内部印章使用管理制度

PAGE内部印章使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部印章的管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司等所属部门内部印章的使用管理。（三）印章种类及定义1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定文件或业务，代表法定代表人行使职权的印章。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据等财务事项的印章。4.合同专用章：用于签订各类经济合同的印章。5.部门章：各部门为履行职责而刻制的印章，用于部门内部文件、业务等相关事项。6.其他专用章：根据公司特定业务需求刻制的具有专门用途的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均需由相关部门提出申请，经公司领导审批同意后，由行政管理部门统一办理。2.申请刻制印章时，应明确印章名称、种类、规格、使用范围等详细信息，并提交相关证明文件。3.行政管理部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附印模。2.《印章启用申请表》经公司领导审批后，行政管理部门应将印章启用信息在公司内部进行公布，并通知相关部门和人员。3.印章启用后，应立即建立印章使用登记台账，记录印章使用情况。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，明确印章保管责任人，确保印章安全。2.印章保管人应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。3.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防潮、防火等设施。（二）保管责任人职责1.负责印章的日常保管，确保印章完好无损。2.严格按照印章使用流程进行用印操作，对用印文件进行审核，确保用印事项合法合规。3.定期检查印章保管情况，发现问题及时报告并采取措施解决。4.未经批准，不得擅自使用印章。（三）印章交接1.印章保管人因工作变动等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。2.交接双方应在公司领导或相关部门负责人的监督下进行印章交接，并在《印章交接登记表》上签字确认。3.交接完成后，原印章保管人应将印章使用登记台账等相关资料一并移交给新保管人。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，严禁超范围、越权使用印章。2.使用印章应确保文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。3.印章使用应进行登记，详细记录用印日期、用印部门、用印事项、文件名称、份数等信息。（二）使用流程1.申请：用印部门或人员填写《印章使用申请表》，注明用印事项、文件名称、份数、用印日期等信息，并提交相关证明文件。2.审核：部门负责人对用印申请进行审核，签署审核意见。涉及重要事项、金额较大等用印申请，需经公司领导审批。3.用印：印章保管人根据审核通过的《印章使用申请表》，在规定的位置加盖印章，并在印章使用登记台账上进行登记。4.文件归档：用印后的文件由用印部门或人员负责归档保存，确保文件的完整性和可追溯性。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需使用印章，但无法及时履行正常审批程序的，用印部门或人员应电话请示公司领导同意后，先进行用印操作，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印时，应通过传真、邮件等方式将用印申请及相关文件发送至公司总部，经审核批准后，由当地分支机构或子公司的印章保管人按照规定用印。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并附印模。2.《印章停用申请表》经公司领导审批后，行政管理部门应将印章停用信息在公司内部进行公布，并通知相关部门和人员。3.印章停用后，应立即停止使用，并将印章妥善保管，防止丢失或被盗用。（二）印章销毁1.对于不再使用的印章，行政管理部门应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、种类、停用日期、销毁原因等信息，并附印模。2.《印章销毁申请表》经公司领导审批后，行政管理部门应选择具有资质的销毁单位进行印章销毁，并在销毁现场进行监督。3.印章销毁后，行政管理部门应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、数量、销毁日期、销毁方式、销毁单位等信息，并将销毁证明文件存档保存。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政管理部门、审计部门等相关人员组成，负责对印章使用管理情况进行监督检查。2.监督小组应定期对印章使用登记台账、用印文件等进行检查，确保印章使用合法合规。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