合同授权内部控制制度

PAGE合同授权内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同授权行为，加强合同管理，防范合同风险，维护公司合法权益，确保公司经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等）的授权管理。（三）基本原则1.合法合规原则：合同授权行为必须符合国家法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。2.授权明确原则：明确各级管理人员的合同授权范围和权限，避免越权或无权签订合同。3.风险防范原则：对合同签订过程中的风险进行识别、评估和控制，采取有效措施防范合同风险。4.监督制衡原则：建立健全合同授权监督机制，加强对合同签订、履行等环节的监督检查，确保合同授权制度的有效执行。二、合同授权管理体系（一）授权决策机构公司设立合同授权管理委员会（以下简称“委员会”），作为合同授权的决策机构。委员会由公司总经理、副总经理、财务总监、法务总监等相关人员组成，总经理担任主任委员。委员会职责：1.审议公司合同授权管理制度及相关政策。2.审定重大合同的授权事项，对超出授权范围的合同进行决策。3.监督合同授权制度的执行情况，协调解决合同授权管理中的重大问题。（二）授权管理部门公司法务部作为合同授权管理的归口部门，负责合同授权制度的制定、修订和解释，审核合同授权申请，办理合同授权手续，对合同授权执行情况进行监督检查等工作。（三）授权审批层级1.一般合同授权：合同金额在[X]万元以下的，由部门负责人审批授权。合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由分管副总经理审批授权。合同金额在[X]万元以上的，由总经理审批授权。2.重大合同授权：合同金额在[X]万元以上的重大合同，除按照一般合同授权程序审批外，还需提交委员会审议通过后，由总经理审批授权。涉及公司重大资产处置、对外投资、融资担保等重大事项的合同，必须经委员会审议通过，并按照相关法律法规和公司章程的规定履行必要的程序后，由总经理审批授权。三、合同授权申请与审批（一）授权申请1.业务部门在签订合同前，应填写《合同授权申请表》，详细说明合同的基本情况（包括合同名称、合同对方、合同标的、合同金额、合同期限等）、授权事项、申请授权理由等内容，并提交相关合同草案及附件。2.《合同授权申请表》应由业务部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）授权审批流程1.业务部门将《合同授权申请表》及相关材料提交至法务部。2.法务部对合同草案及相关材料进行合法性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规和公司利益，是否存在潜在风险等。如发现问题，应及时与业务部门沟通修改。3.法务部根据合同金额和性质，按照本制度规定的授权审批层级，将《合同授权申请表》及相关材料提交相应的审批领导进行审批。4.审批领导应认真审查合同授权申请，对符合授权条件的予以批准，并签署审批意见；对不符合授权条件的，应提出修改意见或不予批准的理由。5.法务部根据审批领导的意见，办理合同授权手续。对于批准授权的合同，出具《合同授权书》，明确授权范围、授权期限、授权代表人等内容，并加盖公司公章。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，业务部门需要签订合同且无法按照正常授权审批流程办理的，可先口头向分管副总经理或总经理报告，经同意后签订合同，但事后应及时补办合同授权申请及审批手续。2.对于涉及多个部门的合同，由主办部门负责申请合同授权，并协调相关部门共同完成合同签订工作。各部门应按照职责分工，对合同涉及的事项进行审核，并在《合同授权申请表》上签署意见。四、合同授权范围与权限（一）授权代表人的职责与权限1.授权代表人在授权范围内代表公司签订合同，有权参与合同谈判、起草、修改等工作。2.授权代表人应严格按照公司的授权范围和合同条款签订合同，不得擅自超越授权范围或变更合同内容。3.授权代表人签订合同后，应及时将合同副本提交法务部备案，并负责跟踪合同的履行情况，及时向公司报告合同履行过程中出现的问题。（二）禁止授权事项1.未经公司书面授权，任何部门和个人不得擅自以公司名义对外签订合同。2.严禁授权代表人将合同授权转委托给他人。3.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的合同，未经公司特别授权，不得由授权代表人签订。（三）授权变更与终止1.因公司经营管理需要或其他原因，需变更合同授权范围或权限的，应由业务部门提出书面申请，经法务部审核后，报原审批领导批准，并重新办理合同授权手续。2.合同授权期限届满或合同履行完毕，合同授权自动终止。如需继续签订相关合同，应重新办理合同授权申请及审批手续。3.在合同授权期限内，如授权代表人发生变动，应及时办理授权变更手续，明确新的授权代表人及其权限。五、合同签订与履行（一）合同签订1.授权代表人应按照《合同授权书》规定的授权范围和权限签订合同。合同文本应使用公司统一制定的合同模板，如因特殊情况需要使用对方提供的合同文本，必须经法务部审核通过。2.签订合同前，授权代表人应确保合同对方主体资格合法、信用状况良好，合同条款明确、具体、合法有效，不存在重大风险。3.合同签订过程中，应严格按照法律法规和公司规定的程序进行，确保合同签订的真实性、合法性和有效性。合同签订后，应及时加盖公司公章或合同专用章，并由授权代表人签字确认。（二）合同履行1.业务部门负责合同的履行工作，应按照合同约定及时履行合同义务，并跟踪合同履行情况，确保合同顺利履行。2.在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时向公司报告，并采取有效措施防范风险，维护公司合法权益。3.法务部负责对合同履行情况进行监督检查，定期对合同履行情况进行统计分析，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。（三）合同变更与解除1.如需变更合同内容，应由业务部门与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同授权审批程序进行审批，未经批准不得擅自变更合同内容。2.如需解除合同，应由业务部门提出书面申请，说明解除合同的原因及依据，经法务部审核后，报原审批领导批准。解除合同的申请及审批手续应符合法律法规和公司规定的程序。3.合同变更或解除后，应及时办理相关手续，并对合同变更或解除的原因、过程及结果进行记录和存档。六、合同授权监督与检查（一）内部监督1.法务部负责对合同授权制度的执行情况进行日常监督检查，定期对合同授权申请、审批、签订、履行等环节进行抽查，发现问题及时督促整改。2.审计部门负责对合同授权管理情况进行审计监督，定期对合同授权制度的执行情况进行审计检查，评估合同授权管理的有效性，发现重大问题及时向公司报告。3.公司各部门应积极配合法务部和审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）外部监督1.公司应主动接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，及时了解和掌握法律法规及行业政策的变化，确保公司合同授权管理工作符合外部监管要求。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应认真整改，并及时将整改情况向相关部门报告。（三）责任追究1.对于违反合同授权制度规定的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任