共同债务人内部决制度

PAGE共同债务人内部决制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范公司在涉及共同债务人情形下的内部决策流程，确保公司在处理相关事务时遵循法律法规及行业标准，维护公司合法权益，提高决策效率与科学性，妥善应对共同债务相关问题。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及共同债务人关系的业务活动、法律事务处理及相关决策场景。包括但不限于合同签订、债务履行、纠纷解决等过程中出现共同债务人的情况。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业规范，确保公司的决策与行为合法合规。2.公平公正原则：在处理共同债务人事务时，保障各方合法权益，不偏袒任何一方，遵循公平公正的价值取向。3.效率原则：优化决策流程，提高决策效率，避免因决策拖沓导致公司利益受损或债务问题恶化。4.风险防控原则：充分评估共同债务人关系带来的风险，制定有效的风险防控措施，降低公司面临的债务风险。二、共同债务人的界定（一）法律定义根据相关法律法规，共同债务人是指在同一债务关系中，两个或两个以上对同一债务负有连带清偿责任的主体。当债务到期未履行时，债权人有权要求任何一个共同债务人承担全部或部分债务的清偿责任。（二）公司业务场景中的认定1.在合同签订环节，如果合同明确约定多个主体对合同债务承担共同责任，这些主体即为共同债务人。例如，在与供应商签订采购合同时，约定供应商A、供应商B共同承担货物交付及质量保证等相关债务，则A和B构成共同债务人。2.在债务形成过程中，如果多个主体基于同一法律事实或法律行为产生了对同一债权人的债务，且法律规定或当事人约定其承担连带清偿责任，也认定为共同债务人。如公司与合作方共同开展项目，因项目运营产生的债务，双方约定共同承担，则构成共同债务人关系。3.在债务纠纷解决过程中，经司法机关认定为对同一债务负有连带清偿责任的多个主体，属于共同债务人。例如，法院判决公司与关联企业在某笔银行贷款债务中承担共同还款责任，此时双方即为共同债务人。三、共同债务人内部决策机构及职责（一）决策机构设置公司设立共同债务人事务决策委员会（以下简称“决策委员会”），作为处理共同债务人相关事务的核心决策机构。决策委员会成员包括公司高层管理人员、法务部门负责人、财务部门负责人及相关业务部门负责人。（二）职责分工1.公司高层管理人员负责统筹协调共同债务人事务，把握决策方向，确保决策符合公司整体战略目标。对重大决策事项进行最终审批，承担决策责任。2.法务部门负责人提供法律专业意见，审查涉及共同债务人事务的合同条款、法律文件等，确保决策的合法性。跟踪法律法规变化，为决策委员会提供最新的法律合规建议。参与处理涉及共同债务人的法律纠纷，制定法律应对策略。3.财务部门负责人分析共同债务人关系对公司财务状况的影响，提供财务数据支持和风险评估。制定与共同债务人事务相关的财务预算和成本控制方案。负责监督债务履行过程中的资金流动，确保资金安全。4.相关业务部门负责人提供业务层面的信息和建议，阐述共同债务人事务对业务开展的影响。参与制定债务履行计划和业务调整方案，确保业务活动与共同债务人事务处理相协调。负责在各自业务领域内执行决策委员会的决议，落实相关措施。四、共同债务人内部决策流程（一）事务发起1.公司各部门在业务活动中发现涉及共同债务人情况时，应及时填写《共同债务人事务发起申请表》（以下简称“申请表”），详细说明事务背景、涉及的共同债务人主体、债务情况及初步处理建议等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，提交至法务部门进行初步法律审查。（二）法务审查1.法务部门收到申请表后，对事务的合法性进行审查，重点关注合同条款、法律责任约定、诉讼时效等方面。2.根据审查结果，法务部门出具法律意见，明确该事务是否符合法律法规要求，是否存在法律风险及应对措施。如认为存在重大法律问题，应及时与业务部门沟通，要求补充或修正相关信息。（三）财务评估1.财务部门依据法务部门提供的信息，对共同债务人事务进行财务评估。评估内容包括债务金额、债务期限、还款能力分析、对公司现金流和财务状况的影响等。2.财务部门编制财务分析报告，提出财务风险预警及应对建议，如资金安排、成本控制等方面的措施。（四）决策委员会审议1.法务部门和财务部门将审查意见和分析报告提交至决策委员会。决策委员会成员对提交的事项进行全面审议，充分讨论各方观点和建议。2.决策委员会根据审议情况，对涉及共同债务人事务的处理方案进行表决。表决采用记名投票方式，需超过半数成员同意方可通过决策。3.决策委员会在审议过程中，可要求相关部门进一步补充信息或提供详细解释，确保决策依据充分、准确。（五）决策执行1.经决策委员会通过的决策事项，由相关业务部门负责执行。