科室内部档案管理制度

PAGE科室内部档案管理制度一、总则（一）目的为加强科室内部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科室内部各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：科室档案工作实行集中统一管理，由专人负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映科室工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集科室工作活动中形成的各种档案材料，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案内容泄露。二、档案管理职责（一）科室负责人职责1.领导和监督科室档案管理工作，将档案工作纳入科室工作计划，保障档案工作所需的人员、经费和设备等条件。2.对重要档案的形成、积累和归档工作进行指导和检查。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善科室档案管理制度，并组织实施。2.负责科室各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常工作。3.对科室工作人员进行档案管理知识培训，指导和督促各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.积极开发档案信息资源，为科室工作提供档案信息服务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并按时移交科室档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的查阅、利用等工作。3.接受档案管理人员的业务指导和培训，提高本部门档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与科室工作有关的文件、指示、通知等。2.科室在工作中形成的各类文件、报告、报表、会议记录、工作计划、总结、合同协议、科研资料、技术文件、业务档案等。3.科室工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作业绩、培训记录、考核材料等。4.其他与科室工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作活动中形成的文件材料，并进行初步整理。2.收集的文件材料应齐全完整、真实有效，字迹清晰，载体完好。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.排列：按照编号顺序对档案进行排列，同一类档案应按照时间顺序或重要程度排列。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防虫药品、消防器材等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案柜或档案架上，确保档案存放有序，便于查找。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合科室工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由科室负责人、档案管理人员和相关部门负责人组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映科室主要职能活动和历史面貌的，对科室工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时期内对科室工作有查考利用价值的档案，可分别定为30年或10年保管。（五）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经科室负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，并在指定地点进行。销毁时应严格执行保密制度，确保档案信息不被泄露。4.销毁完毕后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并由销毁人员和监销人员签字。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息不被泄露。2.按照规定的程序和手续提供档案利用服务，保证档案利用的合法性和规范性。3.积极开发档案信息资源，为科室工作提供优质高效的档案信息服务。（二）利用范围1.科室内部工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅科室档案，应按照有关规定办理查阅手续。（三）利用手续1.科室内部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位查阅档案，应提前向科室提出查阅申请，说明查阅目的、内容和范围等。经科室负责人批准后，填写《档案查阅登记表》，并按照规定缴纳查阅费用。查阅人员应在档案管理人员的陪同下查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照或销毁档案。（四）档案借阅1.科室内部工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理人员签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。2.外单位借阅档案，应按照上述查阅手续办理，并经科室负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应重新办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。（五）档案复制1.科室内部工作人员因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理人员签字同意后，方可复制。复制档案应使用档案管理人员提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。2.外单位复制档案，应按照上述查阅手续办理，并经科室负责人批准。复制档案应按照规定缴纳复制费用。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立科室档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作效率和服务质量，促进档案信息资源的共享和开发利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对科室现有的纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息管理系统，实现档案信息的快速检索和查询。3.档案信息利用：通过档案信息管理系统，为科室工作人员提供档案信息在线查阅、借阅、复制等服务。（三）信息化管