科技局内部采购制度汇编

PAGE科技局内部采购制度汇编一、总则（一）目的为了加强科技局内部采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于科技局机关各部门及所属事业单位的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等机会参与竞争，公正对待每一个供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立科技局采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。负责审议采购预算、采购计划、重大采购项目等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门指定专门的部门或人员负责采购项目的具体实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算，监督采购资金的使用情况。2.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合规性、效益性等。3.需求部门：提出采购需求，配合采购执行部门做好采购相关工作，参与采购项目的验收。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，于每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑实际需求和财力状况，避免盲目采购和重复采购。（二）预算审批采购预算经部门负责人审核后，报财务部门汇总审核，提交采购领导小组审议批准。（三）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保预算执行的严肃性。四、采购方式及适用范围（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序：采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购执行部门确定邀请招标的供应商名单，一般不少于三家。向被邀请的供应商发出投标邀请书。组织开标、评标活动，确定中标供应商，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，成员不少于三人，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，一般不少于三家。组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人，并编写评审报告。采购执行部门根据评审报告确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购执行部门填写单一来源采购申请表，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。提交采购领导小组审批，经批准后，采购执行部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购执行部门成立询价小组，成员不少于三人，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商报价进行比较，确定成交供应商，并编写评审报告。采购执行部门根据评审报告确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。对于公开招标项目，采购文件还应包括招标公告、投标文件格式等。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性内容，确保采购项目的质量和性能。2.采购文件应具有明确的评标标准，评标标准应客观、公正、合理，能够充分反映采购项目的特点和需求。3.采购文件应明确合同条款，包括合同标的、数量、价格、付款方式、交货时间、质量保证、售后服务等内容，确保合同的顺利履行。（三）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购执行部门负责人审核，重要采购项目的采购文件还应提交采购领导小组审议。审核通过后的采购文件方可发布。六、采购活动组织（一）采购公告发布1.公开招标和邀请招标项目的招标公告应在规定媒体上发布，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间、开标地点等。2.竞争性谈判、单一来源采购和询价项目的采购信息应在科技局内部网站或其他适当渠道发布，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、供应商资格要求、采购方式、谈判或询价时间和地点等。（二）供应商资格审查1.采购执行部门应按照采购文件规定的供应商资格要求，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况等。2.对于通过资格审查的供应商，采购执行部门应向其发放采购文件，并告知其采购活动的相关要求和注意事项。（三）开标、评标、谈判、询价活动组织1.开标活动应按照采购文件规定的时间和地点进行，开标过程应公开透明，由采购执行部门主持，邀请所有投标人参加。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标活动应按照评标标准进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。3.谈判活动应按照谈判文件规定的程序进行，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组应根据谈判情况，从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人，并编写评审报告。4.询价活动应按照询价文件规定的程序进行，询价小组向供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商报价进行比较，确定成交供应商，并编写评审报告。（四）中标、成交结果公示采购项目确定中标、成交供应商后，应在规定媒体或科技局内部网站上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容应包括采购项目名称、中标或成交供应商名称、中标或成交金额、主要中标或成交标的等。（五）合同签订1.采购项目中标、成交结果公示无异议后，采购执行部门应与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标（成交）供应商投标（响应）文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门备案，作为支付采购资金的依据。七、采购项目验收（一）验收组织采购项目完成后，由采购执行部门组织需求部门、财务部门等相关人员组成验收小组进行验收。对于重大采购项目或专业性较强的采购项目，可邀请相关专家参与验收。（二）验收标准验收小组应按照采购合同约定的验收标准进行验收，验收标准应包括货物的规格、型号、数量、质量、性能等方面，以及服务的内容、质量、期限等方面。（三）验收程序1.验收小组应在采购项目交付后规定时间内进行验收，验收前，采购执行部门应通知供应商提交验收所需的文件资料，如货物清单、质量检验报告、售后服务承诺等。2.验收小组应按照验收标准对采购项目进行实地检查、测试、评估等，核实采购项目的实际情况与采购合同约定是否相符。3.验收小组应填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收结论分为验收合格、验收不合格和整改后验收合格三种。对于验收不合格的采购项目，验收小组应要求供应商限期整改，整改完成后重新进行验收。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格报告，采购执行部门应按照采购合同约定支付采购资金。2.验收不合格的采购项目，验收小组应出具验收不合格报告，采购执行部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改。整改完成后，采购执行部门应重新组织验收，直至验收合格。对于因供应商原因导致采购项目无法验收合格的，采购执行部门有权按照采购合同约定追究供应商的违约责任。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的预算文件、采购文件、投标（响应）文件、评标报告、谈判记录、询价记录、合同文件、验收报告等相关资料。（二）档案整理采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理工作，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家和地方有关规定执行。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案资料的安全。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、涂改档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案。九、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合规性、效益性等，发现问题及时提出整改