等相关部门。三、合同的履行（一）合同履行的原则1.全面履行原则：合同双方应按照合同约定全面履行自己的义务。2.协作履行原则：合同双方应相互协作，共同完成合同约定的义务。3.经济合理原则：合同双方应在履行合同过程中遵循经济合理原则，降低履行成本，提高经济效益。（二）合同履行的监督1.业务部门负责合同的履行，并应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况。2.法务部门、财务部门应定期对合同的履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。3.合同履行过程中，如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，并向法务部门、财务部门通报。（三）合同履行的变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，应经双方当事人协商一致，并签订书面协议。2.合同变更协议应按照本制度关于合同签订的规定进行审核、审批和签订。3.合同变更后，业务部门应及时将变更情况通知法务部门、财务部门等相关部门，并对合同履行台账进行更新。（四）合同履行的终止1.合同履行完毕，双方当事人的权利义务即告终止。2.合同履行过程中，如出现法定或约定的终止情形，合同应及时终止。3.合同终止后，业务部门应及时清理合同文件，办理相关手续，并将合同履行情况向法务部门、财务部门等相关部门报告。四、合同的归档与保管（一）合同的归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档。归档资料应包括合同文本、审批文件、补充协议、往来函件等。2.合同归档应按照集团档案管理规定进行分类、编号、装订，并妥善保管。3.合同归档应建立电子档案，方便查询和使用。（二）合同的保管1.合同保管期限应按照国家法律法规及集团档案管理规定执行。一般情况下，合同保管期限为[X]年。2.合同保管应指定专人负责，确保合同资料的安全、完整。3.合同保管期间，如需查阅、借阅合同资料，应按照集团档案管理规定办理相关手续。五、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.各单位应加强合同管理，提高合同风险意识，预防合同纠纷的发生。2.业务部门在签订合同前，应充分了解对方当事人的资信情况、经营状况等，避免与信誉不良的单位签订合同。3.合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方当事人沟通协调，避免产生纠纷。（二）纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，并向法务部门报告。2.法务部门应根据业务部门提供的证据和情况，进行分析研究，提出处理意见和建议。3.对于合同纠纷，应首先尝试通过协商、调解等方式解决。协商、调解不成的，可以根据合同约定或法律规定，通过仲裁或诉讼等方式解决。4.合同纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门，提供必要