机关内部采购制度

PAGE机关内部采购制度一、总则（一）目的为规范机关内部采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门及所属单位（以下统称“采购部门”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善机关内部采购制度，并组织实施和监督检查。审核采购预算和采购计划，审批采购项目实施方案。建立采购项目档案，对采购活动进行记录和管理。协调处理采购过程中的争议和纠纷。2.采购需求部门提出采购需求，编制采购预算和采购计划。参与采购项目的市场调研和供应商选择。负责采购项目的验收工作。3.财务部门负责审核采购预算和采购资金支付申请。对采购资金进行核算和管理，确保资金安全。4.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉和举报。查处采购活动中的违法违纪行为。二、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购需求部门应根据工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行编制和报送。3.采购预算一经批准，必须严格执行，不得擅自调整。因特殊情况确需调整的，应按照规定程序办理审批手续。（二）采购计划制定1.采购需求部门应根据采购预算和工作进度，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划应提前报送采购管理部门审核。采购管理部门应根据采购需求、采购预算和采购政策等因素，对采购计划进行审核，并提出审核意见。3.采购计划经审核批准后，采购需求部门应严格按照计划组织实施采购活动。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行（具体标准可根据当地实际情况明确）。3.采用公开招标方式采购的，采购人应按照规定在指定媒体上发布招标公告，并按照法定程序组织开标、评标和定标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购程序（一）采购申请与审批1.采购需求部门应填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经采购需求部门负责人签字确认后，报采购管理部门审核。采购管理部门应根据采购预算和采购政策等因素，对采购申请表进行审核，并提出审核意见。3.采购申请表经审核批准后，采购需求部门方可组织实施采购活动。（二）采购文件编制与发布1.采购管理部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准等内容，并按照规定在指定媒体上发布。3.采购文件发布后，采购管理部门应及时解答供应商的疑问，并对采购文件进行必要的澄清和修改。澄清和修改的内容应作为采购文件的组成部分，并以书面形式通知所有获取采购文件的供应商。（三）供应商选择与确定1.采购管理部门应按照采购文件规定的程序和方法，组织供应商报名、资格审查、投标、开标、评标、谈判、询价等活动，选择符合要求的供应商。2.供应商应具备相应的资格条件，提供真实、有效的证明材料。采购管理部门应按照规定对供应商的资格进行审查，确保供应商符合要求。3.评标委员会、谈判小组、询价小组应按照采购文件规定的评标标准、谈判条件、询价要求等，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，并推荐成交候选人。4.采购管理部门应根据评标委员会、谈判小组、询价小组的推荐意见，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）合同签订与履行1.采购需求部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容，并按照规定进行备案。2.采购合同签订后，采购需求部门和成交供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应及时组织验收，成交供应商应按时交货、提供服务，并保证质量符合要求。3.采购合同履行过程中，如发生争议或纠纷，采购当事人应按照合同约定的方式解决。如协商不成，可以依法申请仲裁或提起诉讼。（五）采购验收1.采购需求部门应组织成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应由采购需求部门、财务部门、纪检监察部门等相关人员组成。2.验收小组应按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等进行验收，并出具验收报告。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应及时办理付款手续。验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与成交供应商协商解决，要求其采取补救措施或退换货物等。如协商不成，可以依法追究成交供应商的违约责任。五、采购监督与管理（一）内部监督1.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，对采购过程中的违法违纪行为进行严肃查处。2.采购管理部门应建立健全采购管理制度，加强对采购活动的日常管理和监督检查，确保采购活动规范有序进行。3.财务部门应加强对采购资金的核算和管理，严格按照规定支付采购资金，确保资金安全。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内以书面形式向采购管理部门提出投诉。采购管理部门应在收到投诉后及时进行调查处理，并将处理结果通知投诉人。2.投诉人对采购管理部门的处理结