校友会社团内部管理制度

PAGE校友会社团内部管理制度一、总则（一）目的本管理制度旨在规范校友会社团的组织架构、运作流程和成员行为，加强社团内部管理，提高社团活动质量和效率，促进校友之间的交流与合作，增强校友对母校的归属感和凝聚力，推动校友会社团健康、有序发展。（二）适用范围本制度适用于校友会社团全体成员，包括社团管理人员、普通会员、特邀嘉宾等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保社团活动合法合规。2.民主原则：充分尊重会员的权利和意愿，实行民主决策、民主管理、民主监督。3.服务原则：以服务校友为宗旨，积极搭建校友交流平台，为校友提供多样化的服务。4.规范原则：建立健全各项规章制度，明确工作流程和标准，确保社团运作规范有序。二、组织架构（一）理事会1.组成：理事会是校友会社团的最高决策机构，由会长、副会长、秘书长、副秘书长及各部门负责人组成。2.职责制定和修改社团章程。审议社团年度工作计划和工作报告。决定社团重大事项，如活动策划、经费预算、人员任免等。监督社团各项工作的执行情况。（二）会长1.职责全面负责社团的领导工作，主持理事会会议和社团重要活动。制定社团发展战略和工作目标，指导和协调各部门工作。代表社团对外联络和交流，维护社团形象和声誉。（三）副会长1.职责协助会长开展工作，分管相关部门或专项工作。参与社团重大事项的决策和讨论，提出意见和建议。在会长缺席时，代行会长职责。（四）秘书长1.职责负责社团日常事务的组织和协调，处理社团文件、档案和资料。制定社团工作制度和流程，规范社团内部管理。组织筹备社团会议和活动，负责会议记录和活动总结。协调各部门之间的工作关系，保障社团工作顺利开展。（五）副秘书长1.职责协助秘书长开展工作，负责具体事务的落实和执行。参与社团活动的策划和组织，协助做好活动的宣传、联络和后勤保障工作。收集和反馈会员意见和建议，并及时向秘书长汇报。（六）各部门1.会员部职责负责会员的发展、入会登记、会员档案管理等工作。组织会员活动，加强会员之间的联系和沟通。维护会员权益，及时反馈会员意见和建议。岗位设置部长1名：负责部门全面工作，制定工作计划和目标，组织实施各项工作任务。会员专员若干：负责会员发展、登记、档案管理等具体工作。2.活动部职责策划和组织各类校友活动，如聚会、讲座、论坛比赛等。负责活动的场地安排、物资采购、人员调配等工作。做好活动的宣传推广和现场组织工作，确保活动顺利进行。岗位设置部长1名：负责部门整体规划和活动策划，协调各方资源，保障活动质量。活动策划专员若干：负责活动方案的设计和撰写，根据活动主题和需求，制定详细的活动流程和内容。活动执行专员若干：负责活动现场的组织和实施，包括场地布置、物资管理、人员调度等工作，确保活动顺利进行。3.宣传部职责负责社团的宣传工作，制定宣传计划和方案。设计制作社团宣传资料，如海报、宣传单页、视频等。利用各种媒体平台，宣传社团活动和工作成果，提升社团知名度和影响力。岗位设置部长1名：负责宣传部的整体工作规划和指导，制定宣传策略，协调与各方媒体的合作关系。宣传文案专员若干：撰写社团活动新闻稿、宣传文案等，负责文字内容的编辑和审核，确保宣传资料的质量和准确性。美工设计专员若干：负责社团宣传海报、宣传单页、视频等视觉设计工作，根据宣传需求，创作出具有吸引力和创意的设计作品。4.外联部职责加强与校友、企业、社会组织等的联络与合作，拓展社团资源。寻求外部赞助和支持，为社团活动提供经费保障。组织开展对外交流活动，提升社团对外影响力。岗位设置部长1名：负责外联部的全面工作，制定外联工作计划和目标，拓展外部资源，维护与合作伙伴的良好关系。外联专员若干：负责与校友、企业、社会组织等进行联系和沟通，洽谈合作事宜，争取外部赞助和支持。三、会员管理（一）会员资格1.凡毕业于本校的校友，承认本社团章程，均可申请加入本社团成为会员。2.对母校有特殊贡献或关心支持校友会社团工作的非校友人士，经理事会批准，可特邀成为本社团会员。