煤矿内部资料管理制度

PAGE煤矿内部资料管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿内部资料的管理，确保资料的完整性、准确性和保密性，提高资料的利用效率，为煤矿安全生产、经营管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿内部各部门、各岗位在工作过程中形成、使用和保管的各类资料，包括但不限于技术资料、安全资料、生产资料、经营资料、人事资料等。（三）基本原则1.真实性原则：资料应如实反映煤矿生产经营活动的实际情况，确保数据准确、内容真实。2.完整性原则：涵盖煤矿生产、安全、技术、管理等各个方面的资料，保证资料体系完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：对于涉及煤矿机密、商业秘密等敏感信息的资料，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。4.及时性原则：资料的形成、收集、整理和归档应及时，确保资料与实际工作同步，为决策提供及时有效的依据。5.规范性原则：资料的格式、内容、编号等应符合相关标准和规范，便于管理和查询。二、资料的分类与编号（一）分类1.技术资料：包括地质报告、开采设计方案、作业规程、操作规程、安全技术措施、通风瓦斯资料、防治水资料、机电设备资料等。2.安全资料：安全生产许可证、安全评价报告、安全检查记录、隐患排查治理资料、安全教育培训记录、事故应急预案及演练记录等。3.生产资料：生产计划、产量报表、质量报表、设备运行记录、生产调度记录、采掘工程平面图等。4.经营资料：财务报表、成本核算资料、物资采购与库存管理资料、销售合同与记录等。5.人事资料：员工档案、考勤记录、绩效考核资料、培训档案等。6.其他资料：党团建设资料、企业文化建设资料、行政公文、会议纪要等。（二）编号为便于资料的管理和查询，对各类资料进行统一编号。编号应遵循以下规则：1.采用字母与数字相结合的方式，确保编号的唯一性。2.编号应体现资料的类别、年份、顺序号等信息。3.例如，技术资料编号格式为：J20XX00X，其中“J”代表技术资料，“20XX”代表年份，“00X”代表该类资料的顺序号。三、资料的形成与收集（一）职责分工1.各部门负责本部门职责范围内资料的形成和收集工作，并指定专人负责资料的整理和初步审核。2.资料形成过程中，相关人员应严格按照工作流程和标准要求，认真填写和记录各项信息，确保资料的准确性和完整性。3.涉及多个部门的资料，由牵头部门负责组织收集和协调，相关部门应积极配合。（二）收集要求1.及时收集：资料形成后，应在规定时间内收集齐全，不得拖延。2.真实准确：收集的资料应与实际工作情况相符，数据准确无误，签字盖章齐全。3.完整规范：资料应包含所有必要的信息，格式符合要求，纸张质量良好，字迹清晰。四、资料的整理与归档（一）整理1.收集到的资料应进行分类整理，去除重复、无效的部分，确保资料的简洁性和有效性。2.对资料进行编号、编目，编制资料清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。3.按照资料的类别和时间顺序进行排序，便于查找和管理。（二）归档1.整理好的资料应及时归档，存入专门的档案柜或电子存储设备中。2.档案柜应分类标识，便于快速定位。电子存储设备应定期备份，防止数据丢失。3.建立档案索引，记录资料的存放位置和相关信息，方便查阅。五、资料的借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅资料的人员，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，交档案管理部门办理借阅手续。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请进行审核，对于涉及机密、重要资料的借阅，应报煤矿分管领导审批。2.审批通过后，档案管理人员按照规定办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。（三）借阅期限1.一般资料的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要资料和机密资料的借阅期限应严格控制，根据实际情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、标记、损坏。2.借阅人应在规定期限内归还资料，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况并申请延期。3.归还资料时，档案管理人员应认真检查资料的完整性和完好性，如发现问题，应及时与借阅人沟通并记录。（五）资料使用1.借阅人在使用资料过程中，应严格按照相关规定和要求进行操作，不得擅自扩大使用范围或泄露资料内容。2.如需复印、摘录资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印、摘录的资料应与原件一致，不得擅自更改内容。六、资料的保密管理（一）保密范围1.涉及煤矿地质资源、开采技术、安全措施、经营策略、财务数据、人事信息等方面的机密资料。2.尚未公开的煤矿发展规划、重大决策、项目申报等资料。3.其他按照国家法律法规和煤矿规定应予以保密的资料。（二）保密措施1.对保密资料进行标识，明确保密等级，如“绝密”“机密”“秘密”等。2.档案管理部门应配备必要的保密设施，如保险柜、加密存储设备等，确保资料的安全存放。3.严格控制保密资料的接触范围，仅限经过授权的人员查阅和使用。4.对涉及保密资料的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。5.在资料的传输、存储过程中，采用加密技术，防止信息泄露。（三）保密监督1.定期对保密资料的管理情况进行检查，发现问题及时整改。2.对违反保密规定的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、资料的保管与维护（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合规定要求。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保资料的安全保管。（二）定期检查1.档案管理部门应定期对资料进行检查，一般每季度进行一次全面检查，重点检查资料的完整性、准确性、保密性和保管状况。2.检查过程中发现资料损坏、丢失等问题，应及时采取措施进行修复和补充，并记录相关情况。（三）维护更新1.根据煤矿生产经营活动的变化和工作需要，及时对资料进行维护和更新，确保资料的时效性和有效性。2.对于过期、失效的资料，应按照规定进行清理和销毁。八、资料的销毁（一）销毁范围1.已过保存期限且无继续保存价值的资料。2.经鉴定确认为无效、错误或重复的资料。3.涉及保密事项且已解密的资料。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经所在部门负责人审核、煤矿分管领导