泉州采购内部控制制度

PAGE泉州采购内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范泉州公司采购活动，加强采购内部控制，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公平公正，保障公司利益。（二）适用范围本制度适用于泉州公司及所属各部门、分支机构的采购活动，包括物资采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公平对待所有供应商，确保竞争充分、程序公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购各环节的监督和管理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议重大采购项目的采购策略和预算。2.审批采购项目的供应商选择、采购合同等重大事项。3.监督采购项目的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门采购部门作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.根据公司需求，编制采购计划和预算。2.组织供应商的选择、评审和确定工作。3.签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。4.协调采购过程中的各方关系，处理采购纠纷。5.建立和维护供应商档案，定期评估供应商绩效。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，提供财务方面的建议和支持。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，防范采购风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.需求部门应对采购需求进行必要的论证和审核，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购需求，应提交采购决策委员会审议。（二）采购计划编制采购部门根据需求部门提出的采购需求，结合公司库存情况、采购预算等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。1.采购计划应分类别、分批次进行编制，确保采购活动有序进行。2.采购部门应定期对采购计划进行评估和调整，根据实际情况及时优化采购计划。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面情况。2.供应商评审对于符合初步筛选条件的供应商，采购部门组织相关部门进行评审。评审内容包括供应商的报价、交货期、售后服务、质量保证等方面。评审可采用实地考察、样品检验、问卷调查等方式进行。3.供应商确定根据评审结果，采购部门确定合格供应商名单。对于重大采购项目，应将供应商选择结果提交采购决策委员会审批。4.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、绩效评估等情况。定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（四）采购方式选择采购部门根据采购项目的特点、金额大小、市场情况等因素，选择合适的采购方式。常见采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，按照规定的评标标准确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门向特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和条件。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商拟订采购合同条款。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同拟订完成后，应提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、合理性，以及对公司利益的保护等方面。3.经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应及时归档保存，作为采购活动的重要依据。（六）采购合同执行与验收1.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按照合同约定履行义务。及时与供应商沟通协调，解决合同执行过程中出现的问题。2.验收需求部门负责对采购物资或服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准、数量要求等进行。验收合格后，需求部门应出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如无法解决，应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目的真实性、合同执行情况、发票合规性等。2.经财务部门审核通过的采购付款申请，按照公司资金审批流程进行审批。审批通过后，财务部门及时办理付款手续。3.财务部门应建立采购付款台账，记录采购付款的金额、时间、供应商等信息，定期核对账目，确保采购付款准确无误。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门定期对采购活动进行风险识别和评估。风险识别应涵盖采购流程的各个环节，包括采购需求提出、供应商选择、采购方式确定、采购合同签订、采购合同执行与验收、采购付款等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.针对采购需求不明确的风险加强需求部门与采购部门之间的沟通协调，需求部门应详细准确地提出采购需求，并对需求进行充分论证和审核。采购部门在编制采购计划前，应对采购需求进行进一步核实和细化。2.针对供应商选择不当的风险完善供应商筛选和评审机制，扩大供应商信息收集渠道，严格按照评审标准对供应商进行评估和选择。加强对供应商的日常管理和绩效评估，及时淘汰不合格供应商。3.针对采购方式不合理的风险根据采购项目的特点和实际情况，合理选择采购方式。对于重大采购项目，应组织相关部门进行充分论证，确保采购方式符合法律法规和公司利益要求。4.针对采购合同风险加强采购合同的审核管理，确保合同条款合法、完整、合理。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方义务，及时处理合同变更、违约等情况。5.针对采购验收风险明确验收责任，规范验收流程，严格按照合同约定的质量标准和数量要求进行验收。加强对验收人员的培训，提高验收水平。6.针对采购付款风险强化财务部门对采购付款的审核监督，严格按照公司资金审批流程办理付款手续。加强对采购付款的内部控制，防范资金支付风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，对采购活动进行全过程监督。定期对采购计划执行情况、采购合同履行情况等进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督。审计内容包括采购内部控制制度的执行情况、采购流程的合规性、采购项目的效益性等方面。审计部门应出具审计报告，针对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落