浙江合同内部控制制度

PAGE浙江合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范浙江公司/组织（以下简称“本公司”）合同管理流程，加强合同内部控制，防范合同风险，保障公司合法权益，提高公司经济效益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于本公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规、政策及相关行业标准的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.全面性原则：合同内部控制应涵盖合同从签订前的调查、谈判、起草，到签订、履行、变更、终止等全过程，确保合同管理各环节均得到有效控制。3.审慎性原则：在合同签订和履行过程中，应充分考虑各种风险因素，进行审慎评估和决策，避免盲目签约和履约，降低合同风险。4.制衡性原则：合同管理各部门和岗位应职责明确、相互制约，形成有效的制衡机制，防止权力滥用和舞弊行为的发生。5.动态性原则：合同内部控制应根据公司内外部环境的变化和合同管理实际情况，及时进行调整和完善，确保制度的有效性和适应性。（四）管理职责1.合同管理部门：负责制定和完善合同管理制度，并组织实施和监督检查。参与重大合同的谈判、起草、审核等工作，提供法律支持和专业意见。负责合同的统一编号、登记、归档、保管等工作，建立合同管理台账。对合同履行情况进行跟踪、监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。负责合同纠纷的处理，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼等活动。2.业务部门：负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作，并对合同的真实性、合法性、完整性负责。按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门通报合同履行情况，配合合同管理部门做好合同管理工作。负责收集、整理与合同相关的资料，如合同对方的主体资格证明、资质证书、授权委托书等，并提交给合同管理部门备案。3.财务部门：负责审核合同中的财务条款，如价款、支付方式、结算期限等，确保合同财务条款符合公司财务管理制度和相关法律法规的要求。根据合同约定和公司财务管理制度，及时办理合同款项的收付手续，并做好账务处理。对合同执行情况进行财务监督，定期分析合同执行情况对公司财务状况的影响，为公司决策提供财务依据。4.审计部门：负责对合同内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查合同管理各部门和岗位的职责履行情况，发现问题及时提出整改意见。参与重大合同的审计工作，对合同的签订、履行、变更、终止等全过程进行审计，防范合同风险。二、合同签订前的控制（一）合同对方主体资格审查1.业务部门在签订合同前，应要求合同对方提供营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书等主体资格证明文件，并进行认真审查。2.合同管理部门应通过国家企业信用信息公示系统、中国裁判文书网等渠道，查询合同对方的信用状况、经营状况、涉诉情况等信息，核实其主体资格和履约能力。3.对于涉及重大项目或金额较大的合同，业务部门和合同管理部门可共同派人对合同对方进行实地考察，了解其生产经营情况、财务状况、技术实力等，评估其履约能力和信用风险。（二）合同项目可行性研究1.业务部门在签订合同前，应对合同项目进行可行性研究，分析项目的市场前景、技术可行性、经济合理性等，评估项目的风险和收益。2.可行性研究报告应包括项目概述、市场分析、技术方案、经济评价、风险分析等内容，并提出明确的结论和建议。3.业务部门应将可行性研究报告提交给公司管理层进行审批，经批准后方可签订合同。（三）合同谈判与起草1.合同谈判应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，双方应充分沟通，明确各自的权利和义务，协商解决合同条款中的分歧。2.业务部门负责合同的起草工作，合同内容应符合法律法规和公司相关规定的要求，条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义条款。3.合同起草过程中，应充分考虑各种风险因素，设置必要的风险防范条款，如违约责任、争议解决方式等，以保障公司的合法权益。（四）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、财务、业务等方面对合同进行全面审核，提出审核意见。2.法律审核主要审查合同的合法性、有效性、完整性等，确保合同符合法律法规的要求，避免出现法律风险。3.财务审核主要审查合同中的财务条款，如价款、支付方式、结算期限等，确保合同财务条款符合公司财务管理制度的要求，保障公司资金安全。4.业务审核主要审查合同的业务条款，如合同标的、质量标准、交付期限等，确保合同条款符合公司业务实际情况，满足公司业务需求。5.合同管理部门应将审核意见反馈给业务部门，业务部门应根据审核意见对合同进行修改和完善，直至审核通过。（五）合同审批1.经审核通过的合同，业务部门应将合同文本及相关资料提交给公司管理层进行审批。公司管理层应根据合同的性质、金额、风险程度等因素，进行综合评估和决策。2.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，公司管理层应组织相关部门进行专题讨论和论证，充分听取各方面的意见和建议，确保合同决策的科学性和合理性。3.合同审批通过后，业务部门应按照审批意见与合同对方签订合同。三、合同签订过程的控制（一）合同签订1.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用非统一文本的，应经合同管理部门审核同意。2.合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（或盖章）确认，并加盖公司合同专用章。合同专用章的使用应严格按照公司印章管理制度的规定执行。3.合同签订过程中，应确保合同条款与审批意见一致，不得擅自变更合同内容。如因特殊情况需要变更合同内容的，应按照合同变更程序进行审批。（二）合同编号与登记1.合同签订后，合同管理部门应及时对合同进行编号，并在合同管理台账中进行登记。合同编号应具有唯一性，便于合同的查询和管理。2.合同管理台账应记录合同的基本信息，如合同编号、合同名称、合同对方、合同标的、合同金额、签订日期、履行期限、审批情况等，确保合同信息的完整和准确。（三）合同归档与保管1.合同签订后，业务部门应将合同文本及相关资料整理成册，提交给合同管理部门进行归档保管。合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同进行分类、编号、装订，并建立电子档案。2.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般不得少于[X]年。3.合同档案的查阅和借阅应严格按照公司档案管理制度的规定执行，履行审批手续，确保合同档案的安全。四、合同履行过程中的控制（一）合同执行跟踪与监督1.业务部门应按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门通报合同履行情况。合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪、监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同履行过程中，如发现合同对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，如要求对方承担违约责任、暂停履行合同、解除合同等，并及时向合同管理部门报告。3.合同管理部门应建立合同履行情况报告制度，定期向公司管理层汇报合同履行情况，为公司决策提供依据。（二）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订程序进行审批。2.合同履行过程中，如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，业务部门应及时通知合同对方，并按照法律法规的规定办理相关手续。解除合同的协议应按照合同签订程序进行审批。3.合同变更或解除后，合同管理部门应及时对合同管理台账和档案进行更新和调整，确保合同信息的准确和完整。（三）合同款项收付管理1.财务部门应根据合同约定和公司财务管理制度，及时办理合同款项的收付手续。合同款项的收付应通过公司指定的银行账户进行，确保资金安全。2.财务部门在办理合同款项收付手续时，应审核合同相关资料，如合同文本、发票、验收报告等，确保款项收付与合同约定一致。3.财务部门应建立合同款项收付台账，记录合同款项的收付情况，定期与业务部门核对，确保账账相符。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强合同风险管理，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在的合同纠纷风险，并采取措施加以防范。2.业务部门在合同履行过程中，应加强与合同对方的沟通和协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。3.公司应加强员工的法律意识和风险意识培训，提高员工的合同管理水平和风险防范能力。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应会同法律部门对纠纷情况进行调查和分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的性质