学校内部合同审查制度

PAGE学校内部合同审查制度一、总则（一）目的为加强学校合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家法律法规及相关政策，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与校内各部门、教职工以及校外单位或个人签订的各类合同，包括但不限于采购合同、租赁合同、合作协议、服务合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规及相关政策的规定。2.审慎性原则：在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同。3.公平性原则：合同条款应体现公平、公正的原则，明确双方的权利和义务，不得损害学校利益。4.规范性原则：合同文本应规范、完整，条款清晰、准确，避免模糊不清或歧义。二、合同审查机构及职责（一）合同审查领导小组成立学校合同审查领导小组，由学校主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各相关职能部门负责人为成员。合同审查领导小组负责对学校重大合同进行审查决策，协调解决合同审查过程中的重大问题。（二）合同审查工作小组合同审查工作小组设在学校法务部门或指定的综合管理部门，负责具体的合同审查工作。其职责包括：1.收集、整理合同相关资料，对合同文本进行初步审查，提出审查意见。2.组织相关部门和人员对合同进行会审，协调会审过程中的意见分歧。3.跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。4.建立合同审查档案，妥善保管合同审查过程中的各类资料。（三）各职能部门职责1.业务部门：负责合同项目的发起、调研、谈判等工作，提供合同签订所需的相关资料，对合同条款进行专业性审查，确保合同内容符合业务实际需求。2.财务部门：负责对合同涉及的财务条款进行审查，包括资金支付方式、结算周期、预算安排等，确保合同财务风险可控。3.审计部门：负责对重大合同进行审计监督，审查合同签订和履行过程中的合规性，防范经济风险。4.法务部门：负责对合同的合法性、合规性进行审查，提供法律意见和建议，处理合同纠纷等法律事务。三、合同签订流程（一）合同立项1.业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、标的、金额、履行期限、相对方基本情况等信息。2.经部门负责人审核同意后，报分管领导审批。重大合同项目需经合同审查领导小组批准立项。（二）合同起草1.立项批准后，业务部门负责起草合同文本。合同文本应参照国家或行业标准合同示范文本，结合实际情况进行拟定。2.合同文本应明确双方的权利和义务，包括但不限于标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。（三）合同初审1.业务部门将起草好的合同文本提交至合同审查工作小组进行初审。初审人员应按照本制度及相关法律法规的要求，对合同文本进行全面审查，重点审查合同的合法性、合规性、完整性、公平性等方面。2.初审人员在审查过程中，如发现合同文本存在问题或疑问，应及时与业务部门沟通，要求其作出解释或修改。初审结束后，初审人员应填写《合同初审意见表》，提出初审意见。（四）合同会审1.合同审查工作小组根据初审意见，组织相关部门和人员对合同进行会审。会审人员包括业务部门、财务部门、审计部门、法务部门等相关人员。2.会审过程中，各部门应就合同文本中涉及本部门职责的条款发表意见，对合同的整体风险进行评估，共同商讨解决方案。会审结束后，会审人员应在《合同会审表》上签字确认。（五）合同审批1.经会审通过的合同，由业务部门将合同文本及相关审查意见提交至分管领导审批。分管领导应根据学校整体利益和合同实际情况，对合同进行审批。2.重大合同需经合同审查领导小组审批。合同审查领导小组应召开专门会议，对合同进行审议，形成审批意见。（六）合同签订1.合同经审批同意后，由业务部门与合同相对方签订合同。签订合同应使用学校统一印制的合同文本，双方应在合同上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.签订合同过程中，应严格按照审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款，应重新履行合同审批程序。四、合同审查内容（一）主体资格审查1.审查合同相对方是否具有独立的法人资格或其他合法经营资格，是否具备签订合同的权利能力和行为能力。2.核实合同相对方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证照是否真实有效，经营范围是否与合同业务相符。3.对于自然人作为合同相对方的，应审查其身份证件是否真实有效，是否具有相应的民事行为能力。（二）资信状况审查1.调查合同相对方的资信状况，包括其资产负债情况、经营业绩、商业信誉等。2.了解合同相对方是否存在重大诉讼、仲裁案件或其他不良记录，评估其履约能力和违约风险。3.必要时，可以要求合同相对方提供资信证明或其他相关资料，作为审查的参考依据。（三）合同条款审查1.合法性审查：审查合同条款是否符合国家法律法规及相关政策的规定，是否存在违法违规内容。2.合规性审查：审查合同条款是否符合学校内部管理规定和相关业务流程，是否存在违反学校规章制度的情况。3.完整性审查：审查合同条款是否完整，是否涵盖了合同履行过程中可能涉及的各项事项，避免出现遗漏或空白。4.公平性审查：审查合同条款是否体现公平、公正的原则，双方的权利和义务是否对等，是否存在明显有利于一方而不利于另一方的条款。5.可行性审查：审查合同条款是否具有可操作性，是否能够明确双方的责任和义务，是否能够保障合同的顺利履行。（四）合同风险审查1.对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，包括但不限于市场风险、信用风险、法律风险、不可抗力风险等。2.针对评估出的风险，提出相应的防范措施和应对预案，确保合同风险可控。3.审查合同争议解决方式是否明确、合理，是否有利于学校维护自身合法权益。五、合同履行与监督（一）合同履行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定全面履行合同义务，确保合同顺利履行。2.在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为或其他问题，业务部门应及时采取措施，要求其纠正违约行为，协商解决问题，并及时向学校相关部门报告。（二）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审批。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同相对方，并按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。解除合同的协议也应按照合同签订流程进行审批。（三）合同监督1.合同审查工作小组应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.各职能部门应按照职责分工，对合同履行过程中涉及本部门的事项进行监督管理，确保合同履行符合相关规定和要求。3.审计部门应定期对合同履行情况进行审计，重点审查合同资金使用的合规性、效益性等方面，防范经济风险。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.在合同签订和履行过程中，各部门应加强沟通协调，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.合同审查工作小组应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现潜在的纠纷隐患，并采取措施加以防范。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出处理方案，并向学校相关部门报告。2.合同审查工作小组应组织相关部门和人员对合同纠纷进行研究分析，根据纠纷情况和学校利益，制定纠纷处理策略。3.对于涉及法律问题的合同纠纷，学校应及时聘请法律顾问或委托律师事务所进行处理，维护学校合法权益。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交至合同审查工作小组，由其负责整理归档。2.合同档案资料应包括合同立项申请表、合同文本、合同会审表、合同审批表、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、纠纷处理记录等与合同相关的各类文件。（二）档案整理与保管1.合同审查工作小组应按照档案管理的相关规定，对合同档案资料进行分类整理、编号装订，建立合同档案目录。2.合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止档案资料丢失、损坏或泄露。3.合同档案保管期限应按照国家法律法规及学校相关规定执行，一般不少于合同履行完毕后的[X]年。（三）档案查阅与借阅1.校内各部门因工作需要查阅合同档案的，应填写