业务部门应按照决策要求制定具体的执行计划，明确责任人和时间节点，确保决策得到有效落实。2.在执行过程中，业务部门应及时向决策委员会汇报进展情况，如有重大变化或问题，应及时提交新的申请，重新启动决策流程。（六）监督与反馈1.公司设立专门的监督小组，对共同债务人事务的处理过程进行全程监督。监督小组由内部审计部门和法务部门人员组成，定期检查执行情况，确保决策执行符合公司规定和决策要求。2.业务部门应定期向决策委员会反馈执行结果，提交执行情况报告。报告内容包括任务完成情况、遇到的问题及解决方案、对公司业务和财务的影响等。3.决策委员会根据监督小组的检查结果和业务部门的反馈报告，对决策执行效果进行评估。如发现执行不力或决策存在偏差，应及时调整决策或执行方案，确保共同债务人事务得到妥善处理。五、共同债务人债务履行管理（一）债务履行计划制定1.根据决策委员会的决策，相关业务部门负责制定共同债务人债务履行计划。计划应明确债务履行的方式、时间节点、责任人等具体内容。2.债务履行计划应充分考虑共同债务人的实际情况和能力，确保计划具有可操作性和合理性。同时，要预留一定的弹性空间应对可能出现的突发情况。（二）债务履行跟踪与监控1.设立债务履行跟踪台账，详细记录共同债务人的债务履行情况，包括每次还款金额、时间、还款方式等信息。2.业务部门定期对共同债务人的债务履行情况进行检查和分析，及时发现潜在风险。如发现共同债务人出现还款困难或可能违约的迹象，应立即启动预警机制，向决策委员会汇报。3.财务部门密切关注公司资金流动与共同债务人还款情况的匹配性，确保公司资金链安全。根据债务履行进度，合理安排资金使用，避免因资金错配导致财务风险。（三）债务履行困难应对1.当共同债务人出现债务履行困难时，业务部门应及时与债务人沟通协商，了解困难原因，寻求解决方案。如协商无果，应及时向决策委员会汇报，并根据决策委员会意见采取相应措施。2.法务部门介入处理债务履行困难问题，根据具体情况提供法律建议，如通过法律途径追讨债务、申请财产保全等。同时，协助业务部门起草相关法律文件，确保公司合法权益得到维护。3.财务部门根据债务履行困难情况，对公司财务状况进行重新评估，调整财务预算和资金安排。如必要，可考虑通过融资等方式缓解资金压力，确保公司正常运营不受重大影响。六、共同债务人纠纷处理（一）纠纷预防1.在涉及共同债务人的业务活动中，加强合同管理，明确各方权利义务，避免因合同条款模糊引发纠纷。2.定期对共同债务人关系进行梳理和风险排查，及时发现潜在纠纷隐患，并采取相应措施加以防范。3.加强与共同债务人的沟通与合作，建立良好的合作关系，及时解决合作过程中出现的问题，减少纠纷发生的可能性。（二）纠纷发现与报告1.公司各部门在日常工作中发现可能引发与共同债务人纠纷的情况时，应立即向法务部门报告。报告内容包括纠纷的初步情况、涉及的债务事项、可能的争议焦点等。2.法务部门收到报告后，进行初步核实和分析。如认为存在纠纷风险，应及时启动纠纷处理程序，并向决策委员会汇报。（三）纠纷处理流程1.法务部门主导制定纠纷处理方案，根据纠纷的性质和具体情况，确定处理方式，如协商解决、仲裁或诉讼等。2.在纠纷处理过程中，法务部门负责收集证据、起草法律文书、参与谈判或庭审等工作。业务部门和财务部门应积极配合，提供相关业务和财务信息支持。3.决策委员会对纠纷处理方案进行审议和决策，确定最终处理策略。处理过程中，要充分考虑公司利益和风险承受能力，确保纠纷得到妥善解决。4.纠纷处理结束后，法务部门应及时总结经验教训，形成报告提交给决策委员会。同时，对公司相关业务流程和制度进行评估，如有必要，提出改进建议，避免类似纠纷再次发生。七、信息管理与保密（一）信息收集与整理1.公司各部门在处理共同债务人事务过程中，应及时收集与共同债务人相关的各类信息，包括合同文件、往来函件、财务数据、纠纷处理记录等。2.设立专门的信息管理岗位或由专人负责对收集到的信息进行整理和归档，确保信息的完整性和准确性。信息应按照类别和时间顺序进行分类存储，便于查询和使用。（二）信息共享与使用1.建立信息共享平台，公司内部涉及共同债务人事务的部门可通过该平台获取和共享相关信息。信息共享应遵循授权原则，确保信息仅在授权范围内使用。2.各部门在使用信息时，应严格遵守公司的信息管理规定，不得擅自泄露或传播给无关人员。如需对外提供信息，必须经过严格的审批程序，确保信息安全。（三）保密措施1.对涉及共同债务人的敏感信息，如商业秘密、财务数据、债务人内部情况等，实行严格的保密制度。明确保密责任人和保密范围，与相关人员签订保密协议。2.加强对信息存储和传输环节的安全管理，采用加密技术、访问控制等手段，防止信息泄露。对存储信息的设备和场所进行定期检查和维护，确保信息安全。3.如发现信息泄露事件，应立即采取措施进行调查和处理，追究相关责任人的责任。同时，及时评估信息泄露可能对公司造成的影响，并采取相应的补救措施，降低损失。八、附则（一）制度解释权本制度由公司[