合同内部控制管理制度

PAGE合同内部控制管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同内部控制流程，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.合法性原则合同的签订、履行、变更、解除等应符合国家法律法规及相关政策的规定。2.全面性原则涵盖合同管理的各个环节，包括合同的立项、谈判、起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程。3.制衡性原则明确各部门在合同管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.适应性原则适应公司经营管理的需要，根据不同业务类型和风险程度，制定相应的合同管理制度和流程。5.成本效益原则在保证合同管理有效性的前提下，合理控制合同管理成本，提高管理效率。二、合同管理组织与职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大事项，对合同管理工作进行指导和监督。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同管理的日常工作，履行以下职责：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。2.参与合同立项、谈判、起草等前期工作。3.对合同进行合法性、合规性、完整性审核。4.组织合同签订、履行、变更、终止等环节的管理工作。5.建立合同台账，定期对合同进行统计、分析和归档。6.协调处理合同纠纷和争议。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的立项、谈判、起草、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。业务部门负责人对本部门合同管理工作负总责。（四）审核部门1.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，提供法律意见和建议。2.财务部门负责对合同的财务条款进行审核，评估合同的财务风险和经济效益。3.审计部门负责对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况。三、合同立项（一）立项申请业务部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的背景、目的、内容、金额、履行期限等信息，并提交相关资料。（二）立项审批合同立项申请表经业务部门负责人审核签字后，提交合同管理部门。合同管理部门对立项申请进行初步审查，符合立项条件的，报合同管理委员会审批。合同管理委员会根据公司业务发展战略和实际情况，对立项申请进行审议，做出批准或不批准的决定。四、合同谈判（一）谈判团队组成业务部门负责组织合同谈判工作，根据合同的性质和复杂程度，组建由业务人员、法务人员、财务人员等组成的谈判团队。谈判团队成员应明确各自的职责和分工，确保谈判工作的顺利进行。（二）谈判准备谈判团队在谈判前应充分收集与合同相关的信息，包括对方的主体资格、经营状况、信誉情况、市场行情等，分析合同的风险和收益，制定谈判策略和方案。（三）谈判过程谈判团队应按照谈判策略和方案进行谈判，在谈判过程中要保持冷静、理智，充分沟通、协商，争取达成双方都能接受的合同条款。谈判过程中涉及的重要事项和条款变更，应及时向合同管理部门报告。五、合同起草（一）起草主体合同一般由业务部门负责起草。对于重大合同或专业性较强的合同，可委托律师事务所或专业机构起草。（二）起草要求合同起草应符合法律法规和公司合同管理制度的要求，内容完整、条款清晰、权利义务明确、逻辑严谨。合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。（三）合同条款合同应包括以下主要条款：1.当事人的名称或者姓名和住所。2.标的。3.数量。4.质量。5.价款或者报酬。6.履行期限、地点和方式。7.违约责任。8.解决争议的方法。根据合同的具体情况，还可增加其他必要条款，如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。六、合同审核（一）审核流程合同起草完成后，业务部门应将合同文本及相关资料提交合同管理部门。合同管理部门对合同进行初审，重点审查合同的格式、内容完整性、条款准确性等。初审通过后，合同管理部门将合同文本分送法务部门、财务部门等相关审核部门进行审核。各审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。合同管理部门汇总各审核部门的意见，反馈给业务部门。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（二）审核内容1.法务部门审核合同的合法性、合规性，包括合同主体资格、合同内容是否符合法律法规的规定、合同条款是否存在法律风险等。2.财务部门审核合同的财务条款，包括价款支付方式、结算期限、发票开具等，评估合同的财务风险和经济效益。3.审计部门审核合同管理情况，检查合同管理制度的执行情况，是否存在违规操作等问题。七、合同签订（一）签订权限合同签订应根据合同金额和性质，按照公司授权管理制度的规定，由相应的授权人员签订。严禁超越授权范围签订合同。（二）签订流程合同审核通过后，业务部门将合同文本提交给授权签订人。授权签订人应仔细核对合同文本与审核意见是否一致，无误后在合同上签字盖章。合同签订后，业务部门应将合同副本及时送合同管理部门备案。（三）印章管理公司设立专门的印章管理部门，负责合同印章的保管和使用。印章管理部门应建立印章使用登记制度，严格按照规定的流程使用印章。合同盖章前，印章管理部门应对合同文本进行审核，确保合同已经过相关审核程序且内容合法合规。八、合同履行（一）履行计划业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，并将履行计划提交合同管理部门备案。（二）履行跟踪业务部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。合同管理部门应定期对合同履行情况进行抽查，监督合同履行情况。（三）变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订的流程进行审核、签订和备案。（四）纠纷处理合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并会同法务部门等相关部门共同研究解决方案。纠纷处理应遵循合法、合理、公平的原则，尽量通过协商、调解等方式解决。如协商、调解不成，应及时采取仲裁或诉讼等法律手段维护公司合法权益。九、合同终止（一）终止情形合同终止的情形包括：合同履行完毕、合同解除、合同无效、合同被撤销等。（二）终止流程合同终止时，业务部门应及时通知对方，并办理相关手续。合同履行完毕的，业务部门应提交合同履行情况报告；合同解除的，应签订合同解除协议，并按照规定进行审核、备案；合同无效或被撤销的，应及时采取措施，减少公司损失。合同终止后，业务部门应将合同相关资料整理归档，交合同管理部门保存。十、合同档案管理（一）档案收集合同管理部门负责收集合同签订、履行、变更、终止等全过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、立项申请表、谈判记录、审核意见、变更协议、履行情况报告、纠纷处理文件等。（二）档案整理合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同资料进行分类、编号、装订、编目等整理工作，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。合同档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。（四）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。因特殊情况需要外借合同档案的，应经合同管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。十一、合同信息化管理（一）系统建设公司应建立合同管理信息化系统，实现合同管理流程的信息化、自动化。合同管理信息化系统应涵盖合同立项、谈判、起草、审核、签订、履行、变更、终止、档案管理等各个环节，具备合同信息录入、查询、统计、分析、预警等功能。（二）数据维护合同管理部门应指定专人负责合同管理信息化系统的数据维护工作，及时录入、更新合同相关信息，确保系统数据的准确性和及时性。（三）系统应用公司各部门应充分利用合同管理信息化系统开展合同管理工作，通过系统进行合同流程审批、信息共享、跟踪监控等，提高合同管理效率和水平。十二、监督与检查（一）内部审计审计部门应定期对合同管理情况进行内部审计，检查合同管理制度的执行情况，合同签订、履行、变更、终止等环节是否合规，合同档案管理是否规范等。对审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）绩效考核公司应将合同管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对合同管理工作