内部会计档案管理制度

PAGE内部会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司内部会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、有效和安全，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义本制度所称会计档案，是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管等日常工作。按照规定定期将会计档案移交档案管理部门，并办理交接手续。配合档案管理部门做好会计档案的查阅、借阅等利用工作。2.档案管理部门职责负责接收、保管财务部门移交的会计档案，并建立会计档案保管清册。按照规定对会计档案进行分类、编号、存储等管理工作，确保会计档案的安全和完整。按照规定提供会计档案的查阅、借阅服务，并做好登记和归还工作。3.其他部门职责各部门应妥善保管本部门涉及的会计资料，并按照规定及时移交财务部门，配合做好会计档案管理工作。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类账户开设的，用来分类登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿；明细账是根据明细分类账户开设的，用来分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账簿；日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；固定资产卡片是记录固定资产详细情况的卡片式账簿。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是企业对外提供的反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门应定期收集本部门在会计核算过程中形成的各类会计资料，确保会计档案的完整性。2.各部门应及时将涉及会计核算的相关资料移交财务部门，如合同、发票、报销单据等，以便财务部门进行整理归档。3.对于电子会计资料，应定期进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。（二）整理要求1.会计凭证的整理按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证附在相应记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，应按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。对于数量过多的原始凭证，如工资表、领料单等，可以单独装订保管，但应在封面上注明所属记账凭证的日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。2.会计账簿的整理拆除空白页和账夹，用蓝黑墨水或碳素墨水书写账簿启用表、账户目录等内容，并加盖单位公章和有关人员名章。按会计科目顺序排列总账账页，按资产、负债、所有者权益、成本、损益类顺序排列明细账账页，按业务发生时间先后顺序排列日记账账页。对于活页式账簿，应抽出空白账页，装订成册，并在账页上连续编号，加具封面，注明单位名称、账簿名称、所属年度和月份、起止日期、共计页数等信息。3.财务会计报告的整理月度、季度财务会计报告应按顺序整理，包括会计报表、会计报表附注等内容，并装订成册。年度财务会计报告应按规定的格式和内容进行整理，包括封面、目录、会计报表、会计报表附注、财务情况说明书等，装订后加盖单位公章。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，装订成册。纳税申报表应按所属期间整理，装订成册。会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等应按规定格式填写，一式多份，分别保存。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体如下：1.会计凭证，保管期限为30年。2.会计账簿，其中总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。（二）保管方式1.纸质会计档案应采用专柜存放，按照会计档案的类别、保管期限等进行分类存放，并建立会计档案保管清册，详细记录会计档案的名称、编号、数量、起止年度、保管期限等信息。2.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并进行备份。备份应采用异地存放的方式，确保数据的安全性。同时，应建立电子会计档案管理系统，对电子会计档案进行分类、编号、存储、检索等管理，确保电子会计档案的可访问性和可利用性。（三）保管要求1.档案管理部门应保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合规定要求，防止会计档案受潮、发霉、虫蛀等。2.对纸质会计档案应定期进行检查，发现问题及时处理。如发现会计档案有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.对电子会计档案应定期进行杀毒、维护等工作，确保数据的安全性和完整性。同时，应定期对电子会计档案进行备份，防止数据丢失。4.会计档案保管人员应严格遵守保密制度，不得擅自将会计档案提供给无关人员查阅或复制，确保会计档案的安全。五、会计档案的利用（一）查阅与借阅1.本公司人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.外单位人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经本公司财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅时，应有本公司人员在场陪同。3.借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。4.查阅或借阅会计档案时，应严格遵守档案查阅、借阅登记制度，如实填写查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、单位、查阅或借阅内容等信息。查阅或借阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。5.查阅或借阅人员归还会计档案时，档案管理人员应认真核对，如发现会计档案有损坏、短缺等情况，应及时查明原因，并报告财务部门负责人。（二）复制1.因工作需要复制会计档案，应填写《会计档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.复制会计档案时，应使用复印机、打印机等设备进行复制，不得使用扫描、拍照等方式进行复制。复制的会计档案应与原件内容一致，并加盖“与原件核对无误”章。3.复制的会计档案应按照规定进行保管，保管期限与原件相同。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序进行销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出会计档案销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。会计档案销毁清册应包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级