（二）入会程序1.申请人填写入会申请表，提交个人相关资料。2.会员部对申请人资格进行审核，审核通过后报理事会批准。3.理事会批准后，由会员部颁发会员证，申请人正式成为本社团会员。（三）会员权利1.享有选举权、被选举权和表决权。2.参加社团组织的各项活动。3.获得社团提供的信息、资料和服务。4.对社团工作提出批评、建议和监督。5.优先参与社团组织的合作项目和活动。（四）会员义务1.遵守社团章程和各项规章制度。2.执行社团决议，积极参加社团活动，完成社团交办的工作任务。3.维护社团声誉和利益，关心社团发展，积极为社团建设建言献策。4.按规定缴纳会费。（五）会员退会1.会员退会应书面通知社团，并交回会员证。2.会员退会后，不再享有会员权利，也不再履行会员义务。（六）会员除名会员如有违反国家法律法规或社团章程的行为，经理事会讨论决定，予以除名。除名后，收回会员证，取消会员资格。四、活动管理（一）活动策划1.活动部应根据社团工作计划和会员需求，制定年度活动计划。2.每次活动前，活动部应制定详细的活动策划方案，包括活动主题、时间、地点、内容、形式、参与人员、经费预算等。3.活动策划方案应提交理事会审议通过后实施。（二）活动组织1.活动部负责活动的具体组织实施，明确各岗位人员职责，确保活动顺利进行。2.活动前应做好各项准备工作，如场地布置、物资采购、人员通知、宣传推广等。3.活动现场应安排专人负责安全管理和秩序维护，确保活动安全有序进行。（三）活动宣传1.宣传部应根据活动策划方案，制定相应的宣传计划和方案。2.利用多种渠道进行活动宣传，如社团官方网站、微信公众号、校友群、海报、宣传单页等，提高活动知晓度和参与度。3.活动结束后，宣传部应及时撰写活动新闻稿，报道活动情况和成果，并在社团官方媒体平台发布。（四）活动总结1.每次活动结束后，活动部应及时进行总结，分析活动效果和存在的问题。2.总结报告应提交理事会审议，并作为今后活动策划和组织的参考依据。五、财务管理（一）经费来源1.会员会费。2.校友、企业及社会组织的捐赠和赞助。3.社团开展活动的收入。4.其他合法收入。（二）经费使用原则1.合法合规原则：严格遵守国家财务法律法规和相关政策规定，确保经费使用合法合规。2.勤俭节约原则：合理安排经费支出，杜绝浪费，提高经费使用效益。3.公开透明原则：定期公布经费收支情况，接受会员监督。（三）经费预算与审批1.活动部应根据活动策划方案，编制活动经费预算，报秘书长审核。2.秘书长审核通过后，提交理事会审议批准。3.经费使用应严格按照预算执行，如有特殊情况需要调整预算，应报理事会批准。（四）经费报销1.经费报销应严格按照社团财务制度执行，报销凭证应真实、合法、有效。2.报销流程：报销人填写报销单，附上相关凭证，经部门负责人签字审核后，报秘书长审批，最后到财务处报销。3.财务人员应定期对经费收支情况进行核算和审计，确保账目清晰、准确。六、档案管理（一）档案范围1.社团章程、制度、文件、会议记录等。2.会员档案，包括入会申请表、会员基本信息、会费缴纳记录等。3.活动档案，包括活动策划方案、活动总结、活动照片、视频等。4.财务档案，包括经费预算、报销凭证、账目报表等。5.其他与社团工作相关的档案资料。（二）档案管理职责1.秘书长负责社团档案管理工作的统筹和指导。2.各部门指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和归档工作，并定期移交至社团档案室。3.档案室负责档案的集中保管、分类整理、查阅借阅等工作。（三）档案整理与归档1.档案管理人员应按照档案类别和时间顺序，对档案资料进行分类整理，确保档案资料完整、有序。2.建立档案目录和索引，便于查阅和检索。3.定期对档案进行归档，将档案资料装订成册，存入档案柜或电子存储设备。（四）档案查阅与借阅1.社团内部人员查阅档案，需填写查阅申请表，经秘书长批准后，方可查阅。2.因工