内部通讯录制度

PAGE内部通讯录制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司内部通讯录的管理，确保公司内部信息沟通的及时、准确与顺畅，提高工作效率，加强团队协作，保障公司各项工作的正常开展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员及临时工作人员。（三）基本原则1.准确性原则：通讯录中的信息应确保真实、准确、完整，与员工实际情况相符。2.及时性原则：随着员工岗位变动、联系方式变更等情况，应及时更新通讯录信息，保证信息的时效性。3.保密性原则：严格保护员工个人信息安全，未经员工本人同意，不得随意泄露通讯录内容。二、通讯录内容规范（一）基本信息1.姓名：填写员工的全名，不得使用昵称或简称。2.部门：明确员工所在的具体部门名称。3.职位：注明员工担任的职务。4.办公电话：填写员工在公司办公区域使用的固定电话号码，确保能正常接通。5.手机号码：提供员工常用的手机号码，以便在紧急情况下能及时联系。6.电子邮箱：记录员工的公司邮箱地址，用于工作沟通和文件传输。（二）其他信息1.紧急联系人：员工需填写至少一名紧急联系人的姓名、与本人关系、联系电话等信息，以便在特殊情况下公司能及时与相关人员取得联系。2.备注信息：可根据实际情况填写一些补充信息，如员工的特殊工作要求、岗位职责重点等，但应确保信息简洁明了，不涉及个人隐私及敏感信息。三、通讯录管理职责（一）人力资源部门1.负责制定和完善内部通讯录制度，并监督制度的执行情况。2.汇总、审核各部门提交的员工通讯录信息，确保信息的准确性和完整性。3.根据员工入职、离职、岗位变动等情况，及时更新通讯录，并通知相关部门。4.负责保管公司内部通讯录的电子文档和纸质文档，做好备份和保密工作。（二）各部门负责人1.负责本部门员工通讯录信息的收集、整理和初审工作，确保本部门员工信息的真实、准确。2.及时将本部门员工的岗位变动、联系方式变更等情况通知人力资源部门，并协助做好通讯录的更新工作。3.对本部门员工进行内部通讯录制度的宣传和培训，确保员工了解制度内容和使用要求。（三）员工本人1.按照公司要求，及时、准确地提供个人通讯录信息，并确保信息的真实性和有效性。2.在个人信息发生变动时，应主动及时通知所在部门负责人，以便及时更新通讯录信息。3.妥善保管个人在公司内部通讯录中的信息，不得随意向无关人员透露。四、通讯录信息更新流程（一）入职新员工入职时，所在部门负责人应在入职手续办理完毕后，及时将新员工的通讯录信息收集齐全，并提交至人力资源部门。人力资源部门在收到信息后，应在一个工作日内完成信息的审核和录入工作，并更新公司内部通讯录。（二）离职员工离职时，所在部门负责人应在离职手续办理完成后，及时通知人力资源部门。人力资源部门在确认离职信息后，应在一个工作日内将该员工的通讯录信息从公司内部通讯录中删除，并做好相关记录。（三）岗位变动员工岗位发生变动时，所在部门负责人应及时将新的岗位信息和联系方式通知人力资源部门。人力资源部门在收到信息后，应在一个工作日内完成通讯录信息的修改和更新工作。（四）联系方式变更员工联系方式发生变更时，应及时告知所在部门负责人。部门负责人在确认信息无误后，应在一个工作日内将变更信息提交至人力资源部门。人力资源部门在收到信息后，应在一个工作日内完成通讯录信息的更新工作。五、通讯录使用规范（一）信息查询1.公司员工因工作需要可查询内部通讯录，但仅限于查询与工作相关的信息，不得利用通讯录进行非工作目的的活动。2.查询时应遵循保密原则，不得随意传播或泄露他人信息。（二）信息传递1.在使用内部通讯录进行信息传递时，应确保信息的准确性和完整性，避免因信息错误或不完整导致工作失误。2.涉及重要事项或紧急情况的信息传递，应通过多种方式进行确认，确保接收方已准确收到并理解信息内容。（三）信息保密1.严格遵守公司的保密制度，不得将内部通讯录信息泄露给公司外部人员。2.未经员工本人同意，不得在公司内部随意公开或传播他人的通讯录信息。六、通讯录安全管理（一）电子文档管理1.人力资源部门应定期对公司内部通讯录的电子文档进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并分别保存于不同的物理位置。2.设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问和修改通讯录电子文档。（二）纸质文档管理1.如有纸质版内部通讯录，应妥善保管，存放在安全、保密的地点。2.严格控制纸质通讯录的发放范围，仅限于因工作需要必须使用纸质通讯录的人员，并做好发放记录。3.定期对纸质通讯录进行清理和销毁，确保信息的安全性。（三）网络安全防护1.确保公司内部网络环境的安全，防止因网络攻击、病毒感染等原因导致通讯录信息泄露或损坏。2.对涉及通讯录信息的网络传输进行加密处理，保障信息传输过程中的安全性。七、监督与考核（一）监督检查1.人力资源部门定期对公司内部通讯录的管理情况进行监督检查，确保制度的执行到位。2.检查内容包括通讯录信息的准确性、完整性、及时性，信息更新流程的执行情况，以及信息安全管理措施的落实情况等。（二）考核机制1.将内部通讯录制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，对违反制度规定的行为进行相应的扣分处理。2.对于在通讯录管理工作中表现突出的部门和个人，给予适当的奖励和表彰。八、附则（一）解释权本制度由公司人力资源部门负责解释。（二）修订与废止1.本制度将根据公司发展和实际工作需要适时进行修订和