监狱内部采购制度范本

PAGE监狱内部采购制度范本一、总则（一）目的为规范监狱内部采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合监狱实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监狱内部各类物资、服务及工程采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护监狱和供应商的合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：监狱与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由监狱主要领导担任主任，相关部门负责人为成员。2.职责审议采购管理制度、采购计划及重大采购项目。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。对采购工作进行决策和指导。（二）采购部门1.职责负责编制采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商档案。参与采购项目的开标、评标、谈判等工作。负责采购合同的签订、履行及验收工作。定期统计采购数据，分析采购情况，提出改进建议。（三）需求部门1.职责根据工作需要，提出物资、服务及工程采购需求。参与采购项目的技术要求制定、验收等工作。配合采购部门做好采购相关工作。（四）财务部门1.职责负责采购资金的预算安排、审核及支付。对采购项目的成本进行核算和控制。监督采购资金的使用情况。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。对采购项目的资金使用效益进行评价。对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据年度工作任务、库存情况等，于每年[具体时间]前编制下一年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划需经部门负责人审核后报采购部门汇总。（二）采购计划的审批1.采购部门对汇总后的采购计划进行审核，重点审核采购需求的合理性、预算金额的准确性等。2.审核后的采购计划报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据监狱实际情况及财力状况，对采购计划进行审议，确定最终采购计划。（三）采购计划的调整1.因工作任务变化、政策调整等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因及调整内容。2.采购计划调整申请经部门负责人审核后报采购部门，采购部门审核后报采购管理委员会审批。未经审批，不得擅自调整采购计划。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购部门发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、招标范围、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等。供应商报名并获取招标文件，按照招标文件要求编制投标文件。采购部门组织开标、评标，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购管理委员会确定中标人，采购部门向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。采购部门与中标人签订采购合同。2.邀请招标程序采购部门根据采购项目特点和供应商情况，选择不少于三家具备资格的供应商，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，采购部门组织开标、评标，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购管理委员会确定中标人，采购部门向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。采购部门与中标人签订采购合同。3.竞争性谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判文件，谈判文件包括谈判须知、采购项目技术规格、要求和数量、合同草案条款以及评定成交的标准等。供应商按照谈判文件要求编制响应文件，并在规定时间内提交。谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购部门组织相关人员对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，形成论证意见。采购部门将论证意见报采购管理委员会审批，经批准后，采购部门向单一供应商发出采购邀请。供应商按照采购邀请要求编制响应文件，采购部门与供应商进行协商谈判，确定成交价格和合同条款。采购部门与供应商签订采购合同。5.询价程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书包括采购项目技术规格、要求和数量、报价要求、交货时间和地点等。供应商按照询价通知书要求进行报价，采购部门对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标人或成交供应商后，采购部门应在规定时间内与中标人或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间和地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门审核，审核通过后方可签订合同。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，并及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等履行交货义务，提供相应的服务。3.需求部门应配合采购部门做好合同履行的验收工作，对验收合格的项目及时办理结算手续。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报采购管理委员会备案。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案，对采购合同及相关文件资料进行整理、归档。2.采购合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、验收报告、付款凭证等。3.采购合同档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成验收小组进行验收。2.验收小组应根据采购合同及相关文件要求，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等。（二）验收内容1.物资采购项目的验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准、外观等。2.服务采购项目的验收内容包括服务的质量、标准、期限、效果等。3.工程采购项目的验收内容包括工程的质量、进度、安全、造价等。（三）验收程序1.供应商完成交货或服务后，应向采购部门提交验收申请，并提供相关证明材料。2.采购部门收到验收申请后，组织验收小组进行验收。验收小组按照验收方案进行验收，可采取现场检查、测试、抽样检验等方式。3.验收合格的，验收小组出具验收报告；验收不合格的，验收小组应要求供应商限期整改，整改后再次进行验收，直至验收合格。（四）验收报告1.验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收时间、验收地点、验收内容、验收结论等内容。2.验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖验收小组公章。3.验收报告作为采购项目结算和支付的依据之一。七、采购资金管理（一）预算管理1.财务部门应根据采购计划，编制采购资金预算，纳入监狱年度预算管理。2.采购资金预算应明确采购项目名称、预算金额、资金来源等内容。3.采购资金预算一经批准，应严格执行，不得擅自调整。（二）支付管理1.采购合同签订后，采购部门应按照合同约定的付款方式，向财务部门提交付款申请。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的真实性、合法性、完整性，付款金额的准确性等。3.审核通过后，财务部门按照规定程序办理付款手续，将采购资金支付给供应商。（三）资金核算与监督1.财务部门应建立采购资金核算台账，对采购资金的收支情况进行详细记录。2.审计部门应定期对采购资金的使用情况进行审计监督，检查资金使用的合规性、效益性等。3.发现采购资金使用存在问题的，应及时进行整改，对违规行为依法依规进行处理。八、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件、准入程序等。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。3.供应商准入程序包括供应商申请、资格审查、实地考察、审批等环节。采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，必要时进行实地考察，符合条件的报采购管理委员会审批后纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.评价和考核方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。3.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限制采购等处理。（三）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货期严重延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商名录。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得参与监狱内部采购活动。九、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。2.采购管理委员会应