国企内部合同管理制度

PAGE国企内部合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同订立、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各子公司在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的订立、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得显失公平。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得欺诈、胁迫或恶意串通。（四）职责分工1.合同管理部门负责合同管理制度的制定、修订和解释，指导和监督各部门合同管理工作；参与重大合同的谈判、起草、审核；负责合同的登记、归档、统计等工作；协调处理合同纠纷。2.业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等工作；配合合同管理部门进行合同审核；及时向合同管理部门报送合同签订、履行情况等信息。3.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查；参与重大合同的谈判；为合同纠纷处理提供法律支持。4.财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督；参与合同的经济条款审查；提供财务风险评估意见。二、合同的订立（一）合同相对方的选择1.业务部门应选择具有良好信誉、履约能力和合法经营资格的合同相对方。2.对合同相对方的主体资格、经营范围、经营状况、信用记录等进行调查，确保其具备签订和履行合同的能力。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由业务部门负责起草，涉及重大事项或复杂业务的合同可由合同管理部门或法务部门协助起草。2.合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款，内容应具体、明确、完整，避免模糊不清或歧义。（三）合同的审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行形式审查，主要审查合同格式是否规范、条款是否齐全、签字盖章是否完整等。2.合同管理部门对形式审查通过的合同，组织法务部门、财务部门等相关部门进行实质审查，重点审查合同的合法性、合规性、经济性、可行性等。3.各审查部门应在规定时间内提出审查意见，业务部门根据审查意见对合同进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（四）合同的签订1.经审核通过的合同，由法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订应严格按照授权范围进行，未经授权不得擅自签订合同。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等备案。三、合同的履行（一）合同履行计划的制定1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点。2.合同履行计划应报合同管理部门备案。（二）合同履行的跟踪与监督1.业务部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施解决。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪和监督，对发现的问题及时向业务部门反馈，并督促其整改。3.法务部门应对合同履行过程中的法律风险进行监控，提供法律意见和建议。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同相对方，并按照合同约定或法律法规规定办理解除手续。解除合同应签订书面解除协议，并妥善处理善后事宜。（四）合同纠纷的处理1.合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时报告合同管理部门，并会同法务部门等相关部门进行分析研究，制定解决方案。2.纠纷处理应遵循合法、合理、及时的原则，尽量通过协商、调解等方式解决。如协商、调解不成，应及时通过仲裁或诉讼等法律途径解决。3.合同纠纷处理过程中，相关部门应积极配合，提供必要的证据和资料，维护公司的合法权益。四、合同的登记与归档（一）合同登记1.合同签订后，业务部门应及时将合同基本信息录入合同管理系统进行登记，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同相对方、合同标的、价款或报酬、履行期限等。2.合同管理部门应定期对合同登记信息进行核对和更新，确保登记信息的准确性和完整性。（二）合同归档1.合同履行完毕或终止后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，交合同管理部门统一保管。2.合同归档资料应包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等。3.合同管理部门应按照档案管理规定对合同档案进行分类、编号、装订、存储，便于查阅和管理。五、合同的统计与分析（一）合同统计1.合同管理部门应定期对合同签订、履行、变更、解除等情况进行统计分析，形成合同统计报表。2.合同统计报表应包括合同数量、金额、类别、履行情况、纠纷情况等内容，为公司决策提供数据支持。（二）合同分析1.合同管理部门应根据合同统计数据，对合同管理工作进行分析评估，总结经验教训，发现存在的问题和不足。2.针对合同管理中存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善合同管理制度，提高合同管理水平。六、合同管理的信息化建设（一）建立合同管理系统公司应建立合同管理系统，实现合同从起草、审核、签订、履行、变更、解除到登记归档全过程的信息化管理。（二）系统功能要求1.合同起草功能：提供合同模板，方便业务部门起草合同，并对合同条款进行合法性检查。2.合同审核功能：实现合同审核流程的电子化，各审核部门可在线提交审核意见，业务部门可及时查看并修改合同。3.合同签订功能：记录合同签订过程，包括签字盖章时间、授权情况等，确保合同签订的规范性。4.合同履行跟踪功能：对合同履行情况进行实时跟踪，提醒业务部门及时履行合同义务，记录合同变更、解除等情况。5.合同查询统计功能：提供灵活的查询统计功能，方便用户快速查找合同信息，生成各类统计报表。6.合同文档管理功能：实现合同文档的电子化存储，方