机关合同内部管理制度

PAGE机关合同内部管理制度一、总则（一）目的为加强本机关合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护机关合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关对外签订的各类合同，包括但不限于采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.审慎严谨原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、履约能力等进行充分审查，确保合同条款合法、合理、明确，避免潜在风险。3.职责明确原则：明确各部门在合同管理中的职责，确保合同管理工作有序进行。4.全程管控原则：对合同签订前、签订时、履行中及履行后的全过程进行有效管理和监督。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门设立合同管理办公室，作为合同管理的牵头部门，负责统筹协调合同管理工作。（二）各部门职责1.业务部门负责合同项目的发起、调研、谈判等前期工作。提供合同文本初稿，并对合同条款的专业性、可行性负责。负责合同的履行，及时解决履行过程中出现的问题。定期向合同管理办公室报告合同履行情况。2.法务部门参与合同谈判，从法律角度对合同条款进行审查，提出法律意见和风险防范建议。对合同的合法性、合规性进行审核，确保合同符合法律法规要求。处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。3.财务部门参与合同涉及财务条款的审核，提出财务方面的意见和建议。负责审核合同的付款方式、付款期限等财务条款，确保财务安排合理、安全。根据合同履行情况进行财务核算和监督。4.审计部门对重大合同进行审计监督，检查合同签订、履行过程中的合规性。对合同执行结果进行审计评价，提出改进建议。三、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据工作需要发起合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、背景、预算等信息。2.合同立项申请经部门负责人审核后，提交合同管理办公室。3.合同管理办公室对合同立项申请进行初步审核，审核通过后报机关领导审批。（二）合同对方主体资格审查1.业务部门负责对合同对方的主体资格、经营范围进行调查核实。2.要求合同对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件。3.法务部门对合同对方的主体资格和信用状况进行法律审查，确保合同对方具有合法的签约资格和履约能力。（三）合同文本起草与审核1.业务部门负责合同文本的起草，合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同文本初稿完成后，依次提交法务部门、财务部门、审计部门进行审核。3.各审核部门应在规定时间内提出审核意见，业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。（四）合同签订1.经审核通过的合同文本，由业务部门与合同对方进行签订。2.合同签订应使用机关统一印制的合同文本，合同份数应根据实际需要确定，确保各方留存。3.合同签订过程中，应严格按照合同审批流程进行，确保合同签订程序合法、合规。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理办公室备案。四、合同履行管理（一）合同履行计划制定1.业务部门根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.合同履行计划应报合同管理办公室备案。（二）合同履行跟踪与监督1.业务部门负责合同履行的具体实施，定期向合同管理办公室报告合同履行情况。2.合同管理办公室对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.法务部门、财务部门、审计部门根据各自职责，对合同履行情况进行监督。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订程序进行审核和签订。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同对方，并按照法律法规规定办理相关手续。4.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况报告合同管理办公室备案。五、合同结算管理（一）付款申请1.业务部门根据合同约定和履行情况，填写《付款申请表》，详细说明付款事由、金额、付款方式等信息。2.《付款申请表》经部门负责人审核后，提交财务部门。（二）财务审核1.财务部门对《付款申请表》进行审核，重点审核付款金额是否符合合同约定、付款方式是否正确等。2.财务部门审核通过后，报机关领导审批。（三）付款执行1.经机关领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和期限进行付款。2.财务部门应及时记录付款情况，并定期与业务部门核对。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本、相关附件、审批文件等资料收集整理，移交合同管理办公室。2.合同管理办公室对收集到的合同档案进行分类、编号、装订。（二）档案保管1.合同管理办公室应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理规定进行保管，定期进行检查和维护，防止档案损坏、丢失。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理办公室负责人批准后，方可查阅。2.如需借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经机关领导批准后，办理借阅手续。3.查阅和借阅合同档案时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、转借合同档案。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的审查和谈判工作，确保合同条款明确、合理，避免潜在纠纷。2.在合同履行过程中，加强跟踪与监督，及时发现和解决问题，防止纠纷发生。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并提供相关证据材料。2.合同管理办公室组织法务部门、业务部门等相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，与合同对方进行协商解决；协商不成的，可通过仲裁或诉讼等方式解决。4.在纠纷处理过程中，应及时收集、整理相关证据材料，维护机关的合法权益。八、责任追究（一）责任界定1.因合同签订、履行等过程中的过错行为，给机关造成损失的，应根据过错程度，追究相关部门和人员的责任。2.责任认定应综合考虑合同签订、履行过程中的各个环节，明确各部门和人员的职责。（二